Поддержка документационного обеспечения бизнес-процессов является весьма важной для любой компании, независимо от ее направленности и масштабов. Но как обеспечить адекватность затрат на нее? Где лежат основные ресурсы для оптимизации? Рассказать об этом мы попросили Игоря Силицкого, директора департамента консалтинга Xerox (Xerox Global Services) в России.
Существует ли реальная необходимость в управлении офисной печатной инфраструктурой?
Управлять печатной инфраструктурой необходимо, иначе рано или поздно в этой области воцаряется хаос, что существенно влияет на эффективность и работоспособность офиса. Наверное, ни у кого уже не возникает сомнений, что компания может повысить свою эффективность, оптимизируя ИТ-компоненты, конфигурацию офиса и прочие элементы инфраструктуры.
Что же касается офисной печати, то многие организации зачастую не знают точно, какое оборудование стоит у них в офисах, не говоря уже о том, чтобы контролировать или оптимизировать расходы на печать в целом. Мы достаточно часто сталкиваемся с такой ситуацией.
Тем не менее, для большинства компаний производство документов – достаточно дорогостоящий процесс: исследования аналитической компании IDC показали, что затраты на документы могут достигать 3% от доходов компании.
Конечно, не факт, что всем нужно внешнее управление. До какого-то момента компания вполне может обходиться собственными силами. Однако, большинству крупных организаций не хватает опыта, ресурсов и инструментов для эффективного управления офисной инфраструктурой, либо достигнутая эффективность оборачивается еще большими затратами в другом месте. Когда мы работаем с потенциальными клиентами, то помогаем им определить, настал ли момент, когда привлечение внешнего партнера может быть оправданным.
Как можно оценить результаты услуг внешнего управления?
Все зависит от целей, которые ставит перед собой организация. В 90% случаев перед нами ставится задача снижения затрат. При такой постановке задачи самой подходящей метрикой является совокупная стоимость владения инфраструктурой (как правило, в расчете на один отпечаток) и ее изменение с течением времени. В наших проектах мы согласовываем с клиентами начальный показатель и устанавливаем целевой уровень, которого достигаем за согласованный период действия договора. В зависимости от наличия дополнительных задач, могут существовать и вторичные метрики, например, связанные с обеспечением качества, «утилизацией» техники, «бумагоемкостью» и т.д.
Ограничиваются ли компании оптимизацией инфраструктуры, или иногда идут дальше и ставят задачи по реорганизации документоемких бизнес-процессов?
Все зависит от компании, но могу сказать, что оптимизация офисной инфраструктуры часто ведет за собой совершенствование бизнес-процессов.
Как я уже говорил, к сожалению, очень мало компаний на самом деле знают, как у них работает процесс печати. Мы помогаем по-другому взглянуть на устоявшиеся традиции, потому что не все из них благоприятно влияют на бизнес данной организации. Что-то просто помогаем реорганизовать, что-то нам также передают на аутсорсинг, например, печать многотиражных (массовых) документов.
Какие проблемы в документоемких бизнес-процессах чаще всего встречаются? Влияние каких из них легче всего устранить?
Традиционно проблем две: слишком долго и слишком дорого. Причин этому может быть множество. Иногда их непросто как распознать, так и повлиять на них. Например, чаще всего компании пытаются сократить расходы на печать за счет экономии на расходных материалах (выбор поставщика, получение скидок, бонусов и пр.). Но это лишь малая часть вопроса, доля этих затрат в общих расходах на управление документами составляет лишь 3-5 15-20?%. Помимо этого, существуют факторы, на которые предпринимаемые усилия не влияют.
Когда мы приходим в компанию, практически всегда находим возможность к совершенствованию, выраженную в конкретных деньгах: от 20 до 45 % сокращения затрат на производство и печать документов. Это однозначно говорит о том, что о вопросах эффективности задумываться необходимо.
Какие участки документоемких процессов имеет смысл отдавать в аутсорсинг?
Я бы сказал, что для каждой компании это индивидуально. В любом случае, важно четко определить границы отдаваемых в аутсорсинг процессов. Первый шаг обычно это все, что связано с устройствами – начиная от планирования приобретения и заканчивая оптимальной расстановкой, процессами технического обслуживания, взаимодействия с пользователями и формирования отчетности. На каждом из этих этапов компания несет издержки, которые могут быть оптимизированы.
Роль компьютеров и информационных систем в процессе принятия решений растет. А снижается ли при этом роль бумажных документов?
Роль бумажных документов еще очень долго будет крайне важной. Ожидалось, что проникновение технологий электронного документооборота исключат бумажный оборот в офисе. На практике оказалось, что на фоне их развития потребление бумаги выросло на 40%.
Сейчас уже понятно, что,электронные документы не заменят бумажные. На мой взгляд, основной целью внедрения электронного документооборота должно быть отнюдь не сокращение бумажной массы. Главным преимуществом является снижение времени прохождения документа по инстанциям, даже если на каждом этапе он будет распечатываться. В число критичных для бизнеса параметров не входит сокращение числа распечатываемых листов бумаги. Гораздо важнее скорость подписания контрактов и вывода новых продуктов на рынок, достигаемые, например, за счет высокой скорости согласования документов и принятия решений. Экономия даже от десятикратного сокращения потребления бумаги несопоставима с выгодой, получаемой за счет ускорения процессов. Во многом это объясняет парадокс, заключающийся в росте бумажных документов при внедрении систем электронного документооборота.
