Принтер выстреливает все новые и новые листы. Еще немного — и пойдет дым. И так изо дня в день. Надолго его и впрямь не хватает. После пары месяцев интенсивного использования его место занимает новый аппарат, а старый отправляется пылиться в подсобное помещение.
Комментарии руководителя отдела продуктового маркетинга компании Хегох в России Александр Шалаевский. — Впоследствии такой подход может обернуться значительными расходами на печать или сервисное обслуживание оборудования и привести к снижению эффективности в эксплуатации устройства.
Таким образом, при выборе печатного устройства необходимо четко понимать, для каких конкретно целей оно предназначено и каким объемам документооборота (месячная нагрузка) должно соответствовать».
И хотя, по словам Шалаевского, сегодня критерии выбора офисного печатного оборудования значительно отличаются от тех, что применялись два года назад, и налицо возвращение тенденций 2008 года,когда пользователи отдавали предпочтение более дорогим, качественным и функциональным аппаратам с высокими техническими характеристиками, в своей основной массе корпоративные заказчики все же ориентируются прежде всего на низкую первоначальную стоимость устройства, забывая о том, что недорогой принтер или МФУ могут не справится с нагрузкой.
Несмотря на усилия вендоров и возросший профессиональный уровень ИТ-специалистов, ошибки, которые делают компании при покупке периферийного оборудования, остаются такими же, как и несколько лет назад.
Самое время вспомнить азы.
—Как и прежде, многие недооценивают объем печати, который предполагается осуществлять, и, как следствие, выбирают печатающие устройства, неспособные в течение продолжительного времени справляться с возлагаемой на них печатной нагрузкой, -подтверждает менеджер по обучению и поддержке партнеров ООО «ОКИ Системс Рус» Сергей Лебедев. — Ну и традиционное побуждение сэкономить на приобретении устройства всегда ведет к большим разочарованиям на этапе его эксплуатации: суммарная стоимость владения недорогими устройствами начального уровня при достаточно большой нагрузке будет несоизмеримо больше по сравнению с общими затратами на мощные, производительные аппараты.
Однако, несмотря на усилия вендоров, главным критерием выбора устройства печати по-прежнему остается цена, признает директор по развитию бизнеса компании KYOCERA MITA RUS Тарик Алхоурани.
«Низкая закупочная цена, — объясняет он, — попросту вводит людей в заблуждение, заставляя думать об удачной сделке, но не формируя четкого понимания того, сколько расходных материалов, прежде всего картриджей, потребуется в процессе эксплуатации принтера в дальнейшем.
А ведь подобные скрытые расходы настолько велики, что способны подорвать бюджет целой компании».
По мнению руководителя группы «Офисные решения» компании Canon Юрия Меркулова, самый простой способ избежать подобных ошибок — прежде всего внимательно проанализировать свои потребности, притом не только текущие, но и потенциальные, рассчитать полную стоимость владения и себестоимость отпечатка для сравниваемых устройств, оценить предлагаемый уровень сервисного обслуживания и сделать выбор, взвесив все за и против.
«При этом, покупая цветной аппарат, важно проанализировать стоимость черно-белого и цветного отпечатков по отдельности, — добавляет Меркулов, — потому что, например низкая стоимость черно-белого отпечатка позволит отказаться от использования соответствующих устройств и даст возможность печатать такие документы на цветных
— без увеличения затрат на черно-белую печать».
О том, что важно не только правильно оценивать текущие потребности, но и стараться планировать на несколько лет вперед, напоминает и генеральный директор компании «БИЗНЕС-ФАБРИКА» Михаил Лизин:
— Основные ошибки при выборе печатной техники для офиса чаще всего связаны с недостаточной подкованностью ИТ-служб, которые порой не учитывают двух важных факторов — перспектив развития принтерной сети и доступности запчастей и расходных материалов.
Результатом таких просчетов становится рост затрат на экстенсивное наращивание печатных мощностей или простои из-за сложностей с ремонтом либо плановым обслуживанием.
По сути, совокупная стоимость владения принтерами не учитывается из-за неумения правильно ее рассчитать.
Цвет всему голова
Стоит ли приобретать цветной принтер или МФУ в офис? Сколько должно быть подобных устройств и должны ли все сотрудники иметь к ним доступ?
