Лакмусовая бумажка логистики — Алексей Герасюк — руководитель направления партнерского аутсорсинга Xerox Россия

О том, как не захлебнуться в печатном товароводовороте и выбрать принтер, который «не зажует» всю отгрузку

Электронный документооборот распространяется все шире, но традиционные носители пока остаются критически важными для бизнеса. Опрос, проведенный аналитиками международного аналитического агентства Quocirca, показал: 55% крупных компаний и 40% предприятий среднего и малого бизнеса (СМБ) признают большое значение бумажных документов в повседневных бизнес-процессах. Это справедливо и в сфере дистрибьюции. Даже те поставщики, которые используют электронные форматы, часто запрашивают оригиналы документов. А некоторые организации и вовсе признают только бумажные версии.

Причиной этому может быть не только консерватизм руководства, но и экономические соображения. Часть контрагентов логистических компаний просто не может себе позволить внедрение систем электронного документооборота и использование цифровой подписи. А если электронный документооборот не налажен у обеих сторон, то обмен товаросопроводительной документацией в цифровом виде невозможен. Существуют и законодательные ограничения, не позволяющие отказаться от бумажных документов. Например, оборот алкогольной и спиртосодержащей продукции не допускается без товаросопроводительных документов, подтверждающих легальность ее производства. Или если грузовую машину остановят сотрудники ГИБДД, им нужно будет также предъявить печатную версию товарно-транспортной накладной. В дистрибуции и логистике процессы бумажного документооборота чаще всего связаны с отгрузкой товара. Поэтому их эффективность напрямую влияет на прибыль. Ведь если товаросопроводительная документация не будет готова вовремя, отправление грузовика задержится. А это может привести к списанию скоропортящейся продукции или штрафам за срыв сроков поставки, которые могут составлять до 30% от стоимости партии.

Как избавиться от гнева сотрудников IT-отдела, которых заставляют круглосуточно дежурить у печатного оборудования? Чем рискует компания, если не наладит механизм?

И как сделать так, чтобы бумажный документооборот не стал слабым звеном в процессах дистрибуции и логистики? Есть два основных подхода к решению этой задачи: оптимизировать печать и управлять ею своими силами или воспользоваться услугами внешнего подрядчика. В статье я постараюсь подробно разобрать плюсы и минусы каждого из вариантов, приведу несколько реальных кейсов и поделюсь «лайфхаками» по выбору печатной техники.

Принтер-дежурства 24/7

Если компания управляет печатью самостоятельно, ей проще осуществлять масштабирование и внедрять изменения, но при этом все риски ложатся на внутренних исполнителей. В первую очередь на сотрудников склада, которые обеспечивают сам процесс печати, и IT-специалистов, которые отвечают за его техническую составляющую.

«Чтобы обезопасить себя от поломки оборудования, компании нужно купить резервное устройство или организовать круглосуточное дежурство IT-специалистов» Главное, чем рискует компания в таком случае — «простой» бизнес-процесса. Ведь при возникновении проблем решать их придется, используя собственные ресурсы, которые могут быть ограничены. Например, чтобы обезопасить себя от последствий поломки оборудования, компании нужно купить резервное устройство или организовать круглосуточное дежурство IT-специалистов. Такой подход выгоден на начальном этапе быстрого роста бизнеса или при небольшом объеме документооборота — до 100 000 страниц в месяц. Вместе с ростом инфраструктуры печатные процессы усложняются, и риски становятся все больше, но зачастую это компенсируется тем, что собственные сотрудники лучше знают специфику бизнеса компании и лучше ориентируются в особенностях ее работы. Например, если комплектование товаросопроводительной документации не автоматизировано, то только собственный сотрудник знает, в каких базах данных или хранилищах находятся необходимые документы.

Бумажные наемники

При переходе на аутсорсинг компания может больше не покупать принтеры. Она платит только за сам сервис, то есть за определенное количество напечатанных страниц. В свою очередь, поставщик услуг берет на себя управление печатной инфраструктурой (управление жизненным циклом оборудования, сервисное обслуживание, снабжение расходными материалами и прочее), составляя индивидуальную схему ее оптимизации. По условиям контракта, он отвечает за бесперебойную работу оборудования и повышает эффективность бизнес-процессов. Поэтому, как показывает наш опыт реализованных проектов в сфере логистики и дистрибуции, аутсорсинг сокращает расходы на печать в среднем на 20%. Например, компания «М-Дистрибьюшн» с помощью аутсорсинга смогла повысить качество печати документации и исключить задержки в отгрузке продукции.

Чтобы решить эту задачу, сервис-провайдер установил более производительное оборудование, внедрил систему управления печатью и взял на себя проактивное сервисное обслуживание машин, поставку расходных материалов, запасных частей и других принадлежностей. В результате, организация перестала получать штрафы за несвоевременную отгрузку, которые часто перекрывали прибыль. Но не стоит забывать и о недостатках аутсорсинга. К ним относятся дополнительные затраты времени и ресурсов на анализ бизнес-процессов и внедрение услуги. Переходный период может быть небольшим, но совсем без него обойтись не получится. Поэтому перед выбором способа управления бумажным документооборотом будет полезно провести оценку общего объема издержек на печать с учетом возможных рисков. При этом необходимо учитывать как прямые, так и косвенные издержки.

