Все больше компаний позволяют персоналу использовать мобильные технологии по своему усмотрению. Смартфоны, ноутбуки и планшеты самых разных моделей и производителей все активнее прокладывают дорогу из дома в офис. Организации все чаще сталкиваются с необходимостью печати и сканирования документов в мобильной офисной инфраструктуре.
Мобилизация печати
«Сегодня мы видим несколько тенденций, которые заметно изменят привычный офис и процессы внутри него, — отмечает Олег Панкин, руководитель подразделения продуктового маркетинга компании Ricoh Rus. — Происходит активная интеграция мобильных устройств в корпоративные ИТ-инфраструктуры. Многие компании осознанно закупают для своих сотрудников планшеты — как более мобильные и адаптивные устройства для работы в офисе и в поездках. Да и сами сотрудники все чаще используют личные мобильные гаджеты на работе. Хотя отдельные компании из-за проблем с безопасностью относятся к концепции BYOD (bring your own device) негативно, отрицать этот тренд невозможно».Еще одна важная тенденция заключается в том, что рынок явно движется к безбумажному документообороту. Пока очень медленно: массовая автоматизация процессов обработки документов точно не произойдет в ближайшие пять–десять лет. Согласно исследованиям Ricoh, даже в высокотехнологичной Европе, на которую по привычке «оглядывается» российский рынок, на сегодня всего 11% компаний автоматизировали документооборот.
Яркий тренд выявило совместное исследование Ricoh с аналитическим подразделением Economist Intelligence Unit, результаты которого были представлены в марте 2012 года. Эксперты опрашивали топ-менеджеров крупнейших компаний мира, чтобы определить, как, по их мнению, изменятся рабочие процессы к 2020 году. Согласно опросу, 80% руководителей считают, что уже через десять лет офисы станут «виртуальными» благодаря развитию «облачных» технологий, мобильной связи и интернет-инфраструктуры. В этих условиях особенно большое значение приобретают технологии совместной работы с информацией и электронными документами, а также видеоконференции. С помощью мобильных технологий стало возможно сканировать и печатать документы из тех областей офиса, которые прежде были недоступны пользователям. Сегодня это можно делать где угодно и когда это нужно бизнесу.
— Любая «незакрепленная печать» направлена на повышение мобильности пользователей, — говорит Юлия Михальченко, менеджер по маркетингу компании Kyocera. В организациях, строящих работу некоторых своих департаментов по принципу незакрепленных рабочих столов (терминальная печать, терминальная рабочая сессия, удаленные рабочие места), востребованы современные технологии «облачной» печати. Например, в агентствах недвижимости, страховых или аналитических, в любом бизнесе, где много агентурных сетей. Удобно применять мобильную печать и в образовательных учреждениях. Я лично пользуюсь этим сервисом в командировках: отправляясь в дорогу, не беру с собой кипу документов, а распечатываю все, что необходимо, с сервера через мобильное устройство, когда в этом есть надобность.
Аудитория пользователей
Потребности в мобильной печати можно разделить на две большие составляющие. Первая — это область персональных пользователей, когда требуется со своего персонального телефона, смартфона, планшета напечатать какой-то контент. Постепенно спрос на подобного рода решения стал возникать и со стороны корпоративных заказчиков. Но особенностью корпоративных решений являются уже совершенно иные требования к защите информации, разделению прав доступа к решению, учету и так далее.
Мобильные устройства становятся все более миниатюрными, пользователи могут брать их с собой в дорогу и хотят иметь такие же возможности, какими они располагают в офисе и дома. В результате в линейках ряда производителей печатающей продукции относительно недавно появились принтеры, сканеры, презентационные устройства, а также приложения, обеспечивающие комфортную работу с бумажными документами в различных мобильных средах.
«Лет двадцать тому назад никто и не помышлял о том, что печать возможна с мобильных устройств, — говорит Павел Рудаков, руководитель отдела маркетинга офисного оборудования компании Xerox. — В эру ПК все стандартно печатали со своего компьютера, и этого было достаточно. Затем появились мобильные ноутбуки, и встал вопрос о том, как печатать с них. Стали появляться специальные драйверы для мобильных пользователей, которые облегчают работу тем, кто путешествует из офиса в офис. Серьезным прорывом стало появление смартфонов и планшетов, прежде всего iPhone. «Айфонизация» рынка серьезно поспособствовала появлению множества офисных приложений для мобильных устройств, позволивших окружить пользователя привычным комфортом — возможностью делать заметки, создавать таблицы, презентации. Одновременно с этим появилась потребность печати с такого рода устройств».
