Система потокового ввода документов представляет собой программный комплекс, предназначенный для промышленного перевода в электронный вид бумажных документов с неструктурированным содержанием.
Кроме того, при помощи системы потокового ввода документов могут обрабатываться уже накопленные у Заказчика массивы отсканированных образов документов, если необходимо снабдить их метаданными и обеспечить загрузку в ту или иную информационную систему, предназначенную для их систематизации, хранения, поиска и использования.
Основной задачей Системы является формирование высококачественного электронного информационного ресурса документов (ЭИР).
СПВД может применятся для перевода в электронный вид документов различных типов:
управленческие документы (приказы, распоряжения, протоколы, служебные записки и т.п.),
финансовые документы (договоры, акты и т.п.),
кадровые документы,
конструкторские и проектные документы
другие документы
Решаемые бизнес-задачи
В условиях современного развития информационных технологий становится очевидным, что работа с массивами документов, представленными только в бумажном виде, не является эффективной. Основные сложности в работе с документами на бумажных носителях заключаются в следующем:
большие временные затраты на поиск необходимых документов;
потери документов;
нарушение целостности и порча документов;
необходимость создания большого количества бумажных копий, чтобы с одним документом одновременно могли работать несколько сотрудников, и пр.
В этой связи многие организации уже внедрили или находятся в процессе внедрения систем электронного документооборота, электронного хранилища или архива. Внедрение таких систем, предполагает последующее наполнение электронными документами. Здесь и возникает задача перевода документов на бумажных носителях в электронный вид. Проверенным решением подобных задач является система потокового ввода документов Xerox.
Бизнес-эффект
Внедрив и начав использование решения «Система потокового ввода документов», заказчики получают следующие преимущества:
минимизация затрат времени на осуществление процесса перевода в электронный вид документов;
подготовка высококачественного электронного информационного ресурса документов для наполнения информационной системы, предназначенной для хранения и поиска документов;
повышение полноты и достоверности предоставляемой информации;
сокращение времени доступа к необходимой информации;
минимизация рисков несанкционированного доступа к информации.
Как это работает
Технологический процесс перевода документов в электронный вид и формирования электронного информационного ресурса включает в себя несколько этапов:
Сканирование документов. На данном этапе при помощи сканирующего оборудования и программного обеспечения сканирования формируются электронные образы документов.
Распознавание электронных образов. Полученные на этапе сканирования электронные образы далее поступают на этап распознавания. Программное обеспечение ABBYY RS в автоматическом режиме производит полнотекстовое распознавание данных образов.
Атрибутирование документов (элементов НСА, дел и пр.). Атрибутирование представляет собой определение значений установленного набора признаков, характеризующих документ, и занесение их в систему. Присвоенные значения атрибутов позволяют в дальнейшем осуществлять атрибутивный поиск по документам, а также могут быть использованы для автоматической систематизации документов в электронном хранилище или архиве.
Контроль качества. Данный этап является опциональным и заключается в визуальной проверке корректности заполнения атрибутов на предыдущем этапе и качества электронных образов.
Экспорт данных из системы потокового ввода документов. Обработанные документы по завершению атрибутирования и проверки качества подлежат экспорту из нее. Результатом экспорта является структура каталогов, в которых размещаются файлы с распознанными электронными образами документов и файлы со значениями атрибутов.
Загрузка ЭИР в информационную систему. Выходные данные подлежат загрузке в информационную систему, в которой будет осуществляться хранение и поиск электронных документов.
