Наталья Колосова, "Xerox Евразия", директор департамента по работе с персоналом
Не отстать от конкурентов, быть привлекательным для персонала и в этой области, экономить ресурсы и время с помощью современных технологий управления и связи...
Цифровизация - в чем она выражается на практике в контексте развития бизнеса и управления персоналом?
Цифровизация уже давно превратилась из туманной перспективы в неотъемлемую часть нашей жизни. Интеграция современных цифровых технологических решений изменила базовые принципы офисной работы. Удалось автоматизировать многие операции, которые прежде выполнялись вручную, а прикрепление сотрудника к офисному рабочему месту перестало быть обязательным. Готовность перестраивать бизнес-процессы с учетом новейших IT-трендов и в первую очередь цифровизации - важное условие конкурентоспособности компаний, а иногда и их выживания на рынке.
В управлении персоналом цифровизация - это в первую очередь организация удобной цифровой среды для сотрудников. Например, сотрудник может планировать отпуск и командировки в виртуальном "личном кабинете". При этом ему не надо тратить время на поиск образцов заявлений - вся информация представлена в одном месте. Или, например, можно автоматизировать такие процессы, как регистрация переработок и согласование найма персонала. С помощью IT-решений можно создать систему электронного обучения, где каждый работник сможет выбрать для себя набор курсов повышения квалификации.
Благодаря цифровизации процесс постановки задач и оценки качества их выполнения становится автоматизированным, прозрачным, централизованным, эффективным и главное - его результатом становится накапливаемая структурированная информация. Можно отслеживать, как развивался тот или иной сотрудник с момента его вступления в должность. Раньше приходилось заполнять и сканировать такие документы вручную, а сейчас этот процесс полностью автоматизирован и унифицирован. Это сводит риск ошибок к минимуму и сокращает время на обработку информации. Более того, анализ данных о сотрудниках позволяет оценить эффективность отдельных департаментов компании. И что важно тут отметить, этот анализ не является более трудоемким и дорогим.
Какие плоды должна принести цифровая трансформация - по каким показателям оценивать ее способность помочь бизнесу, а не стать лишней финансовой нагрузкой?
– Прежде всего цифровая трансформация должна повышать эффективность и открытость бизнес-процессов компании. Она увеличивает скорость обработки информации и позволяет получать более глубокую, масштабную и качественную аналитику. Это открывает простой доступ к множеству важных для бизнеса показателей и тем самым помогает руководителям компаний принимать более взвешенные стратегические решения в более сжатые сроки. Во-вторых, цифровая трансформация должна менять бизнес-процессы компании в сторону изменения предпочтений внутренних и внешних заказчиков, влиять на создание новых бизнес-процессов. Краудсорсинг - один из таких примеров.
Конечно, цифровая трансформация требует инвестиций, но выгода от нее значительно превышает сопутствующие ей расходы. Здесь я говорю об организациях с достаточно крупным оборотом и большим количеством сотрудников в штате. При планировании цифровой трансформации важно учитывать масштаб компании и прогнозируемый эффект.
Для компаний с небольшим числом сотрудников внедрение сложных систем автоматизации чаще всего экономически нецелесообразно. Для них лучшей альтернативой является использование облачных и SaS решений.
Кто должен быть драйвером цифровизации и может объединять усилия всех? Можно ли и надо ли назначить на этот процесс ответственного?
– Каждое подразделение компании должно выступать драйвером цифровизации в своей зоне ответственности. Например, HR-департамент может принимать решения о внедрении инструментов автоматизации, отталкиваясь от запросов сотрудников, бизнес-необходимости и базируясь на современных трендах. А цифровая трансформация фронт-офиса может планироваться на основе сигналов, которые специалисты по работе с клиентами получают от внешних партнеров и заказчиков.
В современных компаниях в управлении процессом цифровизации участвует не только генеральный директор, но и руководители подразделений. В крупных бизнес-структурах к внедрению новых практик иногда привлекаются профессиональные визионеры. В Xerox за внедрение новых практик на уровне разработки продуктов отвечают научно-исследовательские центры, а на локальном уровне - руководители направлений бизнеса.
Кто и как должен оценивать готовность персонала к цифровизации?
