Резерв экономии - Публикации в СМИ | Xerox Россия - Xerox
07.12.2010

Резерв экономии

Скачать статью в pdf

Всестороннее сокращение издержек стоит в ряду приоритетных задач менеджмента отечественных энергокомпаний. Это один из основополагающих способов оптимизации бизнес-процессов, поддержания конкурентоспособности продукта или услуги и увеличения прибыли.

Вместе с тем в снижении затрат заинтересованы не только собственники предприятий, но и государство: уровень тарифов на электроэнергию в нашей стране напрямую зависит от объема расходов субъектов естественных монополий. Доказательством первостепенности проблемы экономии средств служат разработанные Министерством энергетики РФ меры, направленные на повышение внутренней эффективности, сокращение операционных и инвестиционных издержек энергокомпаний с государственным капиталом.

Экономия в несколько миллионов рублей от оборота энергопредприятия является существенным фактором улучшения производственной деятельности, особенно в кризисный и посткризисный периоды развития.

В сложных экономических условиях большая часть как частных, так и государственных организаций в первую очередь отправляет «под нож» значительную долю таких статей бюджета, как расходы на заработную плату, рекламу, программное обеспечение. Естественно, все это не проходит бесследно и безболезненно. В данной связи любому ответственному руководителю очень важно найти для себя ответ на вопрос: а так ли уж нереально снизить издержки без радикальных изменений кадрового состава, рекламной политики и т. п.? Возможно, вложение относительно скромных средств в современные информационные технологии способно привести к желаемой экономии?

Как показывают исследования, при рассмотрении расходных статей бюджета особое внимание следуют обратить на рациональное использование оргтехники.

Судя по российской практике, в крупных бизнес-структурах, имеющих огромный парк печатно-копи-ровальных устройств, не всегда налажен контроль затрат на офисную печать, и менеджмент зачастую даже не представляет, в какую сумму она обходится.

Аналитики компании All Associates провели оценку подобных издержек в организациях различных отраслей, куда вошли и предприятия энергетического комплекса. Были получены ошеломляющие данные. В среднем расходы на печать различных документов составляют около 1% (!) от общекорпоративного оборота средств. Другие исследования дают еще более значимые показатели. Так, эксперты IDC и Gartner полагают, что упомянутые процессы «съедают» в среднем от 3 до 5% оборота. Несложно понять, насколько велики потери компаний с многомиллионными операционными объемами.

Проанализировав структуру внутриофисных расходов, аналитики сделали вывод, что их можно сократить почти на 30%, если выбрать разумное решение проблемы. Серьезная экономия средств достижима за счет применения специальных технологий мониторинга и контроля, причем использование соответствующих технологий в офисах с большим штатом сотрудников обеспечивает наилучший результат.

Не секрет, уровень затрат на документооборот является одним из основных параметров, характеризующих его эффективность. Если мелкие фирмы в состоянии «в ручном режиме» организовать контроль расходов в данном сегменте, то отследить и тем более существенно снизить этот показатель в крупных компаниях без внедрения специальных технологий практически невозможно.

Необходимые программные решения предоставляются производителями офисной (печатной) оргтехники. Согласно оценкам Gartner, в 2007 г. 53% мирового рынка систем управления офисной печатью приходилось на ИТ-продукты Xerox и Fuji Xerox. По признанию специалистов этих компаний, одна из самых успешных разработок в данной области — технология SafeQ, которая обеспечивает следующие требуемые для целей экономии функции:

- экономичную сетевую печать;

- мониторинг печатных процессов, позволяющий краткосрочно или долгосрочно снижать их интенсивность, тем самым регулируя соответствующие расходы;

- оптимизацию печатных и копировальных работ на основе рентабельной эксплуатации устройств;

- распределение затрат по подразделениям, проектам, оборудованию, пользователям.

В качестве простого примера эффективности программы SafeQ можно привести функцию управления печатью документов компании в цвете. Зачастую данный вид печати используется офисными сотрудниками только потому, что именно это устройство оказывается ближе к рабочему месту или нет желания изменить настройки. В результате предприятие оплачивает ненужную дорогостоящую операцию. Технология SafeQ дает возможность ограничить круг людей, имеющих права доступа к цветному копированию или печати, а также настроить принудительный черно-белый режим работы оборудования. Даже столь элементарная, казалось бы, оптимизационная мера несомненно уменьшит расходы компании, где трудятся сотни человек.

SafeQ включает в себя серверное программное обеспечение, поддерживающее в том числе идентификацию персонала с помощью бесконтактных карт или ввода PIN-кода. Причем одна и та же карта может использоваться и для идентификации, и для прохода сотрудников через турникеты в здание. Функция «Follow Me» позволяет распечатывать документ на любом многофункциональном устройстве, подключенном к системе. Программа ведет учет всех операций, выполняет анализ различных показателей, предоставляет результаты в наглядной форме, осуществляет мониторинг загрузки устройств, облегчая дальнейшую оптимизацию печатной инфраструктуры. Решение соответствует повышенным требованиям к информационной безопасности, так как обеспечивает полный контроль печатных и сканируемых документов, вплоть до анализа их содержимого.

Стоимость SafeQ зависит от параметров и количества печатающих устройств в корпоративной сети, задач конкретного предприятия и степени доработки под требования заказчика. Внедрение решения в офисе крупной компании занимает в среднем один месяц и обходится в сумму порядка 50 тыс. долл. Как показывает практика, экономия после внедрения решений Xerox достигает 20—30% от объема прежних расходов на печать.

