В любом офисе легко оценить потребность в печати, сканировании и копировании: достаточно воспользоваться счетчиками. А затем, зная нужды корпоративного «населения», подобрать устройства с необходимыми техническими характеристиками. Но жизнь вносит свои изменения в идеальную модель. При открытии офиса трудно судить о его потребностях. В таком случае обычно устанавливается МФУ (многофункциональное устройство, объединяющее в себе принтер, сканер, копировальный аппарат и, иногда, факс). Впоследствии к нему докупаются другие устройства по мере роста числа сотрудников. Приобретения, как правило, делаются без какой-либо стратегии, и компания постепенно обрастает целым «зоопарком» устройств.
«Велосипед» для решения этой проблемы давно изобрели. Но при его использовании возникают свои трудности, проистекающие из необходимости тестирования потребностей.
Начать С НУЛЯ. Опрошенные «Ф.» эксперты видят два варианта исходной ситуации. Первый - офис не заселен, оборудование пока не установлено. Как потратить минимальную сумму денег с максимальной эффективностью, сразу приобретя оптимальный набор? Для тестирования потребностей можно арендовать оборудование или купить его, нос возможностью расстаться с ним с наименьшими потерями. Подобные условия может предложить компания, предоставляющая услуги аутсорсинга офисной печати. Далее весь персонал разбивается на группы в соответствии с потребностями. Например, бухгалтерии достаточно черно-белого принтера. А вот дизайнерской группе наверняка потребуется цветной МФУ A3. На каждом устройстве устанавливается собственный «счетчик».
В дополнение к этому в «богатых» компаниях системный администратор может установить специальное программное обеспечение (ПО), которое будет собирать и обрабатывать статистические данные. Мечта любого начальника - знать, кто, сколько и в каком объеме печатал на сетевых принтерах. Но даже такие продвинутые решения самостоятельно не смогут понять потребности организации, даже на основе всей собранной информации. «Ни одно ПО не способно справиться с задачами оптимизации. Потому что похожих друг на друга организаций не существует, - говорит Михаил Лагутин, специалист отдела отраслевых решений «Ксерокс Россия». - Эффект от оптимизации может быть получен только в результате кропотливого анализа существующей ситуации. ПО - лишь маленький компонент этого процесса».
Специализированное программное обеспечение поможет меньше тратить в дальнейшем. Например, с помощью запретов на цветную печать определенным пользователям. «Целесообразность покупки и установки такого ПО возрастает с увеличением числа принтеров, - говорит Олег Бондарев, руководитель по работе с партнерами компании OKI Printing Solutions. - Например, смысл в установке Print Supervision появляется при работе в офисе 10 принтеров». Программа позволяет, разместив на поэтажном плане помещения пиктограммы принтеров, централизованно контролировать степень износа расходных материалов на любом устройстве, подключенном к сети.
Более экзотичная услуга - due diligence процесса печати. «Оценку эффективности можно дать только после полноценного изучения процессов документооборота организации, - говорит Михаил Лагутин. - Подобный анализ может занимать 1,5-2 месяца. Иногда больше, в зависимости от размера организации и сложности ее структуры». Кроме анализа загрузки техники, изучаются потоки документов, расположение печатающих устройств, пути перемещения сотрудников внутри офиса, используемое программное обеспечение. «Такой due diligence инфраструктуры позволяет выявить причины неоптимального функционирования», - поясняет Михаил Лагутин. По данным компании HP, экономический эффект от оптимизации парка и настройки на реальные потребности компании при условии соблюдения рекомендаций по итогам комплексного анализа составляет в среднем 30% экономии на затратах на печать. Затем начинается процесс анализа накопленной информации. Например, выясняется, что для одной группы из 20 человек установлен один принтер. Однако комната отдела имеет форму длинного коридора. И людям приходится тратить много времени на «пробежки». Конечно, это полезно для здоровья, но вредит работе. Хотя мощность одного устройства с лихвой покрывает общие потребности отдела, но установить придется все же 2-3 принтера. Сэкономить можно, подобрав машины с низкой производительностью. В результате рождается перечень оборудования, который можно представить в виде таблицы. Один столбец - технические характеристики, второй - количество устройств, третий - название группы пользователей.