– В первую очередь я хочу отметить, что в условиях современного рынка и быстрого развития цифровых технологий компаниям необходимо использовать новый, прогрессивный подход к организации внутренних процессов и корпоративной культуры. Одна из его основ - желание и готовность идти в ногу со временем и следовать тренду цифровизации.
Способствовать цифровой трансформации и оценивать отношение к ней персонала должны руководители всех уровней и, разумеется, HR-департамент. О готовности сотрудников к цифровизации можно делать выводы на основании того, как они воспринимают нововведения, насколько активно участвуют в их интеграции, предлагают ли свои идеи по автоматизации бизнес-процессов.
Как подготовить персонал к цифровой трансформации?
Как преодолеть сопротивление цифровым изменениям со стороны сотрудников?
– В основе цифровой трансформации лежат три составляющие: технологическая, которая позволяет выстроить цифровую инфраструктуру, образовательная и коммуникационная. Необходимо постоянно развивать эти направления и тем самым способствовать формированию культуры, которая делает сотрудников более гибкими и проактивными. Это поможет создать в компании среду, в которой цифровизация будет проходить наиболее эффективно.
Для того чтобы преодолеть сопротивление сотрудников нововведениям, в первую очередь надо сделать максимально открытой и доступной информацию о преимуществах цифровизации с примерами успешных практик. Будут полезны семинары, инструктажи и другие образовательные инициативы. Но в любом случае адаптация к новым практикам и переход к их активному применению в работе могут произойти лишь постепенно.
Цифровые технологии окружают нас и влияют на наше восприятие и то, как мы живем и работаем. При этом очевидно, что чем моложе сотрудник, тем больше оказанное на него цифровой средой влияние и тем эффективнее использование им цифровой среды. Разворачивание цифровой трансформации необходимо осуществлять с учетом этого фактора - из зон максимального восприятия цифровой среды.
Говоря о цифровизации корпоративной культуры, как превратить просто компанию в smart company?
– Обычная компания превращается в так называемую smart company не когда она начинает внедрять и полноценно использовать современные технологии, а когда цифровая экосистема становится основой компании. Еще один важный фактор - готовность сотрудников генерировать и применять в работе новые идеи. Чтобы создать такие условия, топ-менеджерам и HR-департаменту необходимо выстроить "цифровую" корпоративную культуру и подобрать сотрудников, которые будут разделять взгляды компании на технологические вопросы.
Что такое "цифровая зрелость", и какова роль человеческого фактора в ее достижении?
– Абсолютная "цифровая зрелость" в условиях постоянно эволюционирующей цифровой среды является просто недостижимой. Чтобы достичь относительной "цифровой зрелости", компания должна учитывать последние технологические тенденции. При этом управление персоналом и внутренними бизнес-процессами должно выстраиваться так, чтобы максимально способствовать внедрению новых технологий.
Успешность вовлечения персонала в процессы цифровизации зависит в первую очередь от желания самих сотрудников участвовать в таких активностях. Кроме того, важную роль играет наличие обучающих материалов и корпоративной культуры, выстроенной с учетом современных тенденций. Также следует учитывать потенциал оптимизации и автоматизации бизнес-процессов в компании.
От интернета вещей - к интернету людей? На каких принципах строится управление мобильными и дистанционными сотрудниками как часть цифровой трансформации?
– Благодаря современным технологиям вполне возможно обеспечить эффективное взаимодействие членов команды, даже если они живут в разных городах. Сотрудники могут подключаться к сеансам голосовой или видеоконференцсвязи из любого места как со стационарных, так и с мобильных устройств. Более того, со смартфона или с помощью облачных сервисов можно удаленно распечатывать документы на офисных принтерах и МФУ, которые поддерживают эту технологию.
Однако следует помнить, что при удаленной работе очень важно выстроить эффективную систему управления персоналом. Она должна давать руководителям точное представление о том, находится ли сотрудник в режиме онлайн, а также о статусе задач и процессов, входящих в его зону ответственности. Современные технологии позволяют сделать и это.
Если подытожить, цифровизация открывает перед бизнесом такие привлекательные возможности, что игнорировать этот тренд - все равно что сознательно препятствовать развитию компании. В современном мире очень важно быстро реагировать на новые рыночные тенденции и внедрять перспективные технологии, иначе первыми это сделают конкуренты.
* Наталья Колосова, директор департамента по работе с персоналом "Xerox Евразия".
