Работая с людьми, техникой или коммуникациями, вольно или невольно мы работаем с бумагами. Такова данность современного мироустройства. Предприятия жилищно-коммунального хозяйства (ЖКХ) - одни из активных участников глобального документооборота. Не потерять информацию, рационально выстроить систему формирования и рассылки документации адресатам и не увязнуть в бумажной работе помогают автоматизированные решения.
Рассылка - не проблема
Модернизация и оптимизация документооборота стали актуальной задачей предприятий ЖКХ, поскольку объемы документации растут, а помимо текущих документов необходимо систематизировать и хранить архивы. Также на повестке дня коммунальщиков - рационализация системы учета работ, оперативная печать документов и рассылка персонализированных счетов-извещений потребителям услуг.
Согласно требованиям текущего законодательства обязательной для отрасли ЖКХ и энергосбытовых компаний стала не только рассылка персонализированных счетов-извещений, но и конфиденциальность этих отправлений. Однако несмотря на принятый закон о конфиденциальности информации многие организации распространяют счета по-старинке в открытом виде в почтовые ящики потребителей услуг, что не соответствует букве закона. Информация платежного документа должна быть быть скрыта от посторонних глаз и предназначена исключительно адресату – ни сотрудник почты, ни сотрудник управляющей компании не должен видеть деталей счета потребителю. Да и информирование граждан при помощи рассылки персонализированных извещений еще не исчерпало весь свой потенциал. Рассылки готовых к оплате платежных документов повышают прозрачность расчетов с абонентами, делают схему оплаты потребителями услуг ЖКХ и электроэнергии более удобной и сокращают ошибки при оплате услуг.
Персонализированная рассылка предоставляет следующие возможности:
В перспективе в отрасли планируется внедрять новые способы оплаты с использованием технологий интернета и мобильной связи, позволяющие максимально автоматизировать процесс оплаты населением счетов. Однако рассылка персонализированных извещений в любом случае остается основным способом коммуникации с населением, поскольку не все потребители «на ты» с компьютером или мобильным телефоном.
Дорогая ручная работа или автоматизация?
На печать, упаковку и рассылку квитанций тратятся значительные ресурсы компании. Использование офисного оборудования для печати персонализированных квитанций приводит к повышению стоимости и снижению качества отправлений, а низкая надежность офисных печатных систем зачастую не позволяет выполнить печать вовремя, что является критичным не только из-за нарушения установленных законом сроков, но не позволяет эффективно собрать платежи и снижает платежную дисциплину граждан. В то же время печать счетов на высокоскоростных промышленных принтерах и использование специализированного программного обеспечения Xerox позволяет сократить сроки подготовки и печати счетов в несколько раз.
Автоматизация ручных операций с помощью промышленных комплексов Xerox и высокое качество отправлений позволяют более эффективно производить рассылку квитанций. Поскольку комплексы печати и конвертирования Xerox позволяют оперативно запечатывать счета в конверты, то рассылка соответствует стандартам по защите конфиденциальности информации.
Перед тем, как персонализированное извещение будет направлено потребителю услуг по почте, информация должна пройти ряд преобразований, в том числе процесс разработки электронных форм документов, содержащих постоянную информацию и элементы оформления, обработку с использованием технологии печати переменных данных, , печать, конвертование документов и подготовку сопроводительной документации для почты. Необходимыми элементами при работе с клиентскими счетами также являются соблюдение конфиденциальности, учет производства, формирование текущей и периодической отчетности.
В ряде случаев для достижения экономической эффективности и снижения рисков процесса рассылки, печать персонализированных документов может быть передана на аутсорсинг компании Xerox или ее Партнерам.
Программные продукты Xerox для предприятий ЖКХ
Повысить эффективность работы предприятий ЖКХ позволяют программные продукты из обширного инструментального набора Xerox FreeFlow, содержащего около 20 различных продуктов промышленного уровня, множество оригинальных технологий. Инструментальный набор Xerox FreeFlow состоит из целого ряда программных продуктов, работающих на базе уникального стандарта VIPP, что в переводе на русский означает «интеллектуальная среда подготовки и печати переменных данных».
