Выйди из комнаты. Как сэкономить на офисе - Публикации в СМИ | Xerox Россия - Xerox
Офисное оборудование
19.04.2018

Выйди из комнаты. Как сэкономить на офисе

В этом году в Москве введут в эксплуатацию 300 тысяч квадратных метров коммерческой недвижимости. Это худший показатель за десять лет. Он объясняется в первую очередь снижением деловой и строительной активности из-за кризиса 2014 года. При этом в прошлом году спрос на офисы вырос на 32% – во многом из-за падения арендных ставок. Даже если это падение прекратится, сократить расходы на обслуживание можно будет другими способами. Вместе с компанией Xerox мы собрали 12 идей, как срезать косты и неплохо сэкономить.

Отказаться от стационарного телефона

Во всем мире становится популярной IP-телефония – звонки через интернет. Привычная аналоговая телефонная система проигрывает не только по стоимости (минута разговора между Москвой и Санкт-Петербургом в IP-телефонии стоит около 0,51 рубля, а в аналоговой – около 1,99 рубля), но и по качеству связи.

Кроме того, IP-телефония обеспечивает мобильность сотрудников. Они больше не привязаны к телефонному аппарату и могут быстро переадресовать вызов на смартфон. Программировать и настраивать IP-телефонию можно на расстоянии, без вызова специалиста. Бизнес получает возможность для быстрого старта – офис практически мгновенно телефонизирован при низких затратах (по сути, кроме интернета ничего не нужно).

Организовать коворкинг

К 2020 году в мире будет около 26 тысяч коворкингов, считают аналитики Emergent Research. Это больше, чем действующих кофеен Starbucks. Часть коворкингов появилась, так как компании стали по-новому распоряжаться своими офисными помещениями. Все больше предприятий сдают их в субаренду или организуют коворкинги. Это не только отличная возможность сократить собственные затраты, но и шанс приобрести новых бизнес-партнеров.

Если компания сама арендует офис, стоит убедиться, что в договоре прописана возможность субаренды. В любом случае уведомить собственника, что его офис стал приютом еще для одной или нескольких компаний, необходимо. Арендатор может зарабатывать, предоставляя субарендаторам за деньги дополнительные услуги: например, ксерокопирование документов, отправку факсов, пользование переговорной комнатой.

Сократить расход бумаги

В среднем 10% дохода компаний тратится на работу с документами, а от самого документооборота напрямую зависит более трети бизнес-процессов, подсчитали в компании Xerox. Сотрудники нередко относятся к бумаге легкомысленно: печатают на одной стороне (хотя около 40% документов можно распечатывать с обеих), используют дорогостоящую печать без необходимости и печатают собственные документы и фотографии.

Хорошие МФУ – например, из линеек Xerox® VersaLink® и Xerox® AltaLink® – не тормозят работу офиса, не ломаются в самый неподходящий момент и помогают рационально использовать бумагу, тонер и время. У них есть встроенные функции учета и контроля доступа, которые позволяют, например, устанавливать принудительный дуплекс (двустороннюю печать) или ограничивать доступ к цветной печати на основе ролей. Любой сотрудник сможет разобраться в устройстве, настроить его интерфейс под себя, перебросить файлы на рабочий компьютер, в облако или на мобильное устройство. А если что-то сломается, системный администратор сможет выяснить причину, даже не приезжая в офис, благодаря интерфейсу удаленного доступа. Это удобно тем, у кого сисадмин приходящий или работает из дома. В общем, МФУ Xerox сокращают время выполнения рутинных задач, упрощают управление ими и позволяют контролировать затраты.

Арендовать кофемашину

Профессиональные рекрутеры настаивают: кофе увеличивает работоспособность сотрудников почти на 15%, а их лояльность – на 8%. Тратиться на дорогостоящую технику не стоит – бизнес может арендовать кофемашину и сэкономить не только на покупке, но и на зернах. Вариантов аренды несколько. Можно взять кофемашину в краткосрочную аренду (например, на торжество или мероприятие), а можно в долгосрочную – тогда, как правило, ее предоставляют бесплатно при условии покупки определенного количества кофе каждый месяц. Есть и другой вариант – компания платит за аренду, а зерна бесплатно предоставляет арендодатель. Пока кофемашина в аренде, ответственность за нее обычно несет собственник. Если аппарат сломается, он же будет его чинить, а на время ремонта предоставит другую модель.

Беречь экологию

«Зеленые» технологии полезны не только заботой о планете и возможностью хвастаться активной экологической позицией, но и сокращением расходов бизнеса. На освещение уходит около 40% всех трат компании на электроэнергию. Энергосберегающие лампы, управление освещением исходя из светового дня, датчики присутствия и движения человека могут сократить расходы на электроэнергию практически в два раза. Энергоэффективные здания экономят своим владельцам до 70% средств на эксплуатацию.

Сберечь природу и собственный кошелек также помогут приборы контроля теплоэнергии и температуры воздуха. С их помощью температура в офисных помещениях может регулироваться в течение суток, повышаясь во время рабочего дня и плавно понижаясь незадолго до ухода сотрудников по домам.

Уехать из центра

Качественный и расположенный рядом с метро офис не в центре Москвы стоит примерно $300 за квадратный метр в год. В центре города – минимум вдвое дороже. Арендные ставки отличаются не только в соседних зданиях, но даже внутри одного торгового центра. Различия достигают 20% арендной платы. Часто компании держатся за престижный офис в центре города, даже не задумываясь, что на параллельной улице стоимость помещения может существенно отличаться. Так, снять офис класса А в Москве на станции метро «Менделеевская» можно от 24 тысяч до 31 тысячи рублей за квадратный метр в год.

