Зачем финансовому департаменту Xerox? - Публикации в СМИ | Xerox Россия - Xerox
31.03.2014

Зачем финансовому департаменту Xerox?

Компания Xerox известна как производитель и поставщик одноименной техники. И далеко не все знают, что Xerox — один из мировых лидеров в области аутсорсинга бизнес-процессов, в том числе в сфере финансов и бухгалтерского учета (F&A). О том, как это направление бизнеса представлено в России, Retailer.RU рассказал Валерий Кузьмич, руководитель отдела маркетинга и стратегических программ российского подразделения корпорации Xerox.

— Валерий, F&A-аутсорсинг — это очень широкое поле. Честно говоря, Xerox совсем не ассоциируется с услугами по ведению бухгалтерского учета...

— Для того чтобы разрушить стереотипы, требуется время. Между тем, оказанием услуг в сфере финансов и бухгалтерского учета по всему миру заняты более 7 000 сотрудников корпорации. И спектр таких услуг действительно широк — от расчета заработной платы до управления взаиморасчетами с поставщиками.

Должен сразу оговориться, что в России мы начали развивать это направление относительно недавно, поэтому пока стараемся не уходить слишком далеко от наших ключевых компетенций и фокусируемся на аутсорсинге тех бизнес-процессов, в которых документы играют первостепенную роль. В качестве примера приведу услуги по обработке первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур.

— Если речь идет о сканировании документов, распознавании и извлечении данных, то в чем ваше преимущество или ноу-хау в сравнении с другими поставщиками таких технологий?

— Это как раз один из стереотипов. Сканирование и распознавание документов — это не есть наша услуга, это лишь способ автоматизации относительно небольшой части сложного и трудоемкого процесса. Раз уж мы заговорили о технологиях, то, в отличие от большинства игроков рынка ИТ, мы сами являемся пользователями, причем достаточно продвинутыми и требовательными. Мы создаем решения в области обработки документов, исходя из специфики задач наших клиентов, и сами используем их ежедневно в своей работе. Внедрение технологий не самоцель. Наша задача — построить максимально эффективный, с точки зрения производительности и затрат, процесс. Поэтому мы подходим к выбору и использованию технологий очень прагматично, то есть, прежде чем начать работу, всегда оцениваем экономический эффект.

— Все же давайте вернемся непосредственно к услугам. Могли бы вы в нескольких словах рассказать, в чем заключаются услуги Xerox "по обработке первичных бухгалтерских документов"?

— Если мы говорим о ритейле, то мы помогаем крупным компаниям в обеспечении взаиморасчетов с многочисленными контрагентами. Прежде чем произвести оплату поступившего счета, бухгалтер должен быть уверен в том, что оплачиваемый товар был действительно заказан, его количество соответствует тому, что было принято магазином, выставленная сумма соответствует ранее согласованной цене. Кроме того, нужно убедиться, что все документы, относящиеся к данной поставке, оформлены в соответствии с правилами регулятора и данные в них непротиворечивы. Этот процесс критичен для любого ритейлера — не только потому, что речь идет об управлении большими денежными потоками, обеспечении порядка в налоговой отчетности, поддержании партнерских взаимоотношений с поставщиками. Для обработки сотен тысяч и даже миллионов документов, которые поступают ежемесячно от нескольких тысяч контрагентов, требуются значительные ресурсы.

Мы выполняем ту рутинную работу, которую обычно выполняют многочисленные бухгалтеры наших клиентов: мы принимаем счета-фактуры, накладные и другие документы, поступающие от поставщиков, сортируем и проверяем их комплектность и правильность оформления; мы проверяем данные, сверяем их с информацией в ERP-системе о заказах и приемке товаров, после чего формируем данные для проводок, конвертируя их в формат ERP-системы клиента. Мы также проводим расследование в тех случаях, когда находим ошибки и несоответствия, информируем соответствующие подразделения клиента (магазины), связываемся с контрагентами.

Как видите, в нескольких словах не получилось. На практике все еще сложнее, если учитывать вариативность самих документов, особенности и требования каждого клиента.

— Что же должно мотивировать финансового директора компании прибегнуть к услугам Xerox?

— Вообще говоря, есть стандартный набор таких факторов, которые предопределяют решение о передаче какого-либо процесса на аутсорсинг, первый из них — это нежелание заниматься этим самим, инвестируя в ресурсы и инфраструктуру, которые напрямую не связаны с получением компанией прибыли.

Одним из главных результатов нашей работы является создание прозрачного и контролируемого процесса, что позволяет снизить риски, связанные с неправильным исчислением налогов, а также уменьшить потери, возникающие во взаиморасчетах с поставщиками. Кроме этого, трансформируя существующий процесс, мы помогаем наладить учет всех поступающих документов и их контроль на всех этапах обработки, свести к минимуму количество ошибок, сократить время обработки, обеспечить быстрый доступ к электронным образам документов, реализовать другие сервисы, которые делают работу бухгалтеров более продуктивной и комфортной.

— Многие компании, в том числе и в России, пошли по пути создания Общих центров обслуживания, что подразумевает и централизацию обработки accounts payable. Что дает вам уверенность утверждать, что вы сделаете это лучше, быстрее и дешевле?

— Наука говорит, что "лучше" и "быстрее" обычно стоит денег (улыбается). А если серьезно: за нашими плечами — не только экспертиза, накопленная корпорацией по всему миру, но и опыт успешной реализации таких проектов здесь, в России. Среди наших клиентов такие крупные компании, как X5 Retail Group и "Седьмой Континент". Есть несколько проектов в стадии проработки, не только в ритейле, но и в других отраслях. Интересный факт, что в случае с X5 мы со своей услугой интегрированы в структуру и процессы их Центра обслуживания.

