Затраты на обслуживание системы офисной печати могут "съедать" до 5% бюджета компании. Как снизить расходы?
Как показывает практика, понятие "система офисной печати" в большинстве компаний в России отсутствует в принципе. Формирование парка оборудования ведется не по пути рационального построения системы, а спонтанно и хаотично. Как правило, отсутствует управление системой в целом. Купленное оборудование в большинстве случаев не соответствует той нагрузке, которая на него ложится.
"Бессистемное формирование и эксплуатация печатных устройств приводят к удорожанию себестоимости печати на 30-40% по сравнению с ситуацией, когда в компании применяется полноценная система офисной печати, - отмечает Андрей Крюков, вице-президент компании "ЦРТ Сервис". Для многих это действительно большие деньги, если учесть, что на производство печатных документов может уходить в среднем около 1 -5% оборота компании". Казалось бы, нужно обратить внимание на печать и подойти к организации процесса более серьезно, рассчитав - как лучше, сколько стоит и так далее.
"Но нет, опять побеждает логика "дешевле - лучше", - констатирует Александр Надольский, менеджер по предпродажной поддержке проектов РИКО Рус. - Покупается еще один аппарат - немного мощнее - с другими расходными материалами, другой сервисной организацией. Затем добавляются сканеры, факсы и т. д. В результате мы получаем большой парк техники с различной стоимостью обслуживания,ремонта, расходных материалов.
Это приводит к увеличению времени, затрачиваемого на работы по поддержанию техники в рабочем состоянии, в том числе на оформление документов по закупке расходных материалов, запчастей, оплату работы сервисных служб, утверждение бюджетов на покупку (чаще всего трудно прогнозируемых)". Согласно расчетам, на процедуры согласования, закупки, утверждения на один аппарат со скоростью печати 30 копий в минуту за год тратится от 7 до 20 часов (без учета экстренных поломок). А таких аппаратов обычно больше чем один.
ЧТО ДЕЛАТЬ?
Централизованное планирование и построение процесса печати в компании, от закупки до размещения в офисе печатной техники, согласно планируемым нагрузкам, в среднем приводит к снижению расходов на 15-20%. Стратегия экономии на офисной печати предполагает несколько этапов.
Первый - подготовительный, на котором необходимо получить абсолютно точное представление о текущих затратах, объемах печати и так далее. Павел Рудаков, руководитель отдела продуктового маркетинга офисного оборудования компании "Xerox Россия", отмечает: "Начинать преобразование офисной среды нужно с анализа системы документооборота, в ходе которого собственные или приглашенные специалисты оценивают объемы печати и формируют нормативы для каждого отдела либо определяют нагрузку на печатную инфраструктуру, соответствующую бизнес-процессам компании". В процессе аудита собираются сведения об организации системы печати (количество оборудования, модели, марки), проводится исследование текущих печатных нагрузок, совместимости и доступности опций, организации маршрутизации печати, наличия и доступности серверного оборудования, делается расчет стоимости одной копии для компании и т. д. После получения полной картины можно приступать непосредственно к процессам оптимизации.
Второй этап - проектирование. Здесь важно определить, какие из устройств должны остаться (включиться) в цепочку, какие версии ПО необходимы, проанализировать и оптимизировать документооборот компании, установить контроль несанкционированных перемещений, изменений, модернизаций или списания оборудования.
На этапе создания системы офисной печати оборудование внедряется и консолидируется - как между собой, так и с информационной системой компании. Определяются права пользователей.- Во многих компаниях сегодня существуют специальные пластиковые карточки доступа к принтерам, в которых хранится информация о том, какую документацию, в каком формате и количестве, с какого оборудования может распечатать или отсканировать пользователь. - рассказывает Мария Патик, руководитель отдела цифровой печати компании "Астерос". - Например, в ТНК-ВР при создании ИТ-нфраструктуры нового офиса, включая организацию офисной печати, была использована технология follow me. Сотрудники компании могут забрать переданное на печать задание на любом удобном устройстве. Поэтому надежность системы печати возрастает, не возникает проблем с недоступностью принтера".
