Умная офисная техника способна повысить продуктивность сотрудников любой компании на 15%. А технология умного офиса снижает расходы на содержание помещений в 1,5-2 раза. Эти изменения — часть глобального процесса цифровой трансформации офисов, в который сейчас вовлечены едва ли не все компании в мире.
Концепция «Индустрия 4.0» предполагает, что уже в обозримом будущем все операционные процессы в компаниях будут проходить автоматически благодаря цифровым технологиям. По оценке Advance2000, это позволит бизнесу в 23 раза лучше привлекать клиентов и в 6 раз лучше удерживать их. И хотя в мире пока еще нет ни одной компании, достигшей стопроцентной цифровизации, многие уже активно внедряют цифровые решения: в производство, логистику, HR и другие сферы. Например, компания Amazon пару лет назад начала цифровизацию работы складов, чтобы обрабатывать до 400 заказов в секунду.
Цифровая трансформация идет и в офисных пространствах. Благодаря новым технологиям современный офис становится умным и адаптируется к рабочим процессам компании. Создаются условия для новых, более эффективных подходов к работе и эксплуатации помещений. Умная офисная техника избавляет людей от рутины и повышает их эффективность. Всё это дает весомые бизнес-результаты: рост продуктивности сотрудников до 15% и снижение затрат на содержание офиса на 30-60%.
Гибкий офис — мягкая цифровизация
Один из самых распространенных на данный момент вариантов трансформации офиса — создание гибких рабочих пространств, в которых большинство рабочих мест — общие, а сотрудники могут работать дистанционно и по гибкому графику. Это удобно для них и выгодно для компании. По данным CBS, гибкий график повышает продуктивность работников компаний на 20-40%, а затраты на аренду офиса могут сократиться до 30% просто за счет уменьшения количества оборудованных рабочих мест. В ряде стран удаленно работают уже от 17 до 40% сотрудников, подсчитала ILO & Eurofound, а в России к 2020 году их доля достигнет 20%, по данным J’son & Partners.
Реализация концепции «гибкого офиса» стала возможна благодаря развитию цифровых инструментов — технологий, которые позволяют взаимодействовать с коллегами и решать офисные задачи из любой точки земного шара, если в ней есть стабильный интернет. Например, стало привычным, что сотрудник компании в любой момент может подключиться из дома к корпоративным системам и поработать над важным проектом, провести встречу с командой по видео и подписать документы с помощью цифровой подписи, не приезжая в офис. Для решения таких задач существуют и экосистемы крупнейших вендоров, таких как Office365 от Microsoft, и специализированные решения, такие как платформа Sodexo для доступа в офисное пространство с личных устройств.
Умное офисное здание — тотальная цифровизация
Другое направление — цифровизация самих офисных помещений. Оно предполагает максимальное использование технологий для управления офисной инфраструктурой. Работает это так. В традиционном офисном здании все помещения освещаются, отапливаются и кондиционируются независимо от того, есть ли в них сотрудники в конкретный момент. В результате электричество и тепло тратится неэффективно, и компания несет ненужные затраты. «Цифровой» же офис может самостоятельно определять, когда никого в помещениях нет, и отключать свет и климат-контроль. Это приносит существенную экономию — в одном из офисов комплекса «Москва-Сити» такая система помогла сократить расход энергии на 30-60% в месяц. Для безошибочной работы подобные системы учитывают график сотрудников, следят за датчиками движения в кабинетах и даже распознают лицо сотрудника на входе в здание, чтобы включить свет и климат-контроль на его месте. А в Массачусетском технологическом университете разрабатывают еще более продвинутые системы цифровизации офисов. Распознав сотрудника, они окружат его индивидуальным «облаком» света и тепла, перемещающимся по офису вслед за ним. Это сделает офис комфортнее, а поскольку при этом не нужно будет освещать и обогревать сразу все помещение, расход энергии станет ещё ниже.
Умная офисная техника — доступная цифровизация
Самый простой вариант цифровой трансформации офисов — использование умной многофункциональной техники. Ее вариантов и модификаций сейчас множество. Так, за последние годы сразу несколько ведущих IT-компаний от Google до Samsung представили свое видение «флипчарта будущего». Это интерактивные цифровые доски, на которых, как и на обычных — аналоговых — флипчартах, можно писать и рисовать, визуализируя информацию для коллег. Но возможностей и инструментов для этого у цифровых досок больше: например, они в реальном времени могут передавать данные на другие устройства, что облегчает совместную работу над проектом из разных точек мира.
Значительно расширили возможности офисной техники и программные решения. Платформа Xerox ConnectKey позволяет использовать на многофункциональных печатных устройствах (МФУ) и принтерах Xerox единый интерфейс, устанавливать на них разнообразные приложения, взаимодействовать с облачными сервисами и, таким образом, автоматизировать решение многих офисных задач. Например, Easy Translator Service автоматически переводит текст, отсканированный на МФУ с использованием ConnectKey-приложения или отправленный на него с личного устройства. Нужное для этого приложение устанавливается просто на стандартный интерфейс МФУ. Также платформа Xerox позволяет связаться с облачными хранилищами (MS O365 и OneDrive, Google Drive, Dropbox и др.) и печатать файлы прямо оттуда, выбирая их с экрана МФУ. А с помощью приложения @PrintByXerox можно легко напечатать документ из электронной почты — достаточно просто отправить email с вложениями на [email protected]. А если отсканировать в МФУ паспорт, права и еще 17 типов документов России и СНГ с помощью приложения ID OCR, устройство распознает их, извлечет информацию и автоматически заполнит поля с личными данными в шаблоне документа — анкеты или заявления. Такой функционал пригодится в МФЦ, на ресепшн отеля или при составлении договора с клиентами. И наконец, МФУ и принтеры на платформе Xerox ConnectKey, если на них установлено приложение HelpDesk Connector или «Сервисная организация», могут автоматически сообщать о неисправностях в службу поддержки, не дожидаясь, пока это придется делать людям.
Такие решения избавляют сотрудников компаний от несложных, но частых рутинных операций и освобождают время для важной работы, которая принесёт компании большую прибыль. По мнению IDC, автоматизация офисных операций способна повысить производительность сотрудников на 15%.
Как применять возможности цифровой трансформации офисов?
Меняя с помощью «цифры» офисы, можно сочетать все перечисленные выше подходы, модифицируя офисное пространство под свои конкретные бизнес-потребности. Умный офис поможет снизить коммунальные платежи, а внедрение современной цифровой техники увеличит продуктивность. Но следует учесть, что технологии умного офиса лучше начать внедрять еще на этапе проектирования самих помещений, ведь нужно заранее предусмотреть размещение многочисленных датчиков, систем распознавания и контроллеров. Создание «гибкого офиса» требует реформирования рабочих процессов. Быстрей всего и проще начать цифровизацию с установки умной офисной техники — такой как принтеры, МФУ и цифровые доски. В этом случае можно увидеть отдачу в виде повышения эффективности работы сотрудников практически сразу.
Подробнее на сайте http://xerox.rbc.ru/article-1
