Автор сравнивает покопийное обслуживание печатной инфраструктуры и услуги по управлению печатной инфраструктурой (MPS), отмечая преимущества и недостатки этих моделей для компаний банковского сектора. При сравнении учитываются потребности банков и последние тренды на рынке аутсорсинга документоемких процессов.
Д. С. ГАДЕЦКИЙ, руководитель отдела продаж департамента аутсорсинга документоемких процессов компании Xerox Россия
Деятельность любого банка тесно связана с работой с бумажными документами. Эта статья расходов может занимать немалую долю в бюджете, особенно если учитывать не только прямые затраты на печать, но и косвенные издержки, вызванные неэффективностью работы ИТ-инфраструктуры. Таким образом, документоемкие процессы обладают большим потенциалом оптимизации и снижения издержек, что особенно актуально в условиях экономической нестабильности.
Поскольку ИТ-отделы банков выполняют широкий круг срочных задач самого разного характера, у них обычно недостаточно ресурсов для всесторонней оптимизации документоемких процессов. Поэтому многие компании доверяют эту работу профессионалам или, другими словами, передают печатную инфраструктуру на аутсорсинг. Это позволяет добиться лучших результатов, к тому же расходы на специалистов сервис-провайдера, как правило, меньше аналогичных затрат на собственных сотрудников в случае инсорсинга.
Аутсорсинг аутсорсингу рознь
Существуют разные модели перевода печатной инфраструктуры на аутсорсинг. Например, банк может оформить покопийный контракт, при котором обслуживается уже установленное оборудование, или взять офисную технику в аренду у поставщика услуги. Работая по этим схемам, сервис-провайдер управляет заявками на расходные и ресурсные материалы, берет на себя ремонт печатных устройств и обязуется в случае поломки направить инженера на место инцидента в заранее оговоренные сроки. При этом сумма оплаты рассчитывается на основе количества напечатанных копий.
Услуги по управлению печатной инфраструктурой открывают перед банками намного более широкие возможности. В рамках таких проектов сервис-провайдер не только выполняет весь комплекс задач, которые обычно входят в покопийный контракт, но и оптимизирует работу парка печатной техники, чтобы достичь согласованных с клиентом целевых показателей. Эти инициативы направлены на устранение источников неэффективности, поэтому они имеют устойчивый долгосрочный эффект.
Первоначальное внедрение услуг MPS может осуществляться по двум сценариям. Многие сервис-провайдеры сразу устанавливают оптимизированную инфраструктуру. Такой подход широко распространен, несмотря на то что его реализация требует сложных подготовительных процедур и согласования изменений со всеми подразделениями компании-заказчика.
Другие сервис-провайдеры предлагают внедрение услуг MPS на базе существующей инфраструктуры клиента, которое выполняется намного быстрее. В этом случае печатные устройства сначала переводятся на модель покопийного обслуживания. Затем аутсорсер в течение первых трех или шести месяцев собирает информацию о специфике бизнес-задач клиента и средних объемах печати на отдельных устройствах и только потом приступает к оптимизации парка.
Чем выгодно покопийное обслуживание
Главное преимущество покопийного обслуживания заключается в том, что оно позволяет получить разовый экономический эффект сразу после внедрения услуги. Как правило, речь идет о снижении расходов на печать на 10-15% в результате перехода с оригинальных тонер-картриджей на совместимые. Однако если использовать аналоги невысокого качества непроверенных производителей, растет частота поломок оборудования, а значит, и расходы на его ремонт и замену. Соответственно экономический эффект уменьшается.
Возможности MPS
Услуги MPS нацелены на комплексную поэтапную оптимизацию печатной инфраструктуры. В долгосрочной перспективе эта модель аутсорсинга помогает сократить издержки на печать не на 10-15%, а в среднем на 25-40%, обеспечивая при этом прозрачность расходов и точность их планирования.
При оказании услуг по управлению печатной инфраструктурой набор инструментов в рамках контракта может корректироваться по мере изменения потребностей клиента. Благодаря этому банк, выбравший MPS, получает возможность пройти путь от сокращения издержек к снижению потребности в печати.
На первом уровне внедрения услуги сервис-провайдер обеспечивает надежность и управляемость печатных процессов, устраняя причины высоких затрат путем оптимизации печатной инфраструктуры. Происходит замена устаревших, недостаточно загруженных и неэкономичных аппаратов, а также переход от персональных устройств к «коридорным» и от принтеров к МФУ. Для решения этих задач аутсорсер детально анализирует систему документооборота и статистику эксплуатации печатной техники и использует широкий набор инструментов, которые помогают определить необходимость замены и обновить состав парка по оптимальному сценарию.
