Что нужно учесть при выборе принтера для офиса, чтобы техника не только печатала, но и по-настоящему помогала в работе - Публикации в СМИ | Xerox Россия - Xerox
Офисное оборудование
23.01.2020

Что нужно учесть при выборе принтера для офиса, чтобы техника не только печатала, но и по-настоящему помогала в работе

Владимир Поликаркин
Менеджер по продукту компании Xerox в России. Работает с печатной техникой 11 лет

Возможности офисной печатной техники уже давно вышли за рамки печати, сканирования и копирования. Я уверен, что выбирать принтер или многофункциональное устройство для офиса нужно не только по базовым, но и по продвинутым функциям.
Расскажу, что нужно учесть при выборе офисной техники, которая поможет в работе.

Базовые функции
Чтобы выбрать устройство, которое подходит именно для вашего офиса, нужно решить, для каких задач нужна техника. Это поможет подобрать принтер или МФУ с оптимальным набором базовых характеристик. При выборе нужно учесть тип устройства, формат, возможности связи и мобильной печати, подключения к облаку.

Тип. Если уверены, что вам не понадобится сканировать и копировать документы, можно выбрать обычный принтер. Если нужен расширенный набор функций, ваш выбор — МФУ. Такое устройство — компактное и экономичное решение для сканирования, копирования и печати документов.

Формат. Для распечатывания презентаций, инфографики, чертежей, брошюр, календарей и объявлений нужно устройство с поддержкой печати в формате A3. Если принтер нужен только для работы со стандартными документами, можно выбрать устройство формата A4. Необязательно принтер с печатью в формате A3 будет дороже обычного. Например, МФУ Xerox B1022 стоит около 24 000 ₽.

Беспроводная связь. Принтер или МФУ с поддержкой Wi-Fi можно подключить к корпоративной сети. Если не хотите протягивать дополнительные провода к компьютерам сотрудников, это идеальное решение.

Мобильная печать тоже расширит возможности работы с принтером. Пригодится тем, кто активно использует для работы смартфон или планшет. Например, если вам прислали документы в мессенджере, вы сможете отправить их на печать прямо со смартфона.

Подключение к облаку будет полезно в компаниях, где активно пользуются облачными хранилищами. Эта технология обеспечит доступ к отсканированным документам с любого устройства в любом месте.

Производительность

Производительность — ключевая характеристика любого офисного оборудования. Важно, чтобы устройство печатало и сканировало быстро, а картриджа хватало надолго.

При выборе скорости работы принтера или МФУ важно понимать объёмы печати и средний размер документов. Если документы состоят из 2–6 страниц, скорость устройства не так важна. Если дневной объём печати большой и хотя бы один сотрудник печатает документы по 20–30 страниц, следует задуматься о более «скоростных» — 40 и более стр/мин — моделях. При большом объёме печати следует также обратить внимание на конфигурации с дополнительными лотками подачи бумаги.

При больших объёмах сканирования удобны МФУ с автоподатчиком документов. С его помощью процесс оцифровки документов значительно ускоряется и не требует присутствия сотрудника для монотонной замены листов на стекле экспонирования.

Ещё одна причина выбрать более «скоростное» устройство — экономичность. Мощные печатные устройства поддерживают более вместительные картриджи с выгодным соотношением стоимости и количества тонера. Вывод очевиден: чем выше производительность устройства, тем меньше вы будете тратить расходных материалов в расчёте на одну страницу. Более дешёвые модели начального уровня дороже в обслуживании. Нередко попытка сэкономить приводит к тому, что при высоких нагрузках устройство низкого сегмента быстро выходит из строя. Следствие — потеря времени и денег.

При выборе аппарата следует ориентироваться на рекомендованную производителем ежемесячную нагрузку, а не на максимальную, которую способно выдержать устройство.

Хорошим дополнением в конструкции принтера станут сортеры. Это финишное оборудование с несколькими выходными лотками, которое облегчает поиск нужных копий. Такое решение актуально для больших офисов, где оборудованием пользуются сразу много человек.

Дополнительные функции

МФУ в последнее время стали «умнее». Сейчас эти устройства можно легко подключить к рабочему процессу, чтобы сделать его быстрее и проще.

Например, по запросу авторизовавшегося сотрудника МФУ может показывать на экране и выводить на печать расчётный лист с информацией о его зарплате за выбранный период.

При сканировании МФУ может извлекать информацию из документа, чтобы потом автоматически загрузить её в информационную систему, отправить по электронной почте или при необходимости внести в шаблон любого документа или анкеты. Если данные при сканировании извлекаются из паспорта, устройство может автоматически распечатать согласие на обработку персональных данных. Это удобно менеджерам по работе с персоналом.

Тем, кто плохо знает иностранные языки, но вынужден работать с документами на английском, могут пригодиться МФУ со встроенным переводчиком. Так, при сканировании устройство сможет автоматически распознать текст, перевести его и затем распечатать перевод или отправить его вам на электронную почту.

Некоторые принтеры позволяют запускать печать только после авторизации сотрудников по PIN-коду или пластиковой карте. Это нужно, чтобы ограничить доступ к принтеру и защитить информацию на копиях.

Если приходится постоянно оцифровывать большие массивы документов, вам пригодится МФУ с функцией сортировки. Такое устройство способно разделять отсканированные данные на отдельные документы, распознавать текст и штрихкоды, создавать файлы с метаданными и загружать их в информационную систему компании.

Во время выставки или семинара устройство может автоматически показывать на экране и выводить на печать программу мероприятия, буклеты и другие раздаточные материалы. А ещё распознавать приглашения с персональными штрихкодами и распечатывать личные бейджи участников.

Современные МФУ обзавелись широким набором интеллектуальных функций. Например, МФУ линеек Xerox VersaLink и Xerox AltaLink умеют переводить тексты, сортировать документы, синхронизироваться с облаком. Все эти дополнительные функции делают устройство надёжным помощником в работe.

Как выбрать хороший принтер для офиса

  • Проанализировать свои задачи и выбрать базовые функции. Для небольшого офиса, где нужна исключительно печать документов, лучше купить обычный принтер. Для офиса с большим количеством сотрудников и разными задачами — МФУ с подключением к Wi-Fi и возможностью мобильной печати.
  • Оценить оптимальный уровень производительности. Для этого нужно рассчитать объём печати и сканирования. Чем больше страниц в документах и чем больше сотрудников, тем более производительное устройство вам нужно.
  • Обратить внимание на технологии автоматизации, которые повысят эффективность вашей работы. Это дополнительные функции по сортировке документов и быстрому доступу к документам разного типа, которые облегчат работу сотрудников с разными задачами.

Подробнее читайте на сайте market.yandex.ru.

Связаться с нами

Горячая линия

Москва

+7 (495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882Обратная связь
Как правильно дезинфицировать печатные устройства

Сейчас особенно важно следить за гигиеной на рабочем месте. Мы подготовили руководство, как правильно чистить печатные устройства общего пользования без…

Подробнее
Компания «Душа Алтая» увеличила продажи в два раза благодаря установке ЦПМ Xerox Color C70

Мастерская подарков «Душа Алтая» открыла собственную типографию, установив полноцветную ЦПМ Xerox Color…

Подробнее

Горячая линия

Москва

+7(495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882 Подробнее
Подписаться на рассылку

Скачать PDF

Демо/Видео