О том, как не захлебнуться в печатном товароводовороте и выбрать принтер, который «не зажует» всю отгрузку
Электронный документооборот распространяется все шире, но традиционные носители пока остаются критически важными для бизнеса. Опрос, проведенный аналитиками международного аналитического агентства Quocirca, показал: 55% крупных компаний и 40% предприятий среднего и малого бизнеса (СМБ) признают большое значение бумажных документов в повседневных
Причиной этому может быть не только консерватизм руководства, но и экономические соображения. Часть контрагентов логистических компаний просто не может себе позволить внедрение систем электронного документооборота и использование цифровой подписи. А если электронный документооборот не налажен у обеих сторон, то обмен товаросопроводительной документацией в цифровом виде невозможен. Существуют и законодательные ограничения, не позволяющие отказаться от бумажных документов. Например, оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции не допускается без товаросопроводительных документов, подтверждающих легальность ее производства. Или если грузовую машину остановят сотрудники ГИБДД, им нужно будет также предъявить печатную версию
Как избавиться от гнева сотрудников
И как сделать так, чтобы бумажный документооборот не стал слабым звеном в процессах дистрибуции и логистики? Есть два основных подхода к решению этой задачи: оптимизировать печать и управлять ею своими силами или воспользоваться услугами внешнего подрядчика. В статье я постараюсь подробно разобрать плюсы и минусы каждого из вариантов, приведу несколько реальных кейсов и поделюсь «лайфхаками» по выбору печатной техники.
Если компания управляет печатью самостоятельно, ей проще осуществлять масштабирование и внедрять изменения, но при этом все риски ложатся на внутренних исполнителей. В первую очередь на сотрудников склада, которые обеспечивают сам процесс печати, и
«Чтобы обезопасить себя от поломки оборудования, компании нужно купить резервное устройство или организовать круглосуточное дежурство
Бумажные наемники
При переходе на аутсорсинг компания может больше не покупать принтеры. Она платит только за сам сервис, то есть за определенное количество напечатанных страниц. В свою очередь, поставщик услуг берет на себя управление печатной инфраструктурой (управление жизненным циклом оборудования, сервисное обслуживание, снабжение расходными материалами и прочее), составляя индивидуальную схему ее оптимизации. По условиям контракта, он отвечает за бесперебойную работу оборудования и повышает эффективность
Чтобы решить эту задачу,
То есть затраты не только на оборудование, сервис и расходные материалы, но и на управляющий персонал, операторов печати, техническую поддержку и другие, на первый взгляд, неочевидные составляющие. И, конечно же, важно оценить стоимость простоя бизнеса в случае нештатных ситуаций. Печать в режиме «дедлайна» Независимо от подхода к управлению печатными процессами, подбор оборудования будет одним из ключевых этапов оптимизации. Только в одном случае его возьмет на себя сама компания, а в другом — внешний подрядчик. Обычно печать документов в области дистрибуции и логистики выполняется крупными партиями, но за короткие промежутки времени — так называемые «печатные окна». Поэтому при выборе оборудования, в первую очередь, стоит оценить объем производства и пиковую нагрузку. Например, если компания печатает ежедневно с 2 до 6 часов утра, а общий объем в месяц составляет 600 000 страниц, значит пиковая нагрузка получится 20 000 страниц в день. А поскольку напечатать их необходимо за четыре часа, суммарная производительность оборудования должна быть не менее 83,3 страницы в минуту. Но принтеры не будут работать непрерывно, поэтому необходимо сделать запас не меньше 20–30%. Таким образом, целевая скорость составит уже 108,3 страницы в минуту. Если же используются офисные принтеры, работа драйверов печати и «человеческий фактор» увеличат время подготовки документов в 1,5–2 раза.
В этом случае потребуется парк принтеров с суммарной производительностью не менее 220 страниц в минуту и как минимум одно резервное устройство. Существует несколько вариантов печати:
1. Печать на офисных принтерах. Этот вариант хорошо подходит на начальных этапах развития бизнеса и при небольшом объеме. В этом случае затраты на закупку оборудования минимальны и парк легко масштабировать. Чтобы увеличить производственную мощность, будет достаточно просто докупить новые устройства. Однако не стоит забывать, что обычные офисные принтеры не рассчитаны на столь высокие нагрузки и потому будут быстрее выходить из строя. В результате, придется постоянно закупать новые устройства и ремонтировать старые, а при печати документации будут возникать задержки
Кроме того, расходные материалы для офисных принтеров стоят дороже, а качество печати у них ниже, чем у промышленных решений. К тому же чем больше в парке устройств, тем сложнее им управлять, обеспечивая эффективный документооборот. Вплоть до необходимости иметь по отдельному оператору на каждое устройство. Если в месяц требуется производить более 300–500 тысяч отпечатков, такой подход становится губительным для бизнеса. Например, один из производителей слабоалкогольной продукции столкнулся с большими простоями на этапе отгрузки товара клиентам, когда
2. Печать на промышленном оборудовании. Чтобы задержки в отгрузках прекратились, компании устанавливают более производительную печатную технику и стала использовать централизованную базу документов с набором шаблонов с возможностью печати переменных данных из
Для этого нужно:
Если же Вы
1. Выбирайте оборудование не по цене, а по совокупной стоимости владения.
2. Уточняйте доступность сервисной поддержки на вашей территории и в ваши часы работы.
3. Не используйте расходные материалы сомнительного качества, особенно для оборудования средней и выше производительности.
4. Подбирайте устройства с запасом производительности: минимум 30%, лучше 50%.
5. Своевременно проводите профилактику и замену ресурсных запасных частей.
http://logirus.ru/articles/solution/lakmusovaya_bumazhka_logistiki.html