Владимир Поликаркин
Менеджер по продукту компании Xerox в России. Работает с печатной техникой 11 лет
Возможности офисной печатной техники уже давно вышли за рамки печати, сканирования и копирования. Я уверен, что выбирать принтер или многофункциональное устройство для офиса нужно не только по базовым, но и по продвинутым функциям.
Расскажу, что нужно учесть при выборе офисной техники, которая поможет в работе.
Базовые функции
Чтобы выбрать устройство, которое подходит именно для вашего офиса, нужно решить, для каких задач нужна техника. Это поможет подобрать принтер или МФУ с оптимальным набором базовых характеристик. При выборе нужно учесть тип устройства, формат, возможности связи и мобильной печати, подключения к облаку.
Тип. Если уверены, что вам не понадобится сканировать и копировать документы, можно выбрать обычный принтер. Если нужен расширенный набор функций, ваш выбор — МФУ. Такое устройство — компактное и экономичное решение для сканирования, копирования и печати документов.
Формат. Для распечатывания презентаций, инфографики, чертежей, брошюр, календарей и объявлений нужно устройство с поддержкой печати в формате A3. Если принтер нужен только для работы со стандартными документами, можно выбрать устройство формата A4. Необязательно принтер с печатью в формате A3 будет дороже обычного. Например, МФУ Xerox B1022 стоит около 24 000 ₽.
Беспроводная связь. Принтер или МФУ с поддержкой Wi-Fi можно подключить к корпоративной сети. Если не хотите протягивать дополнительные провода к компьютерам сотрудников, это идеальное решение.
Мобильная печать тоже расширит возможности работы с принтером. Пригодится тем, кто активно использует для работы смартфон или планшет. Например, если вам прислали документы в мессенджере, вы сможете отправить их на печать прямо со смартфона.
Подключение к облаку будет полезно в компаниях, где активно пользуются облачными хранилищами. Эта технология обеспечит доступ к отсканированным документам с любого устройства в любом месте.
Производительность
Производительность — ключевая характеристика любого офисного оборудования. Важно, чтобы устройство печатало и сканировало быстро, а картриджа хватало надолго.
При выборе скорости работы принтера или МФУ важно понимать объёмы печати и средний размер документов. Если документы состоят из 2–6 страниц, скорость устройства не так важна. Если дневной объём печати большой и хотя бы один сотрудник печатает документы по 20–30 страниц, следует задуматься о более «скоростных» — 40 и более стр/мин — моделях. При большом объёме печати следует также обратить внимание на конфигурации с дополнительными лотками подачи бумаги.
При больших объёмах сканирования удобны МФУ с автоподатчиком документов. С его помощью процесс оцифровки документов значительно ускоряется и не требует присутствия сотрудника для монотонной замены листов на стекле экспонирования.
Ещё одна причина выбрать более «скоростное» устройство — экономичность. Мощные печатные устройства поддерживают более вместительные картриджи с выгодным соотношением стоимости и количества тонера. Вывод очевиден: чем выше производительность устройства, тем меньше вы будете тратить расходных материалов в расчёте на одну страницу. Более дешёвые модели начального уровня дороже в обслуживании. Нередко попытка сэкономить приводит к тому, что при высоких нагрузках устройство низкого сегмента быстро выходит из строя. Следствие — потеря времени и денег.
При выборе аппарата следует ориентироваться на рекомендованную производителем ежемесячную нагрузку, а не на максимальную, которую способно выдержать устройство.
Хорошим дополнением в конструкции принтера станут сортеры. Это финишное оборудование с несколькими выходными лотками, которое облегчает поиск нужных копий. Такое решение актуально для больших офисов, где оборудованием пользуются сразу много человек.
Дополнительные функции
МФУ в последнее время стали «умнее». Сейчас эти устройства можно легко подключить к рабочему процессу, чтобы сделать его быстрее и проще.
Например, по запросу авторизовавшегося сотрудника МФУ может показывать на экране и выводить на печать расчётный лист с информацией о его зарплате за выбранный период.
При сканировании МФУ может извлекать информацию из документа, чтобы потом автоматически загрузить её в информационную систему, отправить по электронной почте или при необходимости внести в шаблон любого документа или анкеты. Если данные при сканировании извлекаются из паспорта, устройство может автоматически распечатать согласие на обработку персональных данных. Это удобно менеджерам по работе с персоналом.
Тем, кто плохо знает иностранные языки, но вынужден работать с документами на английском, могут пригодиться МФУ со встроенным переводчиком. Так, при сканировании устройство сможет автоматически распознать текст, перевести его и затем распечатать перевод или отправить его вам на электронную почту.
Некоторые принтеры позволяют запускать печать только после авторизации сотрудников по PIN-коду или пластиковой карте. Это нужно, чтобы ограничить доступ к принтеру и защитить информацию на копиях.
Если приходится постоянно оцифровывать большие массивы документов, вам пригодится МФУ с функцией сортировки. Такое устройство способно разделять отсканированные данные на отдельные документы, распознавать текст и штрихкоды, создавать файлы с метаданными и загружать их в информационную систему компании.
Во время выставки или семинара устройство может автоматически показывать на экране и выводить на печать программу мероприятия, буклеты и другие раздаточные материалы. А ещё распознавать приглашения с персональными штрихкодами и распечатывать личные бейджи участников.
Современные МФУ обзавелись широким набором интеллектуальных функций. Например, МФУ линеек Xerox VersaLink и Xerox AltaLink умеют переводить тексты, сортировать документы, синхронизироваться с облаком. Все эти дополнительные функции делают устройство надёжным помощником в работe.
Подробнее читайте на сайте market.yandex.ru.
