Обработка и производство документов в рамках ЦОД

С каждым днем неудержимо растет количество разнообразной информации, проходящей через центры обработки данных. При этом, несмотря на обилие современных электронных носителей, поток бумажных документов не иссякает, а наоборот, становится все более обширным.

Подсчитано, что даже в развитых странах около 40% людей передают сегодня друг другу информацию в бумажном виде и, по мнению специалистов, доля эта сокращаться не будет. А это значит, что преобразование электронных потоков информации в бумажные документы будет актуальным еще в течение многих лет. Поэтому в настоящее время при проектировании центров обработки данных по-прежнему необходимо уделять особое внимание подсистемам печати и обработки бумажных документов. Причем, с учетом того, что требования к ним будут постоянно расти. Например, если в дальнейшем предполагается автоматическая обработка документа, еще на этапе создания он должен обладать соответствующими характеристикам - цифровыми элементами защиты и идентификации, машиночитаемыми управляющими кодами и прочим.

В центре или на местах?

Сегодня существует три модели построения системы производства документов. Ответить на вопрос, какая модель является оптимальной, компании необходимо еще на этапе, предшествующем проектированию ЦОДа.

Централизованная модель предусматривает производство и формирование документов в едином центре, поэтому предполагает высокие требования к производственным мощностям. Зато централизация дает возможность осуществлять контроль над всеми процессами, реализовывать подготовку документов на профессиональном уровне и обеспечивать постоянный уровень качества с минимальными затратами. Однако она не позволяет оптимально распределять нагрузку.

Децентрализованная (распределенная) модель является более гибкой, так как дает возможность использования нескольких мелких подсистем производства документов, приближенных к потребителю информации. Однако при децентрализации усложняется процесс управления всей системой, возникают сложности с эксплуатацией и поддержкой.

Смешанная модель считается наиболее эффективной в наших условиях, поскольку она позволяет выбирать в каждом конкретном случае наиболее подходящую схему. Например, при высоких требованиях к безопасности или с учетом специфики операций пользоваться централизованной моделью, а документы, к которым подобных требований не предъявляется, отправлять во вспомогательные центры для их формирования на местах.

Обеспечить бесперебойную работу любой выбранной модели эффективно помогает передача документооборота на аустсорсинг, приобретающая все большую популярность в развитых странах мира. Это связано с тем, что аутсорсинг позволяет заказчикам сконцентрироваться на своем основном бизнесе, доверив производство и обработку документов подрядчику-профессионалу. В первую очередь, на аутсорсинг есть смысл выносить специфические задачи, связанные с высокими объемами и пиковыми нагрузками, например, массовые персонализированные рассылки.

В нашей стране серьезный опыт подобной работы имеет компания Xerox. Компания уже активно продвигает услуги аутсорсинга на территории Москвы и Санкт-Петербурга и внимательно изучает перспективы развития данного сервиса в региональных центрах России. Она не только реализует аутсорсинговые услуги по обработке документов как на территории заказчика, так и вне ее, но и помогает своим клиентам в детальном анализе офисного документооборота, разработке согласованной стратегии и ее планомерном внедрении с учетом особенностей бизнеса и корпоративной культуры заказчика. При этом достижение планируемых показателей эффективности и снижения издержек гарантируются на уровне договора.

Возможности современных систем

Печать в рамках ЦОД может быть многообразна и зависит от тех задач, которые ставятся перед компанией, в том числе:

• Производство широкого ассортимента документов, который включает в себя все виды отчетности (в том числе и перед государственными органами), маркетинговые документы, а также товаро-отгрузочную и сопроводительную документацию. Такие документы, как правило, компонуются из важной для получателя финансовой информации, графики и других данных.
• Автоматическое формирование на базе одного или нескольких шаблонов большого количества разнообразных документов, предназначенных для индивидуальных получателей – «массовые персонализированные рассылки».

Построение персонализированных документов для массовых рассылок

• Использование полноцветной печати, которая многократно повышает качество восприятия информации и во многих случаях является не просто экономически оправданной, но и может служить инструментом для извлечения дополнительной прибыли. Особенно это касается маркетинговых бизнес-документов.
• Послепечатная обработка документов (сшивка, брошюрование, фальцовка, формирование почтовых отправлений, нанесение специальных покрытий). Оформление в немалой степени определяет эффективность документа, который часто является единственным реально работающим каналом общения компании с клиентами и партнерами.
• Возможность параллельного выполнения разнообразных операций с документами без снижения производительности. Обычно параллельность процессов обеспечивается за счет максимальной автоматизации сложных и повторяющихся операций. В централизованной модели комплекс обработки документов строится на базе цифровой печатной линии, включающей все необходимые устройства для послепечатной обработки документов нужных типов.

Слагаемые успеха

Проанализировать всю информацию, необходимую для построения эффективной подсистемы печати и обработки документов не так уж просто. И внутри компании далеко не всегда есть профессионалы, способные справиться с этой задачей. Поэтому рациональнее всего к проектированию привлечь экспертов и консультантов Xerox, которые имеют соответствующий опыт и квалификацию для проведения подобного комплексного исследования. Очень важно подготовить экспертам максимально полные данные о документообороте фирмы (эта задача обычно решается на уровне управления).

Распространенный принцип «подгонки» задачи под бюджет себя совершенно не оправдывает. Только правильное определение задачи, с учетом принципов непрерывности изменений и разумной достаточности, позволяет построить систему, которая будет отвечать истинным потребностям компании. А что касается затрат, то сегодня есть множество инструментов и опций для контроля операций с документами. Разумное и обоснованное применение многих из них позволяет существенно сократить издержки. Кроме того при выборе компонентов системы необходимо учитывать не только цену оборудования, но и стоимость его эксплуатации, при таком подсчете первоначально кажущиеся дешевыми устройства могут впоследствии оказаться чрезмерно дорогими. При этом следует обращать внимания не только на цены, но и на реальные возможности поставщиков и сервисных организаций: важным критерием выбора является налаженная система сервисного обслуживания, которая характерна для Xerox – именно с ней напрямую связана реальная эффективность систем компании. Если своевременно учесть все эти особенности, то задача построения эффективной системы производства документов, может быть решена вполне успешно.