Принимая решение о приобретении тех или иных устройств, необходимо четко определиться с кругом функций, которые они будут выполнять. "Устройство должно выбираться под поставленные задачи, - подчеркивает Сергей Лебедев, директор по маркетингу ООО "ОКИ Системс Рус". - Очень важно грамотно оценивать множество аспектов: функционал устройств, допустимые нагрузки, диапазон носителей, на которых устройства способны работать, необходимость использования сторонних услуг в процессе эксплуатации (другими словам, нужно ли будет периодически приглашать к себе специалиста сервис-центра для замены каких-то эксплуатационных компонентов - или это возможно делать самостоятельно). И уже потом, когда все составляющие тщательно взвешены, можно приступить к рассмотрению цен".
В процессе эксплуатации необходимо на регулярной основе собирать и анализировать статистику по использованию офисной инфраструктуры. Таким образом можно определить оптимальное соотношение существующего парка печатного оборудования и объемов печати. Прозрачную статистику по операциям, производимым на устройствах, можно получить либо посредством программных решений, либо с помощью МФУ, оснащенных возможностями ограничения функций печати для отдельных пользователей или групп пользователей. Постоянный анализ использования техники позволит своевременно выявить потребность в усилении печатных мощностей в случае роста объемов документооборота.
СХЕМА РАЗМЕЩЕНИЯ
Схема размещения техники зависит от внутренней структуры офисного пространства и специфики деятельности сотрудников. Для составления схемы оптимального размещения устройств необходимо провести анализ плана помещения и имеющейся техники.
Некоторые общие рекомендации таковы:все устройства должны быть сетевыми;максимальное расстояние до печатающего устройства не должно превышать 40 метров;минимальное количество пользователей на одно устройство - 1 5 на монохромное и 30 на цветное;для сотрудников офиса, которые печатают часто, стоит рассмотреть покупку персонального принтера или МФУ. Это позволит сотруднику не отвлекаться на то, чтобы забирать распечатанные документы с общего принтера.
Попытки оптимизации схемы размещения техники не всегда приводят к желаемому результату. Например, если сотрудники по роду своей деятельности создают много печатных копий, то установка одного очень большого сетевого печатающего устройства с высокой скоростью печати на весь отдел (например, 50 человек) - это отнюдь не оптимальное решение.
- Когда идет большой объем печати одним из пользователей, остальные вынуждены ждать своей очереди около устройства, отходя от рабочего стола, - поясняет менеджер по продукции компании Brother Павел Тихонов. - Помимо этого, тратится время на то, чтобы дойти до принтера или МФУ и вернуться за рабочий стол. Расстояние может быть 10-15 метров. Сэкономив на технике, компания теряет деньги на вынужденных простоях сотрудников.Вместо установки одного большого принтера можно приобрести несколько более компактных и разместить их в разных частях офиса, сократив время ожидания документов и расстояние от стола до печатающего устройства.
ПЕЧАТЬ КАК СЕРВИС
С 2011 года на российском рынке появилась принципиально новая услуга, которая позволяет компаниям экономить до 30-40% затрат на печать. Суть ее сводится к следующему: клиенты, вставшие на обслуживание у провайдера услуги, платят только за фактически напечатанные страницы. Все затраты на расходные материалы, ТО, ремонт и подмену принтеров берет на себя провайдер.
Он также регулярно отслеживает запасы расходных материалов и состояние техники, производит ремонт оборудования, а на время долгого ремонта предоставляет технику на подмену. Заказчику остается лишь следить за запасом бумаги. Новая услуга получила название PraaS -Printing-as-a-Service.
Плюсы PraaS в том, что клиент не ставит себе на баланс печатное оборудование и расходные материалы. Основной минус - высокая стоимость услуги. Но если тщательно сравнить затраты организации до внедрения PraaS и после, то вырисовывается яркая картина экономии на обслуживании оборудования.Пионером освоения нового рыночного сегмента стала компания Х-Сот.
"Наши специалисты проводят аудит системы офисной печати заказчика, - рассказывает Николай Винников, ведущий специалист компании по печатным решениям. - По итогам формируется предложение для заказчика, которое содержит несколько вариантов модернизации парка печатной техники.