То есть затраты не только на оборудование, сервис и расходные материалы, но и на управляющий персонал, операторов печати, техническую поддержку и другие, на первый взгляд, неочевидные составляющие. И, конечно же, важно оценить стоимость простоя бизнеса в случае нештатных ситуаций. Печать в режиме «дедлайна» Независимо от подхода к управлению печатными процессами, подбор оборудования будет одним из ключевых этапов оптимизации. Только в одном случае его возьмет на себя сама компания, а в другом — внешний подрядчик. Обычно печать документов в области дистрибуции и логистики выполняется крупными партиями, но за короткие промежутки времени — так называемые «печатные окна». Поэтому при выборе оборудования, в первую очередь, стоит оценить объем производства и пиковую нагрузку. Например, если компания печатает ежедневно с 2 до 6 часов утра, а общий объем в месяц составляет 600 000 страниц, значит пиковая нагрузка получится 20 000 страниц в день. А поскольку напечатать их необходимо за четыре часа, суммарная производительность оборудования должна быть не менее 83,3 страницы в минуту. Но принтеры не будут работать непрерывно, поэтому необходимо сделать запас не меньше 20–30%. Таким образом, целевая скорость составит уже 108,3 страницы в минуту. Если же используются офисные принтеры, работа драйверов печати и «человеческий фактор» увеличат время подготовки документов в 1,5–2 раза.

В этом случае потребуется парк принтеров с суммарной производительностью не менее 220 страниц в минуту и как минимум одно резервное устройство. Существует несколько вариантов печати:

1. Печать на офисных принтерах. Этот вариант хорошо подходит на начальных этапах развития бизнеса и при небольшом объеме. В этом случае затраты на закупку оборудования минимальны и парк легко масштабировать. Чтобы увеличить производственную мощность, будет достаточно просто докупить новые устройства. Однако не стоит забывать, что обычные офисные принтеры не рассчитаны на столь высокие нагрузки и потому будут быстрее выходить из строя. В результате, придется постоянно закупать новые устройства и ремонтировать старые, а при печати документации будут возникать задержки из-за частых поломок.

Кроме того, расходные материалы для офисных принтеров стоят дороже, а качество печати у них ниже, чем у промышленных решений. К тому же чем больше в парке устройств, тем сложнее им управлять, обеспечивая эффективный документооборот. Вплоть до необходимости иметь по отдельному оператору на каждое устройство. Если в месяц требуется производить более 300–500 тысяч отпечатков, такой подход становится губительным для бизнеса. Например, один из производителей слабоалкогольной продукции столкнулся с большими простоями на этапе отгрузки товара клиентам, когда из-за изменений в законодательстве резко увеличился перечень товаросопроводительной документации. В логистических центрах компании водителям-экспедиторам приходилось ждать комплекты бумаг по несколько часов, документация от разных партий перемешивалась, и нередко приходилось отправлять ее клиентам отдельно. Конечно, большой парк недорогого оборудования средней и малой производительности − не единственное возможное решение. Вместо десятка офисных принтеров, можно установить одну или две машины промышленного класса. Посмотрим, что это значит на практике. «Чтобы минимизировать задержки в отгрузках, можно использовать централизованную базу документов с набором шаблонов с возможностью печати переменных данных из ERP-системы»

2. Печать на промышленном оборудовании. Чтобы задержки в отгрузках прекратились, компании устанавливают более производительную печатную технику и стала использовать централизованную базу документов с набором шаблонов с возможностью печати переменных данных из ERP-системы (LR. от англ. Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия). В результате сотрудники складов получают возможность сформировать и напечатать полный комплект товаросопроводительной документации на одном устройстве «в одно касание». Несмотря на более высокую начальную стоимость профессиональных систем печати, их применение снижает суммарные издержки:

• Больше не придется постоянно покупать новые принтеры вместо выходящих из строя, ведь промышленные модели создаются специально для работы в условиях высоких нагрузок.
• Снизятся затраты на расходные материалы.
• Благодаря сокращению количества устройств, в процессе печати будет задействовано меньше сотрудников, а управление документооборотом станет более централизованным.
• Ускорится подготовка и сборка комплектов документов с переменными данными. Будет достаточно просто выгрузить нужную информацию из системы, а промышленный контроллер печати сам добавит ее в шаблоны и отправит на печать.
• Документы из разных комплектов не перемешаются, если разные сотрудники будут распечатывать их на одном устройстве. Методы управления бумажным документооборотом напрямую влияют на ключевые бизнес-процессы в области дистрибьюции и логистики. Ведь задержки в печати нередко приводят к штрафам и убыткам, а правильно выстроенное производство документов поможет не только выполнять доставку в срок, но и тратить меньше времени и ресурсов. Добиться эффективного управления печатными процессами своими силами — сложная, но решаемая задача.

Для этого нужно:

• Выявить узкие места и источники повышенных издержек.
• Проанализировать возможности оптимизации процессов документооборота.
• Оценить потребность в печати.
• Подобрать оптимальный парк оборудования и решений, исходя из потребности в печати и специфики бизнес-процессов. Однако все большим спросом пользуются услуги внешних подрядчиков на этом направлении. Причем в последние годы эту возможность стали рассматривать не только крупные, но и небольшие компании. Недавние исследования Gartner и Forrester показали, что рынок аутсорсинга печатных процессов ежегодно растет в денежном выражении на 2–3% для крупного бизнеса и на 7–8% для сегмента малого и среднего бизнеса.

Если же Вы все-таки решитесь выбирать печатное оборудование самостоятельно, в первую очередь следует обратить внимание на следующие правила:
1. Выбирайте оборудование не по цене, а по совокупной стоимости владения.
2. Уточняйте доступность сервисной поддержки на вашей территории и в ваши часы работы.
3. Не используйте расходные материалы сомнительного качества, особенно для оборудования средней и выше производительности.
4. Подбирайте устройства с запасом производительности: минимум 30%, лучше 50%.
5. Своевременно проводите профилактику и замену ресурсных запасных частей.

http://logirus.ru/articles/solution/lakmusovaya_bumazhka_logistiki.html