Алексей Герасюк — руководитель направления партнерского аутсорсинга Xerox Россия
Согласно данным IDC, затраты компании на печать и другую работу с документами могут составить десятую часть от выручки. Их можно сократить почти на треть, если знать, как…
Для развития бизнеса недостаточно искать новые источники дохода — надо еще и экономить, иначе неэффективные процессы будут поглощать потенциальную прибыль. Аналитики IDC рассчитали, что обычно на печать и другую работу с документами приходится до десятой части общих расходов.
Чтобы эта, на первый взгляд, незаметная статья бюджета не раздувалась до пугающих размеров, процессы управления печатной инфраструктурой следует оптимизировать: правильно подобрать принтеры и многофункциональные устройства (МФУ), эффективно организовать их техническую поддержку и снабжение расходными материалами.
Многие компании создают и развивают печатную инфраструктуру, не имея единых стандартов и ограничений. В результате эта инфраструктура становится слишком сложной и неудобной для управления. Поэтому компании тратят на работу с документами неоправданно много времени и ресурсов. Причем зачастую даже не замечают масштаба издержек. Так, две трети компаний, опрошенных IDC, не могут оценить все свои прямые и косвенные расходы на бумажный документооборот.
Для того чтобы сократить затраты на печать, следует подбирать под конкретные задачи устройства с оптимальной стоимостью владения, оценивая потребности разных подразделений. Чтобы сформировать именно такой парк печатной техники, который нужен компании, надо ответить себе на шесть вопросов.
Ответы на эти вопросы помогут подобрать для задач модели с оптимальными характеристиками. Однако есть и универсальные принципы формирования парка, которые снизят риск серьезных ошибок.
При выборе малой офисной техники часто не принимается в расчет очень важный критерий — ее дополнительные функции. И напрасно. Хотя многие организации до сих пор воспринимают МФУ просто как инструменты для печати, сканирования и копирования, технологии шагнули далеко вперед.
Современные модели способны оптимизировать работу с документами и выполнять вместо сотрудников множество рутинных операций. Это позволяет расходовать время и ресурсы намного более эффективно, сокращая издержки на документооборот.
Вот лишь некоторые из возможностей, которые открываются благодаря встроенным в МФУ программным решениям.
Ошибки при формировании и обслуживании печатной инфраструктуры могут привести не только к росту издержек, но и к более серьезным последствиям.
Пример. Одно из государственных учреждений Санкт-Петербурга закупило партию новых МФУ и приобрело к ним неоригинальные расходные материалы. Из-за низкого качества тонера пришли в негодность фотобарабаны устройств. Производитель признал случай негарантийным, и в результате организация осталась со 140 неработоспособными МФУ. Это привело к простоям в работе, которые стоили учреждению намного больше, чем покупка нового оборудования.
Для большинства компаний управление печатной инфраструктурой — непрофильный процесс. Поэтому совсем не обязательно проводить оптимизацию самостоятельно. Вместо этого можно обратиться к внешнему подрядчику, который специализируется именно на таких задачах.
Как показывает наша практика, чаще всего к аутсорсингу обращаются компании, у которых ежемесячный объем печати превышает 100 тыс. страниц, а в офисе работают более ста сотрудников. Однако и менее крупные организации могут заключить аутсорсинговый контракт в качестве решения с заделом на будущее.
Такой подход выбирают не только для того, чтобы освободиться от непрофильных задач, но и чтобы сэкономить. Это становится возможным благодаря тому, что компания-заказчик не тратит собственные ресурсы на управление печатью, а поставщик услуг формирует оптимальную стратегию с учетом корпоративных потребностей.
Пример. Страховая компания «Ингосстрах», передав услуги на аутсорсинг,
Первый уровень: обследование текущего состояния печатной инфраструктуры, постановка задач и определение целевых показателей. Внешний подрядчик поможет найти узкие места в бумажном документообороте и определить, в каких инструментах оптимизации больше всего нуждается компания.
Второй уровень: на основании проведенного анализа подрядчик создаст оптимальную модель печатной инфраструктуры с учетом потребностей и ограничений бизнеса. Рассчитает количество устройств, подберет модели и их расположение. Кроме того, разработает поэтапный план перехода от текущего к будущему состоянию инфраструктуры, исходя из согласованных целевых показателей.
Третий уровень: подрядчик будет непрерывно контролировать эффективность своих действий и адаптирует стратегию работы к новым условиям и задачам.
Такой подход позволяет повысить эффективность бизнеса в целом: снизить непродуктивные затраты времени сотрудников, в том числе и ИТ-отдела, а также сократить затраты на печатную инфраструктуру в среднем на 30%.
Подробнее читайте на сайте pro.rbc.ru (https://pro.rbc.ru/demo/5cdd83e79a79471bf2fde4cb?from=center).
