80% служебной документации по-прежнему печатается на бумаге, хотя 80% информации, с которой мы работаем, уже есть на компьютерах. Компания Xerox подсчитала, что каждый офисный работник использует в течение года около 10 000 листов офисной бумаги. Это довольно много, это двадцать стандартных упаковок. Или (возьмем самый минимум!) примерно 4000 рублей на человека. Перемножьте на численность трудового коллектива, и эта сумма уже не покажется незначительной. Поэтому желание сотрудников АХО сэкономить при выборе поставщика офисной бумаге, при выборе конкретных марок вполне объяснимо. Однако благие намерения нередко приводят к обратному результату.
Некачественная бумага, использование неподходящих материалов (например «эконом» бумаги там, где требуется «премиум») – одна из основных причин, по которым ломаются принтеры и многофункциональные устройства (МФУ). Неправильная геометрия и неравномерная толщина листа, слишком острые и чрезмерно жесткие края, излишняя «пылимость» и ворсистость бумаги: вот основные проблемы с качеством, которые могут привести к механическим поломкам печатающих устройств – от мелких застреваний и некачественных отпечатков до поломки оборудования. Если техника вышла из строя из-за использования плохой бумаги, в гарантийном ремонте вам, скорее всего, откажут. Чтобы вернуть принтер или МФУ в строй, придется уплатить от 30 до 100 процентов от их стоимости. Для справки: средней руки офисный принтер стоит 5-8 тысяч рублей, цена высокопроизводительного МФУ исчисляется пятизначными цифрами.
Некоторые недостатки можно увидеть невооруженным глазом. Взгляните на лист бумаги на просвет. Если увидите «облака» из более темных участков, значит, бумага неоднородна по толщине, что уже плохо. Еще хуже, если вы сумеете различить на ее поверхности ворсинки: именно они становятся источником пыли, которая забивает движущиеся части офисной техники и становится причиной поломок. Вас должно насторожить, если бумага имеет желтоватый оттенок, если вы на ощупь ощутите ее влажность. Но другие отхождения от стандартов невозможно выявить вне стен специальных лабораторий. Поэтому при выборе той или иной конкретной марки лучше ориентироваться, во-первых, на спецификации, во-вторых, на бренд, под которым бумага поступает в продажу. Также необходимо принимать во внимание оборудование, на котором будет производиться печать: при использовании дорогостоящего высокопроизводительного оборудования отдавайте предпочтение бумаге «премиум» сегмента, которая отвечает самым высоким требованиям по качеству, например, в линейке офисных бумаг Xerox это бумаги Xerox Premier и Марафон Премьер. Если же нет понимания, какие материалы лучше использовать – всегда можно обратиться к производителю за рекомендациями по использованию бумаги к конкретной офисной технике.
Обязательной сертификации офисная бумага не подлежит. Существуют свидетельства о прохождении добровольной сертификации, которая проводится крупными международными структурами с высокой репутацией. Стоит обратить внимание на соответствие требованиям долговечности ГОСТ Р ИСО 9706-2000 (многолетнее архивное хранение), Значок ECF на пачках показывает, что бумага прошла отбеливание без использования элементарного хлора. Бренд Xerox на упаковке – тоже своего рода знак качества. Как один из крупнейших в мире производителей сложной офисной техники, Xerox осуществляет тщательный контроль и гарантирует соответствие характеристик бумаг, производимых Xerox, самым высоким международным требованиям и стандартам. Да, но можно ли все-таки хоть на чем-то сэкономить? Конечно!
Однако зачастую, при двусторонней печати используются те сорта бумаги, на которых двусторонняя печать нежелательна в принципе: изображение и текст просвечивают и проступают на оборотной стороне. Поэтому при выборе бумаги обратите внимание на еще один показатель, на степень ее непрозрачности. Если непрозрачность достаточно высока (93-96%), Вы сумеете существенно сократить расход бумаги, что с лихвой компенсирует ее чуть более высокую цену. Но ведь мы говорим о зарубежном производителе. Где гарантия, что завтра или послезавтра цена на его продукцию не вырастет на фоне роста курса доллара/евро? Помимо поставок из-за рубежа – у Xerox также есть продукция с производством в России, Так, уже упомянутая выше бумага премиум сегмента Марафон Премьер производится в России, от колебаний курса валют ее цена впрямую не зависит, что позволяет обеспечить потребителей доступным высококачественным продуктом даже при скачках курса.
