Резерв экономии

Скачать статью в pdf

Всестороннее сокращение издержек стоит в ряду приоритетных задач менеджмента отечественных энергокомпаний. Это один из основополагающих способов оптимизации бизнес-процессов, поддержания конкурентоспособности продукта или услуги и увеличения прибыли.

Вместе с тем в снижении затрат заинтересованы не только собственники предприятий, но и государство: уровень тарифов на электроэнергию в нашей стране напрямую зависит от объема расходов субъектов естественных монополий. Доказательством первостепенности проблемы экономии средств служат разработанные Министерством энергетики РФ меры, направленные на повышение внутренней эффективности, сокращение операционных и инвестиционных издержек энергокомпаний с государственным капиталом.

Экономия в несколько миллионов рублей от оборота энергопредприятия является существенным фактором улучшения производственной деятельности, особенно в кризисный и посткризисный периоды развития.

В сложных экономических условиях большая часть как частных, так и государственных организаций в первую очередь отправляет «под нож» значительную долю таких статей бюджета, как расходы на заработную плату, рекламу, программное обеспечение. Естественно, все это не проходит бесследно и безболезненно. В данной связи любому ответственному руководителю очень важно найти для себя ответ на вопрос: а так ли уж нереально снизить издержки без радикальных изменений кадрового состава, рекламной политики и т. п.? Возможно, вложение относительно скромных средств в современные информационные технологии способно привести к желаемой экономии?

Как показывают исследования, при рассмотрении расходных статей бюджета особое внимание следуют обратить на рациональное использование оргтехники.

Судя по российской практике, в крупных бизнес-структурах, имеющих огромный парк печатно-копи-ровальных устройств, не всегда налажен контроль затрат на офисную печать, и менеджмент зачастую даже не представляет, в какую сумму она обходится.

Аналитики компании All Associates провели оценку подобных издержек в организациях различных отраслей, куда вошли и предприятия энергетического комплекса. Были получены ошеломляющие данные. В среднем расходы на печать различных документов составляют около 1% (!) от общекорпоративного оборота средств. Другие исследования дают еще более значимые показатели. Так, эксперты IDC и Gartner полагают, что упомянутые процессы «съедают» в среднем от 3 до 5% оборота. Несложно понять, насколько велики потери компаний с многомиллионными операционными объемами.

Проанализировав структуру внутриофисных расходов, аналитики сделали вывод, что их можно сократить почти на 30%, если выбрать разумное решение проблемы. Серьезная экономия средств достижима за счет применения специальных технологий мониторинга и контроля, причем использование соответствующих технологий в офисах с большим штатом сотрудников обеспечивает наилучший результат.

Не секрет, уровень затрат на документооборот является одним из основных параметров, характеризующих его эффективность. Если мелкие фирмы в состоянии «в ручном режиме» организовать контроль расходов в данном сегменте, то отследить и тем более существенно снизить этот показатель в крупных компаниях без внедрения специальных технологий практически невозможно.

Необходимые программные решения предоставляются производителями офисной (печатной) оргтехники. Согласно оценкам Gartner, в 2007 г. 53% мирового рынка систем управления офисной печатью приходилось на ИТ-продукты Xerox и Fuji Xerox. По признанию специалистов этих компаний, одна из самых успешных разработок в данной области — технология SafeQ, которая обеспечивает следующие требуемые для целей экономии функции:

- экономичную сетевую печать;

- мониторинг печатных процессов, позволяющий краткосрочно или долгосрочно снижать их интенсивность, тем самым регулируя соответствующие расходы;

- оптимизацию печатных и копировальных работ на основе рентабельной эксплуатации устройств;

- распределение затрат по подразделениям, проектам, оборудованию, пользователям.

В качестве простого примера эффективности программы SafeQ можно привести функцию управления печатью документов компании в цвете. Зачастую данный вид печати используется офисными сотрудниками только потому, что именно это устройство оказывается ближе к рабочему месту или нет желания изменить настройки. В результате предприятие оплачивает ненужную дорогостоящую операцию. Технология SafeQ дает возможность ограничить круг людей, имеющих права доступа к цветному копированию или печати, а также настроить принудительный черно-белый режим работы оборудования. Даже столь элементарная, казалось бы, оптимизационная мера несомненно уменьшит расходы компании, где трудятся сотни человек.

SafeQ включает в себя серверное программное обеспечение, поддерживающее в том числе идентификацию персонала с помощью бесконтактных карт или ввода PIN-кода. Причем одна и та же карта может использоваться и для идентификации, и для прохода сотрудников через турникеты в здание. Функция «Follow Me» позволяет распечатывать документ на любом многофункциональном устройстве, подключенном к системе. Программа ведет учет всех операций, выполняет анализ различных показателей, предоставляет результаты в наглядной форме, осуществляет мониторинг загрузки устройств, облегчая дальнейшую оптимизацию печатной инфраструктуры. Решение соответствует повышенным требованиям к информационной безопасности, так как обеспечивает полный контроль печатных и сканируемых документов, вплоть до анализа их содержимого.

Стоимость SafeQ зависит от параметров и количества печатающих устройств в корпоративной сети, задач конкретного предприятия и степени доработки под требования заказчика. Внедрение решения в офисе крупной компании занимает в среднем один месяц и обходится в сумму порядка 50 тыс. долл. Как показывает практика, экономия после внедрения решений Xerox достигает 20—30% от объема прежних расходов на печать.

Владимир Лысенко, руководитель департамента энергетики компании "Xerox Россия"

Система контроля SafeQ прошла апробацию в ряде отечественных энергетических компаний. Внедренная в филиале ОАО «Холдинг МРСК» — ОАО «МРСК Юга» система SafeQ показала свою эффективность и за 9 месяцев работы позволила значительно снизить затраты предприятия на офисную печать. При помощи SafeQ в «МРСК Юга» определяется статус пользователей и осуществляется контроль печатных операций. Для того чтобы воспользоваться, например, принтером, необходима авторизация, которая выполняется после сканирования карточки, имеющейся у каждого сотрудника компании. Если оборудование занято или ремонтируется, программа переадресует задание на другой принтер или многофункциональное устройство. Помимо этого технология позволяет отслеживать работу локальных принтеров.

Система SafeQ в ОАО «МРСК Юга» работает на базе MS Windows. Она поддерживает функцию регистрационного журнала, что предотвращает несанкционированное использование оборудования, контролирует расходы по каждому отделу и пользователю, ведет строгий учет в соответствии с установленным лимитом.

Результатом внедрения SafeQ стало значительное сокращение расходов на печать, четкое администрирование и мониторинг процессов, существенное увеличение скорости обработки документов.