Далее между компанией Х-Сот и заказчиком заключается договор на 1, 2 или 3 года о стоимости одного отпечатка, в который будут включены запчасти, расходные материалы и все услуги, связанные с возможными сложностями. Вплоть до варианта, когда новая техника предоставляется бесплатно: это тоже включено в стоимость одного отпечатка. В этом случае договор оформляется на срок от 3 лет".
Все затраты, в том числе на техническое обслуживание, ремонт и подмену принтеров, лежат на провайдере данной услуги. Фактически клиент платит только за напечатанные страницы.Чем больше организация использует печатной техники, тем выгоднее отдавать офисную печать на аутсорсинг. Решение PraaS неразумно лишь в двух случаях. По утверждению экспертов X-Сот, если организация не прогнозирует развитие на ближайший год, два или три - такое решение нежелательно, так как в этом случае можно не только не сэкономить средства, а даже потратить слишком много.
Решение также не подойдет для организаций, в штате которых меньше 30 человек, так как приобретаемая выгода не окупит стоимости реализации программы.
КАК СЭКОНОМИТЬ БЕЗ САМООБМАНА
В целях экономии ИТ-службы обычно сокращают затраты на ремонт и обслуживание печатной техники либо закупают заправленные или восстановленные картриджи от неофициальных и несертифицированных производителей. С одной стороны, такие картриджи являются экономной альтернативой, они раза в три дешевле. Но это недальновидная экономия, и затраты впоследствии неминуемо вырастут, когда "экономистам" придется столкнуться с рядом серьезных последствий.
Прежде всего это потеря возможности гарантийного ремонта принтера или МФУ: вендоры лишают пользователя гарантии на оборудование при установлении факта использования неоригинальных материалов. "Главная причина в том, что производитель не может гарантировать и не гарантирует полную совместимость расходных материалов иных брендов с оборудованием, - поясняет Павел Рудаков. - Во-вторых, это снижение качества отпечатка".
Независимыми лабораториями были проведены исследования, в ходе которых сравнивались результаты использования оригинального тонера с неоригинальным в одном случае и новых оригинальных картриджей с восстановленными третьей стороной - в другом. Оба испытания показали, что использование неоригинальных расходных материалов чревато для пользователя и его бизнеса сбоями при работе оборудования вследствие просыпания тонера, увеличением нормы расхода тонера, застреванием бумаги, потерей четкости и яркости изображения. Отсюда вытекают дополнительные расходы, неочевидные на первый взгляд.
Поэтому производители категорически не рекомендуют использование неоригинальных расходных материалов, особенно в целях сокращения издержек и сохранности оборудования.Совокупная годовая себестоимость владения приобретенных дешевых устройств оказывается значительно выше, чем при выборе более дорогих, но экономичных печатающих устройств. Общая стоимость владения продуктами включает все прямые и косвенные затраты, связанные с содержанием устройства.
- Прямые расходы - видимые, связанные с ценой приобретения устройства, - рассказывает Тарик Алхаурани, директор по развитию бизнеса компании KYOCERA. -Скрытые расходы включают затраты на расходные материалы и обслуживание, а также время простоя машины при поломке. При организации экономичной инфраструктуры печати необходимо обращать внимание не на закупочную цену оборудования, а на те расходы, которые могут возникнуть в результате эксплуатации устройств, ведь большая часть затрат - как раз скрытые. Пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда радость от низкой закупочной цены оборачивается общим разочарованием от большого количества незапланированных расходов.
Эксперты KYOCERA рекомендуют отдавать предпочтение устройствам на базе технологии ECOSYS,которая гарантирует эффективный и низкозатратный документообороте минимальным воздействием на окружающую среду.
Для того чтобы добиться экономии без печальных последствий, специалисты Brother советуют использовать двустороннюю печать: "Например, пачка бумаги 500 листов формата А4 стоит около 130 руб. Предположим, офис использует 3 пачки в месяц: 390 руб. за 1 500 листов. Таким образом, расходы на бумагу в год составят 4 680 руб., а включив дуплекс, можно сократить их почти вдвое, получив экономию в 2 340 руб. Используя функцию экономии тонера, можно добиться снижения его расхода на 30-40%".
