Благодаря Xerox® DocuShare® Компания Freedman & Co. не только сократила расходы, но и смогла увеличить прибыль
Из-за начавшейся в марте пандемии многие предприятия Нью-Йорка были вынуждены перейти на дистанционную работу, но Freedman & Co. были к этому готовы. Бухгалтерская фирма с 29-летним стажем, специализирующаяся на обслуживании элитных клиентов, инвестиционных партнерств и хедж-фондов, однажды уже переживала кризис. Офис компании расположен менее чем в миле от бывших зданий Всемирного торгового центра, где 11 сентября 2001 года произошел теракт. Помещение офиса не пострадало, однако в течение трех месяцев после трагедии сотрудникам запрещалось возвращаться туда за документацией.
А бумаг было очень много. Когда Freedman & Co. решили перейти на электронный документооборот («до того, как это стало модным», по словам президента Пола Фридмана), ежемесячно им приходилось сканировать до 500 000 страниц документов.
Как же управлять подобным массивом данных? В этом компании помогла платформа для управления контентом предприятия DocuShare от Xerox. Она позволяет оцифровывать документы, хранить их, защищать и обмениваться ими. Увеличенная скорость обработки информации расширила возможности компании по обслуживанию клиентов, — немаловажный показатель успеха. Пол вспоминает такой случай: «Мне позвонил клиент и сообщил, что положил на депозит 56 575,33 доллара, но не помнит, куда именно». Один запрос в поисковую строку — и система DocuShare за пару секунд нашла документ с необходимым счетом. Пока клиент рассказывал о своей ситуации, Пол уже смог узнать, где именно находятся средства.
«Цифровой формат хранения информации позволяет почти мгновенно восстанавливать необходимые данные и идеально подходит для работы в удаленном или гибридном формате», — заявляет Марк Сильвер, старший менеджер по продажам компании Xerox. «Защищенный доступ к платформе DocuShare гарантирует пользователям безопасное и надежное получение информации вне зависимости от их местоположения».
Когда коронавирус внес свои коррективы в работу бизнеса, цифровая сеть Freedman & Co. позволила компании безболезненно перевести сотрудников в режим удаленной работы. «Мы закрыли офисы во Флориде и Нью-Йорке. 14 наших сотрудников в данный момент работают из дома», — говорит Пол. «Как только началась пандемия, мы, не теряя времени, перешли на удаленный режим работы. Это удалось сделать в том числе благодаря хранению большого количества нашей документации в DocuShare».
Пока другие компании по-прежнему вынуждены оплачивать аренду пустующих помещений, Freedman & Co. уже сменили нью-йоркский офис площадью 6000 кв. футов на более компактный (всего 2000–3000 кв. футов). Этого удалось добиться благодаря избавлению от огромного количества бумажных документов. «Сократилось количество занимаемого физического пространства и, благодаря избавлению от бумажных носителей информации, наши затраты снизились», — говорит Сильвер.
Точную сумму, на которую увеличилась прибыль компании благодаря помощи Xerox, Пол не разглашает, но заявляет, что платформа DocuShare стала настоящей находкой для его бизнеса. Как говорит сам Пол, «нам удалось увеличить доходы компании без увеличения штата».
