Государственные архивы играют важную роль в формировании информационного общества и сохранении историко-культурного наследия России. При этом предоставление доступа к архивной информации тесно связано с проблемой обеспечения сохранности архивных фондов в государственных и муниципальных архивах. Государственные архивы играют важную роль в формировании информационного общества и сохранении историко-культурного наследия России. При этом предоставление доступа к архивной информации тесно связано с проблемой обеспечения сохранности архивных фондов в государственных и муниципальных архивах. Важность этого вопроса неоднократно подчеркивалась на правительственном уровне и закреплена нормами федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Мероприятия федеральных целевых программ также направлены на решение данной проблемы.
В настоящее время работа государственных архивов с документами на традиционных бумажных носителях сталкивается с очевидными ограничениями. К ним можно отнести как существенные временные затраты на поиск и выдачу документов из архивохранилища, так и риски повреждения или потери оригиналов в ходе работы с ними. В случае с особо ценными документами это нередко приводит к изъятию ветхих документов из информационного оборота. Для повышения сохранности документов органы управления архивным делом субъектов РФ реализуют проекты по автоматизации архивов и переводу документов на бумажных носителях в электронный вид. «При автоматизации современного государственного архива ключевой задачей становится не только формирование электронной учетной информации о хранимых фондах, но и работа с самими архивными фондами в электронном виде — формирование и ис-«электронных фондов», — говорит менеджер по отраслевому маркетингу в государственном секторе компании "Xerox Россия" Людмила Казарян. - Работа с документами и информацией - ключевая компетенция нашей компании. Мы глубоко понимаем специфику оптимизации документоемких процессов. Это понимание, а также многолетняя экспертиза и развитие технологии позволили нам разработать отраслевое решение "Электронные архивные фонды", которое отвечает требованиям, предъявляемым к системе электронного архива работниками государственных архивов".
Программный комплекс "Электронные архивные фонды" был внедрен в 2011 году в Управлении архивами Свердловской области. Перед Управлением архивами Свердловской области стояла задача расширения возможностей использования архивной информации, ускорения процесса поиска необходимых документов, сокращения сроков получения ответов на запросы, а в перспективе - предоставления возможности удаленного доступа к электронным копиям архивных документов физическим и юридическим лицам.
В результате реализации первого этапа проекта был создан информационный ресурс архивных документов, хранимых в государственных архивах Свердловской области. Полнофункциональная система поиска, хранения и управления документами, созданная на базе промышленной ECM-платформы Xerox DocuShare, объединила фонды 7 региональных архивов, в которых хранятся документы, подлежащие обязательной передаче в госархивы согласно законодательству.
"В результате проведенного конкурса на определение исполнителя проекта победителем стала компания Xerox, обладающая опытом разработки и внедрения решений для создания электронных архивов и предлагающая максимально полную и эффективную поддержку, - комментирует заместитель начальника Управления архивами Свердловской области Светлана Кичигина. - В результате мы получили платформу, которая уже сегодня позволит нашим клиентам осуществлять быстрый поиск архивных документов, а самому архиву максимально эффективно осуществлять перевод в электронный вид своих фондов. В перспективе данное решение позволит ускорить сроки получения ответов на запросы физических и юридических лиц".
"ПК "Электронные архивные фонды" позволяет осуществлять проекты по созданию современной высокотехнологичной информационной системы, обеспечивающей качественно новый уровень функционирования государственного архива. Система поддерживает надежное хранение и эффективное использование электронных информационных ресурсов архивных фондов (в состав которых могут входить не только отсканированные документы на бумажных носителях, но и оцифрованные фото-, аудио и видеоматериалы), а также обеспечит эффективный доступ к хранимым материалам через электронный научно-справочный аппарат, - комментирует Людмила Казарян. - Наше решение ориентировано на государственные и муниципальные архивы, в том числе - с распределенной филиальной сетью".