Второй вариант исходной ситуации - уже работающий офис с установленным оборудованием и слишком высокими расходами на печать. Счетчики устанавливаются на уже имеющиеся устройства. Пока идет тестирование, подыскивается канал сбыта техники б/у. Далее все по описанной выше схеме.
К принтеру по талонам, под волшебный перечень оборудования подбираются конкретные модели. Менеджер по бизнес-технике московского представительства компании Epson Europe Артем Титов рекомендует учитывать следующие параметры:
При выборе стоит не забывать о дополнительных функциях. Кому-то необходимы МФУ с функцией «для меня», когда страница печатается только при поднесении к устройству индивидуальной магнитной карты. Или требуется приобрести устройства, использующие технологию интеллектуальной оценки документа: машина самостоятельно рассчитывает площадь области, которую предлагается «залить» чернилами. Далее шрифт на документе печатается с использованием нормальной концентрации краски, область «заливки» - с расходом в 3 раза меньше нормы. На выходе получаются более бледные, но вполне читабельные диаграммы и картинки. Этот способ экономии используют для создания черновых вариантов презентаций или документов внутреннего пользования.
Печать на стороне, неплохой способ сэкономить - аутсорсинг. Приглашенные консультанты проведут тестирование потребностей клиента, предложат оборудование и сервисное обслуживание. Итоговая стоимость услуги устанавливается как плата за аренду или как стоимость одного оттиска формата А4. Некоторые аутсорсеры даже бумагу поставляют за свой счет. Договор, как правило, заключается на несколько лет, но цена фиксируется на один год. Ближе к окончанию периода «фиксации» аутсорсер может «обследовать» бизнес и предложить новый набор устройств. «Перед составлением договора и предоставлением оборудования компания - поставщик услуг оценивает текущую эффективность печати клиента и по истечении договора дает рекомендации по замене или модернизации», - рассказывает Артем Титов. «Аутсорсинг не обязательно позволит сэкономить, но избавит от хлопот, - считает Олег Бондарев. - В финансовом плане, как правило, все же выгоднее иметь свои принтеры. В каждом конкретном случае надо делать расчеты. Например, цены на расходные материалы для аутсорсера ниже, чем для конечного заказчика. За счет этого возможна экономия».
Среди российских компаний пока мало предприятий, воспользовавшихся услугой аутсорсинга офисной печати. И в основном это банки. Постепенно намечается положительная тенденция: «Объем аутсорсинговых контрактов в 2007 году по сравнению с 2006 годом вырос в 2 раза, - анализирует ситуацию Михаил Сорокин, менеджер по развитию категории многофункциональных устройств компании HP. - С оглядкой на устоявшийся мировой рынок (Европа, США), где вес аутсорсинговых контрактов составляет 30-40% в общих затратах на офисную печать, до 2010 года объем российских поставок в рамках аутсорсинговых контрактов составит 30%».
Метод опроса
Оценка по Олегу Бондареву (OKI Printing Solutions):
«Самый простой способ - спросить офис-менеджера, сколько бумаги уходит в месяц в компании. Затем прикинуть скорость роста компании, перспективы принятия на работу новых сотрудников, прибавить 10-20% «на всякий случай». Получив приблизительную цифру, надо определить число принтеров для индивидуального и общего пользования. Наиболее простое решение: одна комната - один принтер. Впрочем, все зависит от специфики компании. Возможно, персональный принтер нужен каждому, а кое-где будет достаточно одного «тяжелого» аппарата. Чаще всего применяются «смешанные» варианты. Приведу пример топологии офиса в 12-15 человек плюс бухгалтерия и дизайнерский отдел. Ставим один производительный принтер формата A3 с большой месячной нагрузкой и высокой скоростью печати. Отдельные относительно дешевые принтеры устанавливаются в бухгалтерии и для шефа, дабы обеспечить конфиденциальность. Напоследок ставим цветной принтер для дизайнеров».