На кого рассчитаны эти устройства?
— В Америке мы продаем их на протяжении более трех лет, а в России начали предлагать только с прошлого года, — рассказывает Павел Тихонов, менеджер по продукции Brother. — Просто люди еще не знают, что есть такие решения. В настоящее время мы их активно предлагаем на тестирование, стараемся информировать рынок — и отмечаем, что спрос растет. В Америке устройства мобильной печати Brother использует полиция для выписки штрафов: печатающее устройство сопровождает стражей порядка в машине, на мотоцикле. В Японии такие гаджеты применяют в пожарной службе при необходимости на месте распечатать схему здания, которое предстоит тушить. А в Австралии устройства мобильной печати нашли применение в МЧС; их также использует скорая помощь при перевозке пациента в больницу, когда надо оперативно подготовить выписку из истории болезни. В Германии широкий спрос эти устройства нашли у производителей бытовой техники: инженеры ремонтных служб таких компаний, приходя к клиентам с ноутбуком и принтером, распечатывают счета прямо на месте. В Испании машины компании «Кола-Кола» печатают счета-фактуры при доставке продукции по магазинам. Страховые компании, когда посещают клиентов, могут оформить контракты прямо на месте. Особым спросом такие инструменты пользуются спросом у юристов для распечатки вне офиса договоров или каких-то законов.
Принтеры в мобильном сценарии
В линейке Brother мобильная печать представлена четырьмя моделями принтеров серии PocketJet. Устройства выглядят одинаково, различаясь лишь светодиодами, используемыми для индикации, разрешением печати и интерфейсом подключения. Все они подключаются через USB, а в дополнение к этому две модели (PJ-662 и PJ-663) можно задействовать через Bluetooth.
В моделях PocketJet используется термопечать, что освобождает пользователей от заботы о расходных материалах: ни краска, ни тонер не требуются, нужны лишь принтер и термобумага. Не обязательно использовать фирменную продукцию Brother: годится любая предназначенная для термофакса бумага, которая продается во всех канцелярских магазинах. Небольшой вес устройства (473 г без батареи и бумаги, плюс аккумулятор — 100 г) и габариты (25x55x3см) позволяют взять его в дорогу. Поскольку чернила не используются, устройство можно перевозить в любом положении в сумке. Зимой его можно оставить в машине, но рабочая температура не должна быть ниже -4 и выше +40 градусов. Печать при более высоких температурах нежелательна из-за возможности образования конденсата внутри устройства. Термобумага не предназначена для длительного хранения на солнце, но отпечатанные офисные документы, как правило, используются для архивирования. Brother гарантирует 5 лет сохранности отпечатка при условиях хранения в темном месте.
В портфеле Ricoh нет мобильных принтеров, однако практически все МФУ Ricoh нового поколения могут работать с мобильными устройствами. Решение для мобильной печати на многофункциональных устройствах и принтерах Ricoh базируется на приложении Smart Device Print компании Neosoft. Это приложение было разработано специально для бизнес-задач, то есть для печати в офисе.Основное преимущество решения — возможность печати любых файлов MS Office с планшетов или смартфонов, подключенных к корпоративной сети Wi-Fi. Приложение обеспечивает настройки, аналогичные таковым при работе с компьютера: одно- или двусторонняя печать, ориентация страницы, цветная/черно-белая, качество печати, выбор лотка и так далее. Так как приложение Smart Device Print разрабатывалось для решения бизнес-задач, оно гарантирует безопасность: например, реализована функция отложенной печати, когда устройство начинает печать только после идентификации пользователя на аппарате.Сейчас приложение доступно только для мобильных устройств на базе iOS, но в октябре 2012 года появится версия для планшетов и смартфонов на платформе Android.
Сканеры в мобильной инфраструктуре
В линейке сканеров Brother с апреля этого года появились две модели мобильных сканеров — DS-600 и DS-700D. По размеру они такие же, как мобильные принтеры, но в еще более облегченном варианте: устройства лишены аккумуляторов и адаптеров. Питание осуществляется по USB непосредственно от ноутбука. Модель DS-700D по своим размерам чуть больше DS-600 из-за того, что поддерживает двусторонний режим сканирования.
К устройствам прилагается софт, позволяющий хранить и сортировать отсканированные документы на компьютере. Поскольку сканеры ориентированы на бизнес-сегмент, в комплекте имеется программа BIZ-карт для сканирования визиток: благодаря интеграции с Microsoft Outlook отсканированное изображение самой визитки автоматически сохраняется, а все данные — имя, фамилия, название компании, телефоны — автоматически же распределяются по соответствующим ячейкам в программе Outlook. После этого информацию о владельцах визиток удобно искать и сортировать в электронном виде.