На втором уровне создается более удобная и безопасная среда печати и внедряются решения, позволяющие вести учет расходов и контролировать доступ к функциям принтеров и МФУ. Это подразумевает интеграцию парка офисной техники со всей ИТ-инфраструктурой банка при соблюдении самых современных стандартов шифрования и защиты данных. В частности, может быть реализована корпоративная система защищенной печати с мобильных устройств.
На третьем уровне уменьшается сама потребность компании в печати благодаря автоматизации документоемких процессов и применению их «цифровых» альтернатив. Бумажные документы - самый медленный способ передачи информации в современных компаниях. Поэтому сервис-провайдер активно использует аналитические инструменты для выявления «узких мест» в работе ИТ-инфраструктуры банка, помогает ему переходить на электронный документооборот и при необходимости внедряет программные решения для управления контентом.
Инструментарий MPS для банков
Услуги по управлению печатной инфраструктурой позволяют успешно решать ключевые задачи банков в области оптимизации документоемких бизнес-процессов: обеспечения бесперебойной работы печатных устройств, сокращения издержек и защиты данных.Работа с бумажными документами - критически важная составляющая бизнес-процессов в банковском секторе. Конечно, в случае поломки печатной техники в крупном офисе задание может быть напечатано на других аппаратах. Однако в небольшой точке выдачи потребительских кредитов на территории розничного магазина простой единственного МФУ сделает обслуживание клиентов невозможным.
Услуги MPS позволяют банкам решить эту проблему и обеспечить отказоустойчивость печатной инфраструктуры без дорогостоящей установки дублирующих аппаратов. Сервис-провайдер может обеспечить полное сервисное покрытие регионов и минимальное время реагирования инженеров на поломки. Кроме того, с помощью программных средств с удаленным подключением специалисты аутсорсера могут вести мониторинг устройств в режиме онлайн и проактивно предотвращать простои, до того как они произойдут. Например, на основе информации, передаваемой с принтеров в сервисный центр, аутсорсер может узнать о том, что у одного из аппаратов через несколько часов закончится тонер, и заранее обеспечить доступность сменных картриджей.
Сервис-провайдер выполняет и второе важное требование банков - минимизацию издержек - путем оптимизации печатной инфраструктуры, недоступной в рамках покопийного контракта. Для этого по согласованию с клиентом поставщик услуг MPS может изменить расположение печатных устройств и состав парка в соответствии с особенностями бизнес-процессов в разных зонах офиса, а также внедрить политики печати, например, заключающиеся в выборочном запрете цветной печати или ограничении доступа сотрудников к определенным функциям офисной техники.
Третье распространенное требование - защита документов от несанкционированного доступа и утечки. Для решения этой задачи сервис-провайдер может установить оборудование со встроенными системами безопасности и защитить каналы передачи документов.
Возможности оптимизации бизнес-процессов
В покопийных контрактах перед сервис-провайдером ставится задача сократить затраты в расчете на один отпечаток и не предусматривается оптимизация бизнес-процессов. При аутсорсинге по модели MPS такого ограничения нет.Например, с помощью консалтинговых решений поставщик услуг MPS может провести обследование печатной инфраструктуры клиента, которое даст ответы на вопросы, действительно ли необходимо печатать те или иные документы и какими из них можно обмениваться в цифровом формате. На основе этих рекомендаций согласовывается план перевода части бумажного документооборота в электронный вид.
Клиент получает от этого двойную выгоду. Во-первых, снижается объем печати, а вместе с ним и издержки. Во-вторых, быстрая цифровая передача информации повышает эффективность бизнес-процессов компании. В частности, могут быть внедрены программно-аппаратные решения, которые автоматически оцифровывают и добавляют в систему данные из клиентских документов, освобождая операционистов от необходимости вводить эту информацию вручную.
Таким образом, в отличие от покопийного обслуживания, которое дает быстрый, но краткосрочный эффект, услуги по управлению печатной инфраструктурой позволяют банкам повысить эффективность бизнес-процессов и уменьшить зависимость от бумажного документооборота. Передавая управление печатными процессами профессионалам, банки получают возможность освободить сотрудников от непрофильной работы и выделить новые ресурсы на антикризисные меры или развитие бизнеса.
