Решения для работы с электронными фондами в архивах, библиотеках и музеях
Современные информационные технологии в наши дни достигли такого уровня, что рассказами об уже существующих электронных фондах того или иного музея, архива или библиотеки удивить достаточно сложно. Выполняется значительное количество проектов, в том числе успешных, по внедрению в учреждениях культуры программно-аппаратных комплексов работы с электронными информационными ресурсами различной степени сложности. Возрастающая популярность электронных информационных ресурсов такого рода объясняется тем, что работа с ними позволяет сократить существенные временные затраты на поиск и изъятие документов, книг или музейных артефактов из хранилищ, а также заметно снижает риски повреждения или потери оригиналов в ходе работы с ними.
Поддерживая решение задач по сбережению культурного наследия Российской Федерации, связанных с обеспечением сохранности музейных ценностей, архивных документов и библиотечных фондов за счет разработки и внедрения информационных продуктов и технологий в учреждениях культуры, компания Xerox также сформировала ряд отраслевых предложений, ориентированных на создание и использование электронных фондов. В их число входят программный комплекс «Электронная библиотека» для публичных, ведомственных и университетских библиотек, программный комплекс «Электронные архивные фонды» для автоматизации государственных и муниципальных архивов, а также электронное хранилище музейных информационных ресурсов.
Названные решения базируются на апробированных информационных технологиях, таких как массовое сканирование документов на бумажных носителях, оптическое распознавание символов (OCR – Optical Character Recognition для текстовых документов), а также создание электронных репозиториев и архивов для хранения информационных ресурсов больших объемов (ЕСМ – Enterprise Content Management). При этом перечисленные технологии значительно адаптированы к тем предметным областям, в которых они используются, а именно учитывают порядок функционирования библиотеки, музея или архива.
Эти программные комплексы являются результатами обобщения опыта компании, полученного в ходе реализации ряда масштабных проектов по созданию электронных архивов, хранилищ и библиотек для государственных архивов, публичных, ведомственных и университетских библиотек, а также иных учреждений, работающих с документальными фондами. В их число вошли комплексы, созданные для Областного государственного казенного учреждения «Государственный архив Калининградской области» (ОКГУ ГАКО), Управления архивами Свердловской области, Государственной публичной научно-технической библиотеки России (ГПНТБ). Именно практический опыт, а также развитая предметная экспертиза позволили сформировать продукты, решающие полный спектр задач, возникающих перед учреждением культуры при переходе к работе с электронными фондами.
В электронном хранилище, являющемся ядром каждого из перечисленных продуктов, единица хранения (архивное дело, электронная книга или представленный в электронном виде, например, в виде фотографии, музейным артефакт) может быть размещена как файл произвольного формата. Помимо образа с ним может быть ассоциирован распознанный текст, а также набор поисковых атрибутов. Большое внимание в программных комплексах уделяется вопросам систематизации электронных фондов. Так, в решении для государственных архивов основу систематизации составляет рубрикатор фондообразователей, являющихся источниками комплектования конкретного архива, а в решении «Электронная библиотека» ресурсы размещаются в соответствии с систематическим каталогом.
Все перечисленные решения являются готовыми продуктами, внедрение которых может быть осуществлено в достаточно сжатые сроки. Если же то или иное учреждение культуры, принявшее решение использовать в своей работы такой программный комплекс, понимает целесообразность видоизменения имеющейся функциональности, то требуется выполнение интеграционного проекта, результатом которого становится решение полностью адаптированное к специфике конкретного учреждения.До сих пор речь шла об информационных системах, обеспечивающих хранение и использование электронных фондов. Но не менее важной задачей является автоматизация процесса их создания. Поэтому в тесной интеграции с перечисленными информационными система работает технологический комплекс, предназначенный для перевода документов в электронный вид.
Его работа начинается с использования специализированного сканирующего оборудования широкого спектра, в том числе не только высокопроизводительных сканеров с автоподатчиками большой емкости, но и профессиональных книжных, планетарных сканеров Microbox и Kirtas. Главное преимущество этих сканеров заключается в том, что они позволяют с высокой скоростью и бережно сканировать редкие и ветхие издания, тем самым способствуя сохранению уникальных фондов. Все сканеры предназначены для быстрой и профессиональной оцифровки документов различного вида, таких как сшитые папки, книги, подшивки газет и ветхие издания. На настоящий момент ряд учреждений образования и культуры России установили профессиональные сканеры семейства Kirtas. Среди них Мордовский государственный университет им. Н.П.Огарева, Казанский национальный исследовательский технический университет им. А.Н. Туполева, Сибирский федеральный университет, Кубанский государственный университет, ТОНБ им. Д.И.Менделеева, Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации, Томский государственный университет, Президентская библиотека им. Б.Н.Ельцина.
Эффективно проведенное сканирование является только первым шагом на пути к созданию высокотехнологичного электронного информационного ресурса. За ним следует промышленное распознавание, позволяющее в дальнейшем задействовать механизмы полнотекстового поиска, обеспечивающие полноту предоставляемых поисковых результатов. Заключительным этапом становятся систематизация и атрибутирование переводимых в электронный вид единиц хранения, во время которого создается комплексный научно-справочный аппарат, обеспечивающий поиск информации с высокой степенью точности. Таким образом, создается ресурс, одновременно соответствующий как требованиям полноты, так и требованиям точности предоставляемой информации.
Резюмируя, хочется отметить, что, создавая инновационные отраслевые решения для работы с электронными фондами архивов, библиотек и музеев, компания Xerox фокусировалась на решении задач упрощения доступа к информации, ввода в информационный оборот особо ценных документов и фондов редких книг, предоставление подлинников которых строго ограничено, а также перехода на современные методы поиска, повышающие полноту и достоверность предоставляемой информации. С технической точки зрения описанные решения обладают такими особенностями как эргономичная визуализация архивных, библиотечных или музейных фондов, представленных в электронном виде, и надежный защищенный просмотр данных фондов, обеспечивающих защиту от несанкционированного пиратского копирования материалов. В целом же описанный подход позволяет говорить о создании условий для существенного улучшения качества информационного обслуживания читателей и посетителей учреждений культуры.