Вместе с тем мы допускаем, что существуют компании, которые приблизили данный процесс к совершенству. А потому мы не можем с ходу гарантировать потенциальному клиенту, что партнерство с нами обернется для него, скажем, экономией или улучшением качества процесса. Для этого нам самим нужно четко представлять, за счет чего в каждом конкретном случае мы обеспечим ту или иную составляющую оптимизации. Именно поэтому любой проект начинается с аудита текущих процессов клиента. Его результаты не только являются основой для подготовки нашего предложения, но и помогают клиенту более четко сформулировать свои ожидания и критерии оценки работы нас, как провайдера услуги.

— Можете привести примеры, за счет чего удается, например, сократить количество ошибок?

— Есть несколько разных подходов. Один состоит в том, чтобы найти те места в процессе, где возможны ошибки, и придумать, как исключить возможность их появления. Например, оператор не может забыть выполнить какую-то операцию, потому что система не позволит ему перейти к следующей. Второй подход — ввести проверки, которые помогают выявлять допущенные ошибки. Например, проверка названий товарных позиций на соответствие номенклатурным справочникам, которая осуществляется автоматически и не отнимает времени. И тот и другой подходы, как правило, реализуются за счет сочетания технологических решений и организационных мер.

— "Легализация" электронных счетов-фактур ускорила процесс перехода ритейлеров и их поставщиков на безбумажный документооборот. Каким образом это сказывается на вашем бизнесе?

— Мы видим свою миссию в упрощении ведения бизнеса нашими клиентами. Поэтому появление электронных счетов-фактур мы считаем позитивным моментом. Наша цель — не противодействовать, а способствовать этому процессу.

Переход на электронный документооборот во взаимоотношениях с поставщиками начался не сегодня и не вчера и займет еще не один год. Этот процесс не бесплатный: для небольших компаний стоимость входа может оказаться неподъемной с точки зрения необходимых инвестиций и ресурсов. Кроме того, помимо счетов-фактур, остается много других бумажных документов, сопровождающих поставку, а существование двух параллельных процессов, электронного и бумажного, может в каких-то аспектах даже усложнить жизнь компании. Поэтому мы по-прежнему видим много возможностей для применения наших компетенций, развития нашего предложения в области аутсорсинга бизнес-процессов.

— Есть ли у компании планы уйти в электронные сервисы? Например, стать оператором EDI или удостоверяющим центром?

— Думаю, у тех, кто следит за развитием бизнеса корпорации Xerox, которая раньше ассоциировалась исключительно с производством печатной техники, такой сценарий не вызвал бы удивления. На сегодняшний день у нас есть направления бизнеса, которые никак не связанны с бумагой, и даже с документами. В США нашими коллегами реализованы проекты, в рамках которых Xerox выполняет функции клирингового центра в системе социального страхования штата или муниципалитета. Еще один пример — услуги по управлению сбором платежей в системе общественного транспорта крупного города, терминалы оплаты, считыватели и турникеты, единая система, в которую поступают все данные, гибкое управление тарифами с учетом пассажиропотоков и т. д. Во многих городах Европы, Азии и Америки вся эта инфраструктура находится в управлении Xerox, хотя пассажиры могут об этом и не догадываться.

Тем не менее мы считаем, что сегодня и в среднесрочной перспективе в России есть интересные и перспективные области для применения наших традиционных компетенций, за счет которых мы помогаем нашим клиентам повышать эффективность бумагоемких процессов и обеспечивать их тесную интеграцию с теми процессами, которые опираются на электронные документы (EDI и ЭСФ). Например, уже сейчас в рамках услуги мы готовы обрабатывать в том числе и проблемные EDI-документы.

Тем самым мы создаем условия для органичного и безболезненного перехода на безбумажный оборот.

— Какие вопросы клиенты задают на этапе переговоров чаще всего? Каковы их основные требования?

— Приблизительно те же, что и вы: "Почему вы так уверены?", "Насколько будет дешевле?", "Как вы это сделаете?" Есть универсальные подходы, но нет универсальных рецептов (улыбается).

— С какими основными проблемами вы сталкиваетесь на первоначальном этапе сотрудничества с клиентом?

— Можно отметить одну скорее не проблему, а закономерность, которая свойственна, наверное, всем проектам, связанным с изменениями, трансформацией бизнес-процессов компании. Зачастую приходится менять состав услуги и расширять границы проекта на ходу, практически сразу после его внедрения. Такое желание возникает у клиента в тот момент, когда открываются узкие места и проблемы на разных участках процесса, о которых он раньше не задумывался и не придавал им значения. Тогда же, из первого опыта практического взаимодействия, приходит и более полное понимание потенциала и возможностей услуги.

И хотя нам точно есть что улучшить в работе с ожиданиями на этапе аудита и согласования проекта, я думаю, что эту закономерность будет нелегко поменять.

Связаться с нами

Горячая линия

Москва

+7 (495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882Обратная связь
Типография «Лого-Знак» вышла на рынок продукции из синтетических материалов благодаря установке ЦПМ Xerox Versant 180 Press

Благодаря возможностям нового оборудования «Лого-Знак» стал самостоятельно запечатывать меню и маркировку из синтетических материалов разной плотности,…

Подробнее
Компания «Высокие технологии печати» выпустила календари в винтажном стиле, используя возможности ЦПМ Xerox Color 800

Чтобы точно передать даже самые сложные элементы дизайна, «Высокие технологии печати» заказали печать на полноцветной ЦПМ Xerox Color 800, которая оснащена…

Подробнее

Горячая линия

Москва

+7(495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882 Подробнее
Подписаться на рассылку

Скачать PDF

Демо/Видео