Тема аутсорсинга сегодня - одна из самых актуальных и обсуждаемых в бизнес-сообществе. Аутсорсинг документооборота – не только тенденция в ведении бизнеса, но и вполне сформировавшийся рынок, который продолжает активно расти в России. Имеется масса положительных примеров применения аутсорсингового метода работы: в этих случаях переданные сторонним компаниям непрофильные процессы становились более эффективными, а затраты на них существенно снижались. В то же время топ-менеджмент многих компаний не всегда приветствует подобные схемы, опасаясь, во-первых, утечек коммерческой информации, а, во-вторых, потери контроля над ситуацией. Однако, несмотря на это, сегодня аутсорсинг активно проникает даже в банковское дело.
Документооборот в большинстве случаев является источником сложно выявляемых расходов. Согласно данным International Data Corporation (IDC), 90% компаний не могут оценить стоимость произведенного в их офисах документа. Чем крупнее и сложнее организация, тем больше документов оборачивается в системе, тем больше этапов они проходят. Географическая разбросанность офисов организации вносит дополнительные проблемы в движение документов. По оценке аналитиков Gartner, коммерческие организации тратят 3% своих доходов только на производство документов. При этом большинство компаний могут снизить стоимость печати на 10-30%. Однако цифры затрат и экономии могут стать очевидны, как правило, только после оценки профессиональными аутсорсинговыми компаниями, специализирующимися на документообороте.
Проведение непредвзятого анализа эффективности офисной инфраструктуры является отправной точкой взаимодействия аутсорсера и потенциального клиента. Как правило, внутри самих банков не принято разрабатывать ни методологии проведения такого анализа, ни метрик для оценки эффективности инфраструктуры. Таким образом, наряду с выполнением основных задач по организации документооборота аутсорсер предоставляет банку полные аналитические данные, касающиеся организации работы офиса.
После экспертного исследования банк получает объективное предоставление о своих затратах и только после это может сравнить свои текущие расходы с теми расходами, которые потребуются на документооборот после передачи его на аутсорсинг. В практике крупнейших аутсорсеров известны случаи, когда компании использовали внешнее управление только для того, чтобы понимать, во сколько обходится тот или иной процесс, а потом уже думать об экономии. Тем не менее, аутсорсинг функции управления офисной печатной инфраструктурой почти всегда ведет к сокращению затрат за счет более эффективного использования ресурсов.
Для аутсорсера документооборот является основным видом деятельности, в который он инвестирует средства, где применяет самые эффективные технологии, использует знания экспертов. Кроме того, аутсорсер экономит на масштабе, т.к. оптимизирует затраты, управляя несколькими аналогичными процессами клиентов. Аутсорсинг документооборота может оказаться дорогим и нерентабельным для банка только, если услугу предоставляет недостаточно профессиональная компания, которая не обладает достаточно широким портфолио проектов или не владеет технологиями эффективного управления клиентским процессом.
Поставщик аутсорсинговых услуг должен обладать большим опытом работы в сфере внешнего управления банковским документооборотом; при этом, наибольшего эффекта возможно достичь, когда возможности аутсорсера по управлению документоемкими процессами максимально охватывают все направления бизнеса банка, которые связаны с документами, содержащейся в них информацией или относящейся к ним инфраструктурой. Это, в частности, управление офисной инфраструктурой и массовое производство документов, то есть два крайне важных участка, бесперебойная работа которых напрямую влияет на бизнес банка. Важным методом оценки работы аутсорсера является возможность точного определения стоимости одного отпечатка документа даже в том случае, если ее составляющие распределены между различными процессами и бюджетами. Это необходимо не только самому банку, который может точно оценить свои затраты на печать, но и аутсорсеру.
Кроме этого, аутсорсинговая компания должна взять на себя управление всем парком оборудования банка и всеми изменениями инфраструктуры, а также соответствующих процессов и процедур, включая коммуникации внутри банка. Во-вторых, компания-аутсорсер должна нести ответственность за работоспособность всей существующей техники в офисе банка - вне зависимости от того, когда и кем она произведена. Что касается контроля затрат, то он должен позволить выявлять и адекватно перераспределять все затраты (включая косвенные) на офисную инфраструктуру и связанные с ней процессы по подразделениям банка с точностью до сотрудника.
Уже сейчас ряд крупнейших российских банков, стремясь к повышению качества процессов и сокращению расходов, переходит на внешнее управление движением документов. Практика показала, что подобный подход более эффективен, нежели традиционный. По данным специалистов компании Xerox, экономия расходов по итогам трехлетнего контракта составляет в среднем 25%, причем 5-10% средств банк начинает экономить, начиная с первого дня передачи инфраструктуры на внешнее управление.
За год во всем мире создается около 281 экзабайт информации, что в 5 миллионов раз превышает объем, содержащийся во всех когда-либо написанных книгах. По приблизительным оценкам, офисные организации ежегодно производят на 21% больше бумажных документов, чем в предыдущем году. Обычно они тратят на управление документооборотом больше, чем инвестируют на новые проекты! Компании, специализирующиеся на управлении информацией, помогают банкам выстроить эффективную ИТ-инфраструктуру, соединить бумажное и цифровое информационные пространства, оптимизировать документооборот. Финансовая прозрачность и технологичность документооборота создают основу для снижения затрат на бизнес-процессы.