Некоторые устройства Brother поддерживают функцию AirPrint. Эту технологию разработала компания Apple, поэтому она поддерживается устройствами iPhone и iPad, позволяя выполнять печать напрямую из браузера: при выборе закладки «печать» пользователю предлагаются все устройства в сети, на которых можно распечатать документ за один шаг. Ассортимент лазерных принтеров, поддерживающих AirPrint, невелик и представлен продукцией таких производителей, как Samsung, HP и Brother.
Проекторы в мобильном окружении
Возможности беспроводной работы есть и у некоторых проекторов. Например, часть моделей компании Epson поддерживает такой режим с помощью приложения Epson iProjection для беспроводного проецирования с iPad, iPhone, iPod touch. С помощью этого приложения проекторы Epson стало еще удобнее использовать в офисе для демонстрации презентаций или проектов, а также в классах и лекториях для наглядности образовательного процесса.
Совместимое с большинством уже существующих и новых проекторов Epson приложение Epson iProjection поддерживает все основные форматы: World, Excel, PowerPoint, Keynote, PDF. Имеется также возможность демонстрировать фотографии в форматах jpg и png, что особенно важно в области, например, дизайна или обучения. Таким образом, презентации или учебные материалы могут демонстрироваться непосредственно с iPad, iPhone или iPodTouch и регулироваться с помощью дистанционного управления, которое дает возможность быстро находить доступные проекторы, регулировать громкость или выключение звука, а также использовать функцию стоп-кадра прямо с устройств на базе iOS. Приложение Epson iProjection уже доступно для бесплатного скачивания в App Store.
В августе 2012 года компания Ricoh впервые представила в России свою линейку мультимедийных проекторов для бизнеса. В ней имеется серия мобильных проекторов, которая включает пять компактных устройств: PJ WX3231N, PJ X3241N, PJ X3241, PJ X3131, PJ WX3131. Самые яркие в этом ряду модели PJ X3131 и PJ WX3131 мощностью 3 300 люмен весят всего 1,8 кг при размерах 272х189х82 мм. Проекторы подключаются с помощью Ethernet, Wi-Fi или USB без использования ПК. Любую из мобильных моделей можно легко взять с собой на встречу или в командировку.
Специальные приложения
Многие новые модели печатающих устройств для дома и бизнеса от компании Epson поддерживают возможности беспроводного сканирования и печати. Пользователи могут отправлять задания на устройства из любой точки не только дома, но и мира. Для этого разработан специальный сервис Epson Connect.
Epson Connect предоставляет широкие возможности беспроводной работы с устройствами Epson с планшетных компьютеров и смартфонов. Печатать и сканировать документы и фотографии можно без установки драйверов и проводного подключения — с помощью приложения Epson iPrint и функции Epson Email Print. Приложение Epson iPrint помогает печатать и сканировать документы и фотографии, используя любое мобильное устройство на базе операционной системы iOS или Android. Для этого программу необходимо скачать (бесплатно) на мобильное устройство и подключить по единой беспроводной сети, к которой подключен принтер. Функция Epson Email Print позволяет отправлять на печать документы и изображения из любой точки земного шара по электронной почте. Находясь в отпуске, можно распечатать фотографии на домашнем принтере — или, будучи в командировке, напечатать срочные документы на офисном устройстве. Для этого всего лишь нужно зарегистрировать принтер или МФУ Epson на специальном сервере www.epsonconnect.com (драйвер автоматически запросит регистрацию в процессе установки). После чего останется лишь вложить в электронное письмо нужный документ или фотографию и отправить их на полученный электронный адрес устройства. Письмо и его вложения будут распечатаны. Помимо вышеуказанных, сервис Epson Connect позволяет устройствам Epson поддерживать функции, разработанные сторонними производителями, такие как AirPrint и Google Cloud Print, что дает максимальную свободу использования.
Удобное приложение Kyocera Mobile Print для операционных систем iOS и Android позволяет использовать мобильное устройство для беспроводного подключения к принтерам и МФУ Kyocera в корпоративной сети. После подключения можно выводить на печать фотографии и документы, сохраненные на мобильном устройстве, сканировать документы на совместимом МФУ и сохранять их на гаджете, отправлять документы по электронной почте, выводить на печать веб-страницы из браузера, встроенного в приложение. Приложение предоставляется бесплатно, его можно загрузить из iTunes App Store (для устройств с iOS) и из Google Play. Для устройств с ОС Android загрузка производится из магазина Google Play. Если в мобильном устройстве установлен язык, отличный от поддерживаемых (английский, французский, немецкий, итальянский, японский, корейский, португальский, упрощенный китайский и испанский), то приложение автоматически выберет английский язык.
