Транспортные компании, ориентированные на лидерство в отрасли, уделяют повышенное внимание организации обучения и информационного обеспечения персонала. В связи с этим на новый уровень поднимается проблема эффективного хранения и использования документации, учебных материалов, инструкций и т.п. Электронная система позволяет упорядочить информационные ресурсы компании и мобилизовать их для дальнейшего развития бизнеса.
Во всем мире около 90% информации в компаниях хранится на различного рода бумажных носителях. В мире за год печатается 15,2 триллиона страниц, и в последующие 10 лет объем увеличится на 30%. В крупных транспортных компаниях и холдингах почти каждый документе предполагает ответственное долгосрочное хранение, характерна высокая обращаемость к архивным материалам. Географическая разбросанность представительств, необходимость согласования с государственными структурами, взаимосвязь с многими партнерами, разнообразие требований заказчиков на фоне приоритета выполнения графиков накладывают свой отпечаток на отношение транспортников к документам. Возможности электронного архива, удерживающего в порядке и регулируемой доступности большие массивы документов, полностью отвечают специфике отрасли. Система непрерывного обучения персонала на предприятии может быть эффективно поддержана электронной библиотекой, в которую включены необходимые учебные материалы.
Электронная библиотека и электронный архив предполагают массовое сканирование и обработку миллионов единиц хранения бумажных фондов и создание электронных изданий, причем формат бумажного документа может быть любой. Функциональным элементом подобного решения может быть, например, роботизированный сканер для автоматического сканирования переплетенных оригиналов (книг, журналов, руководств).
В результате создаются структурированные электронные коллекции, дублирующие или заменяющие полностью бумажные версии учебников, расписаний, экспертных заключений, методических пособий, приказов, инструкций, руководств, схем и планов. Электронная система хранения способны удерживать до нескольких терабайт информационных ресурсов без риска потери информации. Доступ к ней не ограничен удаленностью, т.к. обеспечивается телекоммуникационными технологиями. Электронная информация при необходимости может быть тиражирована на цифровых печатных машинах Xerox и распространена уже в бумажном варианте.
Ядро электронной системы хранения представляет собой централизованное хранилище электронных документов с архитектурой «клиент-сервер». Функциональные модули состоят из электронной цифровой типографии и линии сканирования и распознавания. Надежность системы обеспечивается тем, что в ней используются отказоустойчивые аппаратные и программные средства, предусматривается резервирование электропитания, применяются средства резервного копирования и восстановления данных из резервных копий. Необходимым условием успешного внедрения электронного архива или электронной библиотеки в организации служит удобство пользовательского интерфейса.
Внедрение электронной библиотеки интересно тем, что позволяет создать полнотекстовое электронное хранилище, ориентированное на современные методы поиска информации, повысить оперативность доступа к библиотечным изданиям, а также повысить полноту и достоверность предоставляемой информации. Среди самых очевидных бонусов электронных библиотек - эффективное обучение, экономия на бумаге, хранении, администрировании использования. В целом библиотечный портал может служить в качестве платформы для обеспечения единой точки доступа к электронным информационным ресурсам организации, предоставить дистанционный вход и обеспечить одновременное использование несколькими пользователями одного издания. Немаловажно, что старые или ценные учебные материалы лучше сохраняются, т.к. пользователи чаще обращаются к электронным копиям, а при необходимости могут получить копию на бумажном носителе. Благодаря ресурсам цифровой типографии, любое издание может быть воссоздано в бумажном виде в кратчайшие сроки тиражом от одного экземпляра, с полиграфическим качеством.
От профессионализма компании, помогающей внедрить на предприятии подобные решения, зависит ее соответствие реальным задачам предприятия, а значит, и получаемые преимущества. Опыт и уникальные технологии сканирования и печати компании Xerox, специализирующейся на работе с документами, используется в самых разных отраслях российского рынка. В своих проектах Xerox стремится к сохранению инвестиций заказчика в ИТ-инфраструктуру. В работе электронных архивов и библиотек могут быть задействованы уже имеющие ИТ-ресурсы (сервера и рабочие станции, сетевое оборудование, системное и офисное ПО), а программно-аппаратное обеспечение решения может использоваться не только для обеспечения функционирования электронной библиотеки, но и для других задач заказчика. Немаловажно, что предлагаемые Xerox решения уже апробированы в ряде российских организаций и показали свою высокую эффективность.