Подобные вопросы не новы. Несмотря на расширение соответствующих линеек вендоров, по словам руководителя группы маркетинга и планирования отдела телекоммуникаций компании Panasonic Rus Евгения Карпова, если говорить про лазерные цветные устройства, то их доля сегодня день невелика: «В будущем ожидаем, что данный сегмент вырастет, но рост этот будет плавный».
С тем, что пока доля цветных устройств, по крайней мере в штучном выражении, составляет всего 5-7%, соглашается и Александр Шала-евский, добавляя при этом, что тем не менее именно в этом сегменте отмечена наилучшая динамика: «Сегмент цветных устройств в 2010 и начале 2011 года показывал самые высокие темпы роста. Только в I квартале 2011-го рынок цветных принтеров увеличился на 42%, а полноцветных МФУ — на 51%. Таким образом, общий рост сегмента цветного офисного оборудования составил 44,2%. Одной из главных причин столь быстрого развития стало значительное снижение цен на цветные принтеры и МФУ, которое составило 10-1 5% в персональном сегменте и 15-20% — в офисном».
Тенденция налицо, но, как отмечают эксперты, рост все-таки происходит недостаточно быстро и пока что цветной принтер в офисе — это прежде всего дополнительное устройство, а не «рабочая лошадка». «Этому способствует застарелое мнение пользователей о том, что печать черно-белых документов на цветном принтере обходится дороже, чем на обычном монохромном, — объясняет причину сложившейся ситуации Сергей Лебедев. — Многие цветные принтеры сконструированы таким образом, чтобы обеспечивать монохромную печать по такой же, а то и более привлекательной цене, как и на обычных монохромных устройствах той же стоимости».
— К сожалению, на нашем рынке по прежнему бытует стереотип, что использовать цветные устройства дорого, — соглашается Юрий Меркулов. — На самом же деле некоторые современные цветные устройства не только почти не отличаются в цене от черно-белых аналогичной производительности, но и предлагают чрезвычайно низкую себестоимость соответствующего отпечатка, сравнимую с себестоимостью на монохромном аппарате. Это позволяет использовать одно универсальное устройство как для цветной, так и для черно-белой печати.
Однако дело не только в цене самих устройств и отпечатков. Не стоит забывать, что порой без цвета действительно не обойтись. «Наглядные цветные документы помогают продаже идей, увеличивают их понимание и улучшают процесс обучения, а иногда и побуждают к оплате счетов, если они выпущены в цвете, — отмечает Тарик Алхоурани. — Цвет привлекает внимание читателей к деталям, а в черно-белом образце они могут остаться незамеченными. Цвет подчеркивает ключевые моменты, что, на примере презентации в Power Point, позволяет легче уловить смысл сообщения.
При разумном использовании цвета он может даже увеличить узнаваемость бренда компании или продукта, образуя определенную связь заданного цвета с конкретным брендом».
Приятные мелочи
Безусловно, такие параметры, как максимальная месячная нагрузка, время выхода первой страницы и другие технические характеристики принтеров и МФУ, должны являться первоочередными критериями при покупке оборудования, однако не стоит забыть и о дополнительных функциях, которые не только упростят рабочий процесс, но и в ряде случаев скажутся на эффективности труда.
Как отмечает Александр Шалаевский («Xerox Россия»), для пользователей периферийной техники важен удобный, интуитивно понятный интерфейс, который позволяет с легкостью ориентироваться и управлять заданиями на печать при любом уровне подготовки. «Кроме того, — добавляет он, — потребители обращают большое внимание на такие возможности, как печать документов с внешних носителей или мобильных устройств. А в связи с тем, что сотрудники компаний в большинстве своем заинтересованы в сохранении конфиденциальности данных, отправленных на печать, все большую актуальность приобретают функции защиты информации».
Немаловажными факторами являются наличие у устройств функций управления, в том числе через удаленный доступ, и контроля использования периферийной техники сотрудниками в офисе.
«Особенно востребованной стала благодаря распространению цветной печати функция контроля доступа к цветному копированию и печати, — считает Тарик Алхоурани (KYOCERA MITA RUS).
— Менеджеры начинают осознавать, какие расходы несет цветная печать, тем более если она не связана с важными для бизнеса работами. Благодаря популярности цветных принтеров (что, в принципе, понятно) некоторые сотрудники используют офисное устройство для печати, не связанной с их работой. Если такое происходит часто, это несомненно приведет к увеличению расходов на печать в данной организации. И даже документы, имеющие отношение к бизнесу, иногда печатаются в цвете — без определенной в этом нужды. Работа в цвете — это прекрасно, но не все документы нуждаются в этом. Поэтому все чаще возникает потребность в контроле доступа к цветным устройствам».