Приложение разработано для мобильных устройств Apple iPad, iPad2, iPhone 3GS, iPhone 4, iPhone 4s и iPod touch 3-го или более старшего поколения, а также для смартфонов и планшетов с ОС Android. Поддерживает версию iOS начиная с 4.2 или более поздние версии. Кроме того, для телефонов поддерживаются версии Android 2.2 и старше, а для планшетов — начиная с 3.0. Работа приложения была протестирована на большинстве устройств с ОС Android производства компаний Kyocera, LG, Motorola и Samsung. В целом на большинстве имеющихся на рынке Android-устройств приложение функционирует нормально. Оно поддерживает широкий перечень принтеров и МФУ Kyocera.
Приложение iPrint & Scan — это бесплатная программа, которую Brother предлагает для iPhone, iPad, а также для устройств на базе Android и Windows 7. Она позволяет посылать с гаджета документы на обычные лазерные принтеры. Это могут быть файлы PDF, фотографии и т. д. Программа также может выполнять сканирование с МФУ на мобильные устройства. «Многие производители печатающей техники делают такие приложения, но Brother отличается тем, что, кроме печати, дает возможность еще и сканировать мобильные устройства», — отмечает Павел Тихонов.
Примером решения для печати с ноутбука является Xerox Mobile Print — бесплатный драйвер печати для тех пользователей, кто периодически по роду своей работы подключается к различным сетям. При подключении пользователю только в первый раз нужно определить в сети; драйвер сам находит и устанавливает необходимый драйвер на ноутбук. Определив один раз такой предпочтительный принтер или МФУ, в дальнейшем, попадая в какой-то филиал, офис или отдельную сеть, других дополнительных опций не требуется: пользователь уже будет печатать на этом устройстве.Одно из первых бесплатных мобильных решений Xerox для персонального использования — PrintBack. Это приложение доступно для всех моделей iPhone, iPad, а также смартфонов на базе операционной системы Android. Оно позволяет получить контент (например, фотографию) на мобильном гаджете, а затем отправить его на то печатающее устройство, которое установлено дома или в офисе (указано по умолчанию для печати на персональном компьютере).
Есть две особенности, которыми должны обладать эти устройства. Во-первых, доступ в Интернет. А во-вторых, поддержка специального бесплатного сервиса файлообмена из «облаков» — Dropbox. Такой сервис настраивается следующим образом. На смартфоне устанавливается агент, который позволяет в DropBox отправлять контент для печати. На компьютере устанавливается агент для мониторинга Dropbox. При появлении мобильного контента он автоматически распечатывается с теми настройками, которые установлены на принтере. Решение очень простое, бесплатное доступно на сайте Xerox и совместимо с устройствами на базе iOS и Android. Помимо этого, компания Xerox разработала полноценное корпоративное решение Xerox Mobile Print для печати в мобильной среде. Оно позволяет предложить пользователям любого мобильного устройства, у которого есть доступ к электронной почте, напечатать файлы в стандартных офисных форматах.
Пользователь отправляет на определенный почтовый адрес свое задание в имеющемся формате — например, в формате doc. Дальше этот документ попадает на сервер Xerox Mobile Print, и пользователю приходит в его почтовый ящик уведомление о том, что документ принят, а также сообщается специальный PIN-код.Затем можно выбрать на любом МФУ, которое установлено в офисе, приложение Mobile Print и, введя свой код, получить уже обработанный распечатанный документ. Пользователь может настроить окончательный вид документа — с целью произвести необходимую финальную обработку. Благодаря тому что документ не печатается сразу, а хранится на сервере Mobile Print, сохраняется необходимый уровень безопасности: пользователь получит отпечатанный документ прямо в руки.
Реализация описанного выше решения стала возможной благодаря наличию специального EIP-интерфейса (Extensible Interface Platform) на оборудовании Xerox. Он представляет собой некий встроенный браузер, который позволяет запускать и проигрывать клиент-серверные приложения прямо на МФУ. С помощью этого интерфейса приложение Xerox MobilePrint взаимодействует с МФУ: может отправить PIN-код на сервер, получить уведомление, проверить права доступа и так далее.