Владимир Лысенко, руководитель департамента энергетики компании "Xerox Россия"

Система контроля SafeQ прошла апробацию в ряде отечественных энергетических компаний. Внедренная в филиале ОАО «Холдинг МРСК» — ОАО «МРСК Юга» система SafeQ показала свою эффективность и за 9 месяцев работы позволила значительно снизить затраты предприятия на офисную печать. При помощи SafeQ в «МРСК Юга» определяется статус пользователей и осуществляется контроль печатных операций. Для того чтобы воспользоваться, например, принтером, необходима авторизация, которая выполняется после сканирования карточки, имеющейся у каждого сотрудника компании. Если оборудование занято или ремонтируется, программа переадресует задание на другой принтер или многофункциональное устройство. Помимо этого технология позволяет отслеживать работу локальных принтеров.

Система SafeQ в ОАО «МРСК Юга» работает на базе MS Windows. Она поддерживает функцию регистрационного журнала, что предотвращает несанкционированное использование оборудования, контролирует расходы по каждому отделу и пользователю, ведет строгий учет в соответствии с установленным лимитом.

Результатом внедрения SafeQ стало значительное сокращение расходов на печать, четкое администрирование и мониторинг процессов, существенное увеличение скорости обработки документов.



Сравнительная характеристика технологических функций программы SafeQ

Функция

Характеристика

Процесс


Direct Print

Организация очередности выпол­нения работ

Сервер SafeQ идентифицирует пользователя, анализирует задачи, регистрирует показа­тели (число страниц, цветность, применимость двусторонней печати, расход тонера на страницу) и отправляет задание на печать


Учет печати на сетевых принтерах

- Автономный учет:

анализ материала и регистрация количества страниц;

- интерактивный учет:

после передачи задания на прин­тер система поддерживает с ним связь, отслеживает число напеча­танных страниц и ведет точную статистику


Пользователь с рабочего места посылает задание на сервер SafeQ, данные немедленно передаются на принтер, материал печатается, одновременно происходит статистиче­ский учет

Учет печати на локальных принтерах

Каждый компьютер с установлен­ным ПО SafeQ отслеживает работу локального принтера и отправ­ляет информацию об его исполь­зовании в общую базу данных


Пользователь направляет задание на принтер, после печати учетная информация пере­сылается на сервер

Безопасная печать

Предотвращение возможности попадания документа в чужие руки или не по назначению: пе­чать осуществляется только в присутствии пользователя


Сотрудник посылает задание на печать с рабочего места, задание передается на сервер SafeQ и затем на конкретный принтер; пользователь подходит к принтеру, идентифици­руется с помощью магнитной карты и контролирует печать материала; данные по опе­рации сохраняются на сервере учета

Follow Me

Печать выполняется на любом принтере

Система проверяет совместимость параметров работы с возможностями принтера — это повышает надежность и исключает проблемы, если принтер вышел из строя или функ­ционал устройства не соответствует задачам (например, отсутствует нужный вид степли-рования или требуется использование специальных материалов)


Порядок копирования

Организация очередности копи­ровальных операций

При заблокированном копировальном устройстве система идентифицирует пользова­теля, снимает блокировку, выполняет задание и осуществляет учет выполненной работы


Кластерное решение

Обеспечение бесперебойности работы

При выходе принтера из строя система поддерживает распределение загрузки между печатающими устройствами


Сбор данных

Обеспечение централизованного учета данных

Централизованное управление позволяет вести учет данных в распределенных филиа­лах, где подключена любая версия SafeQ, с использованием даже медленных каналов связи; при копировании сбор данных возможен без терминалов


Мониторинг и отчеты

Выполнение мониторинга по сле­дующим показателям: число страниц, использование двусто­ронней печати, цветность, запол-няемость страниц (расход тонера)


Формируются отчеты о работе копировальных устройств и любых принтеров: много­функциональных, широкоформатных, локальных (включая USS-принтеры); учет ведется применительно к пользователям, проектам, устройствам, подразделениям; при необходимости менеджмент получает данные о затратах подразделений на печать по электронной почте;

применяются различные варианты настройки фильтров для создания отчетов: за опре­деленный период времени, в разрезе устройств, подразделений, проектов, пользовате­лей, дней недели; отчеты могут иметь различную визуальную реализацию: в виде гра­фиков, сравнительных таблиц, диаграмм, журнала: доступ к отчетам осуществляется через web-интерфейс из любой точки в сети

Связаться с нами

Горячая линия

Москва

+7 (495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882Обратная связь
После установки ЦПМ Xerox Versant 180 Press компания «Полиграфика» стала получать на 20% больше заказов

Благодаря установке ЦПМ Xerox Versant 180 Press компания «Полиграфика» расширила ассортимент…

Подробнее
Xerox подписал соглашение о партнёрстве с Московским издательско-полиграфическим колледжем им. И. Фёдорова

Xerox стал партнёром Московского издательско-полиграфического колледжа имени Ивана Фёдорова (МИПК им. И. Фёдорова). Компания будет проводить в учреждении…

Подробнее

Горячая линия

Москва

+7(495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882 Подробнее
Подписаться на рассылку

Скачать PDF

Демо/Видео