Если бизнес беспокоится за свою репутацию или потерю потока клиентов, можно перевести в другое помещение только часть сотрудников. Тот персонал, который работает с людьми напрямую (например, офис продаж), останется в престижном районе, а бэк-офис, администрация, разработчики переедут на окраину, в офис с меньшей арендной платой.

Арендовать офис у города

Чтобы сэкономить на офисном помещении, не обязательно съезжать из престижного района – достаточно найти в нем нежилое помещение, находящееся в муниципальной собственности. Они оплачиваются в среднем по льготной ставке из расчета 3500 рублей за квадратный метр, а рыночный показатель достигает 22 тысяч рублей.

Для аренды такого помещения компании необходимо поучаствовать в аукционе или торгах. Залог за участие составляет 10–15% стоимости помещения. Выигрывает тот, чье предложение по цене перебьет остальные.

Отдать работу на аутсорсинг

Почти в любой компании есть ряд непрофильных бизнес-задач, которые можно передать на аутсорсинг. Вместо найма нескольких бухгалтеров, оплаты работы целого IT-отдела, содержания штата консультантов или юристов можно просто заключить договор на обслуживание со специализированной фирмой и переложить эти затраты на нее. Аутсорсинг помогает экономить на социальных и страховых отчислениях, подборе и обучении персонала и освобождении части офисных помещений.

Также компании могут попробовать аутстаффинг, то есть вывод сотрудников за штат. Основное отличие от аутсорсинга – в предмете заключаемых договоров. При аутсорсинге оговаривается конечный результат (например, чистое помещение руками привлеченных уборщиков). При аутстаффинге предметом договора становится именно услуга по предоставлению определенной рабочей силы – например, уборщик, которого можно привлечь и к мытью пола, и к поливу газона на парковке.

Перенести все в облако

Компания Gartner подсчитала, что предприятия, использующие облачные технологии, экономят 14% годового бюджета. Основная доля бюджета компании на IT – 80% – расходуется на поддержку и обслуживание аппаратного и программного обеспечения, а также на информационную безопасность.

Облачные технологии – это технологии распределенной обработки данных, в которой компьютерные ресурсы и мощности предоставляются клиентам как интернет-сервис. Пользователь платит за удаленный доступ к компьютерной инфраструктуре без забот о ее обновлении, обслуживании и безопасности. Облака сокращают расходы на обслуживание, поддержку и обновление IT, снижают трудозатраты, сокращают штат IT-специалистов. При этом они безопаснее, надежнее, проще в использовании и лучше масштабируются, чем развертываемые в офисе решения.

Покупать мебель в секонд-хенде

Только в Москве на интернет-сервисах вроде Avito можно найти около 3000 объявлений о продаже оборудования для офиса. Часть из них выставлена на продажу из-за разорения: за 2017 год в России обанкротились 13 557 компаний. Многие компании распродают мебель и оргтехнику на сетевых барахолках, предлагая практически новое оборудование по бросовым ценам. Бизнесмены рассказывают, что при ликвидации компаний абсолютно реально приобрести офисную мебель и технику в отличном состоянии по ценам в два раза дешевле, чем в магазинах.

Разделить сотрудников на группы

Отделение PricewaterhouseCoopers в Бергене в 2014 году сократило размер офиса на четверть, при этом не уволив ни одного сотрудника. Для этого их сначала разделили на четыре группы – много сидящие за рабочим столом, часто перемещающиеся по офису, сотрудники со свободным режимом и руководители. Компания подсчитала численность этих групп и высчитала время, потраченное на разные виды активности – разговоры друг с другом и по телефону, встречи в офисе и выездные, работу за компьютером.

В результате подсчетов офис разделили на три зоны: для спокойной работы, для встреч и для мероприятий. Количество рабочих столов сократилось на треть, некоторые из них открепили от конкретных сотрудников, их может занять любой. Объем затрат на обслуживание офиса сократился на 40%.

Пригласить киношников

Если вашей компании не нужно собираться полным составом каждый день и можно оперативно сообщать сотрудникам, чтобы они остались дома, то можно воспользоваться и такой не самой очевидной возможностью сэкономить, как сдача офиса под съемки. Строить декорации, в которых нужно снять всего одну-две сцены, не выгодно никому, поэтому, например, в Москве возник целый кинориелторский бизнес. В интернете можно найти несколько сайтов, на которых надо зарегистрироваться, чтобы начать получать такие предложения. Заинтересовавшийся локейшн-менеджер сначала приедет к вам на просмотр. Успешным в среднем бывает один из трех-четырех визитов.

Если вы договоритесь, а это происходит в среднем раз в два-три месяца, утром к вам приедут художники и декораторы и переставят все так, как им нужно. Плата за такие неудобства колеблется в диапазоне 15–100 тысяч рублей в день – в зависимости от численности группы и необходимого ей времени.

Связаться с нами

Горячая линия

Москва

+7 (495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882Обратная связь
Xerox открыл фирменный интернет-магазин в России

В дополнение к партнёрскому каналу Xerox запустил в России объединённую онлайн-площадку для продажи малой офисной техники и расходных материалов.…

Подробнее
После установки ЦПМ Xerox Versant 180 Press компания «Полиграфика» стала получать на 20% больше заказов

Благодаря установке ЦПМ Xerox Versant 180 Press компания «Полиграфика» расширила ассортимент…

Подробнее

Горячая линия

Москва

+7(495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882 Подробнее
Подписаться на рассылку

Скачать PDF

Демо/Видео