Не имеющий аналогов Xerox VIPP обеспечивает значительное увеличение производительности систем печати и унификацию процедуры подготовки документов с переменным содержанием. С помощью Xerox VIPP "сборка" персональных извещений происходит непосредственно в процессе печати, что многократно снижает нагрузку на компьютерную сеть и компьютеры предприятия и сокращает время печати рассылки. VIPP может использовать персональные данные из различных источников, то есть позволяет создавать сложные извещения, включающие персональные данные клиента, информацию по различным счетам и даже персональную графическую рекламу, например, в зависимости от места проживания получателя извещения. Несмотря на то, что VIPP является профессиональным сервисом, для него разработаны и достаточно простые и легкие в освоении инструменты, - такие, например, как Lytrod Proform Designer.
Набор программных средств Xerox InFolio нацелен на упрощение и стандартизацию операционной отчетности. Это программное обеспечение автоматизирует рутинные операции по регулярному созданию комплектов обязательных отчетных документов.
InFolio обеспечивает повышение прозрачности выполнения деловых процедур, позволяя создавать формы современных документов, соответствующих всем действующим нормам и правилам. Печать из унаследованных приложений также теперь не является проблемой. Другие полезные качества InFolio: компиляция информации из разных источников и маршрутизация заданий.
Лицом к клиенту
Основная задача создания собственного центра биллинговой печати – максимально повысить собираемость платежей, сократить задержки оплаты услуг. Эффективная работа центра настроена на сокращение производственных издержек и сроков выпуска платежных документов. Широкая линейка оборудования Xerox позволяет удовлетворять запросы предприятий, независимо от количества обслуживаемых абонентов и объема рассылки. Основные заказчики внедрения автоматизации в коммунальной отрасли – это водоканалы, единые расчетные центры (ЕРЦ), энергосбытовые компании. Отвечая на реальные потребности сектора ЖКХ, Xerox разработал специальное программное обеспечение, которое позволяет заказчикам формировать и обрабатывать электронные документы, наладить производство извещений, напоминаний и счетов потребителям, проводить массовые информационные и рекламные рассылки, готовить регулярную отчетность.
Как показывает практика, использование персонализированного счета, доставляемого абоненту, кардинально сокращает количество ошибок, минимизирует объем работы операторов и ускоряет получение платежа. Рассылка персонализированных, готовых к оплате счетов сегодня используется повсеместно от ЖКХ до операторов связи.
Как и в целом на отраслевых промышленных рынках, в ЖКХ Xerox следует принципу, отличающемуся от общепринятой тактики многих поставщиков программных продуктов. Принципиальное отличие Xerox – стремление решать конкретные задачи, стоящие перед заказчиком и отвечать за результаты именно этих комплексных решений. Другими словами, в Xerox не пытаются изменить процедуры клиента под программный продукт, а наоборот адаптируют свои базовые решения под конкретного клиента. Такой гибкий подход, естественно, ближе заказчику. Но, кроме того, он оказался и более успешным с точки зрения рынка. В зависимости от потребности, используется разнообразное оборудование, программные продукты, услуги и технологии. Надо заметить, что помимо собственных решений Xerox предлагает и более ста программных продуктов своих партнеров, что лишний раз доказывает стремление максимально оптимизировать решение для заказчика.
На данный момент, индивидуально разработанные решения Xerox внедрены на таких предприятиях, как Мосэнергосбыт, Челябэнергосбыт, Кубаньэнергосбыт, Московская Объединенная Энергетическая Компания (филиал Горэнергосбыт), Астраханьэнергосбыт, Ставропольэнергосбыт, Санкт-Петербург ВЦКП, Екатеринбург ЕРЦ.
Если решается типовая отраслевая задача, полученное решение может быть транслировано и на других заказчиков в отрасли, на аналогичные организации и предприятия. Типичный пример работающего решения Xerox - Екатеринбургский ЕРЦ, в котором оборудование Xerox установлено с 2005 года Максим Миронов, ИТ-директор Екатеринбургского ЕРЦ,отмечает: «Система Xerox, позволила намного оперативнее справляться с задачами ЕРЦ и перейти на новый качественный уровень обслуживания населения. Соблюдение конфиденциальности отправлений на нашем предприятии обеспечивается оборудованием Xerox, при помощи которого счета упаковываются в конверты непосредственно при печати. В будущем году, мы планируем заменить износившуюся технику аналогичными моделями Xerox».
Применение технологий Xerox эффективно в любой сфере, где производится работа с населением, и ЖКХ во многом находится в авангарде модернизации и повышения эффективности процессов обработки документов.