По словам Тарика Алхоурани, бизнес-пользователи также все большее внимание уделяют вопросам безопасности. Причина — повсеместное распространение подключенных к локальной сети печатающих устройств: «В использовании сетевых машин много смысла, и мы побуждаем людей делиться своими устройствами, насколько это возможно. Тем ни менее использование сетевого устройства, в зависимости от типа организации или бизнеса, может создать проблему безопасности. Например, это может подвергнуть риску конфиденциальность информации, содержащуюся в распечатанных документах. Часто важная информация, в том числе и личная (детали заработной платы, медицинские записи, договоры о цене и т. д.), не должна быть доступна каждому.
Поэтому некоторые организации нуждаются в решениях по безопасности печати».
Не стоит забывать и о других дополнительных функциях, напоминает Михаил Лизин («БИЗНЕС-ФАБРИКА»), таких как подключение устройства через Wi-Fi, а также сканирование в почту и Сеть.
—Из более классических дополнительных функций — двусторонняя печать и автоподача, — добавляет он.
Компании стали отдавать предпочтение МФУ, реализующим возможность печати с внешних носителей и мобильных устройств, а также сканирования с отправкой изображений на электронную почту и в сетевые папки.
На все руки мастер
Еще один вопрос, который по-прежнему продолжает волновать как руководителей компаний, так и технических специалистов: стоит ли покупать периферийную технику по отдельности — или же остановить свой выбор на многофункциональном устройстве? По словам директора по маркетингу и развитию бизнеса компании Brother Наиля Гималиева, пользователи уже сделали свой выбор в пользу МФУ, и универсальные устройства постепенно вытесняют принтеры, особенно в рознице.
Одна из основных причин смещения спроса — снижение цен на МФУ, считает Александр Шалаевский, добавляя при этом, что не последнюю роль играют такие факторы, как увеличение покупательной способности компаний и их стремление к более экономному использованию офисного пространства, ведь МФУ занимает гораздо меньше места, чем отдельно стоящие принтер, копир и сканер.
Цифры говорят сами за себя: во II квартале 2011 года российский рынок лазерных МФУ вырос на 25,6%, согласно отчету агентства IDC.
Требования, которые компании предъявляют к МФУ, не сильно отличаются от характеристик при выборе принтеров. «Сегодня основные параметры при выборе МФУ — это цена, функциональность,а также стоимость и ресурс расходных материалов, из которых складывается себестоимость страницы печати», — говорит Евгений Карпов (Panasonic Rus).
По словам Александра Шалаевского, для средних и крупных компаний большое значение имеет производительность и многозадачность устройства, его способность справиться с крупным документооборотом и обеспечить все потребности сотрудников, а также простота интеграции в существующую ИТ-инфраструктуру.
«В последние годы все большее внимание уделяется простоте работы с устройством и уровню автоматизации: важно, чтобы пользователи любого уровня не испытывали сложностей при работе с оборудованием, — говорит Шалаевский.
—Кроме того, в связи с растущей популярностью мобильных технологий компании стали отдавать предпочтение МФУ, реализующим возможность печати с внешних носителей и мобильных устройств, а также сканирования с отправкой изображений на электронную почту и в сетевые папки».
По словам Юрия Меркулова (Canon), МФУ сегодня — это не просто устройства, обладающие широким функционалом, а настоящие центры по работе с документами, позволяющими не только печатать или копировать, но и сканировать в самые разнообразные форматы — JPG, TIFF, PDF, OOXML, XMS и пр., распознавать текст в отсканированных документах, назначать права доступа к документам, созданным с помощью МФУ, отправлять их в электронную почту, сетевые папки, базы данных, а также по факсу, —Во многих случаях для работы с такими устройствами даже не требуется наличие компьютера, — говорит Меркулов. — Пользователи могут распечатывать необходимые формы и бланки, хранящиеся в сети или на МФУ, заполнять их от руки, сканировать и тут же рассылать по электронной почте или в систему электронного документооборота. Наличие встроенного веб-интерфейса позволяет выходить в Интернет непосредственно с устройства, скачивать и распечатывать необходимые документы, а возможность подключения к современным «облачным» системам делает удаленную работу с документами особенно удобной.
