Документ-сканеры: российские особенности виртуализации документооборота - Публикации в СМИ | Xerox Россия - Xerox
24.10.2016

Документ-сканеры: российские особенности виртуализации документооборота

Судя по тому, что потребление офисной бумаги в мире год от года только растёт, безбумажное будущее явно не стало к нам ближе, чем в конце ХХ века. При этом, как ни парадоксально, перевод деловых коммуникаций в цифровую форму идёт весьма быстрыми темпами. Аналитики Technavio прогнозируют, что с 2016 по 2020 гг. ежегодный прирост глобального рынка документ-сканеров — аппаратов, специально предназначенных для оцифровки твердых копий документов самого разного рода, будет составлять в среднем почти 14%.Очевидно, внедрение электронного документооборота еще не означает отказ от бумажных документов. Для целого ряда задач распечатка на листе формата А4 оказывается объективно удобнее в работе по сравнению с отображением той же самой информации на экране (настольного ПК, смартфона, планшета и т. п.). Такое удобство для сотрудника, работающего с документом, непосредственно претворяется в рост эффективности его труда. И в итоге положительный эффект от использования офисной печати перевешивает выгоды, которых можно было бы ожидать от полного перехода к безбумажному офису.

Специализированные сканеры документов также способствуют повышению производительности труда, но уже в связи с иными задачами, прежде всего с обработкой значительных потоков входящих документов, из которых необходимо извлекать структурированную информацию, например числа, записанные в определённых полях строго установленных форм (имеются в виду разнообразные счета, накладные и т. п.). Здесь без скоростной оцифровки и сверхнадёжного распознавания символов попросту не обойтись, иначе отдел обработки входящей документации застопорит нормальное функционирование всего предприятия. Фактически документ-сканеры уже перешли из разряда оборудования, которое неплохо было бы иметь в офисе, в категорию непременно необходимого. Современный темп ведения бизнеса, подхлёстываемый ежедневным личным опытом стремительного общения в социальных сетях, мессенджерах и по электронной почте, не терпит проволочек. Традиционная же процедура обработки входящей бумажной документации никак не позволяет угнаться за этим темпом.

А как у нас?

Прошлогодние данные ITResearch неумолимо свидетельствуют, что в период с 2013 по 2015 гг. российский рынок документ-сканеров пережил заметное сокращение. По единодушному мнению опрошенных нами экспертов, первопричиной тому стала неблагоприятная экономическая ситуация в стране и последовавшее за падением курса рубля ослабление закупочной активности конечных заказчиков. По словам Андрея Антонова, менеджера по продукту московского представительства Epson Europe B.V., из-за сокращения бюджетов на закупку ИT-оборудования выбор заказчиков чаще падает на более универсальные решения (многофункциональные печатающие устройства), а не на профессиональные документ-сканеры.

Немалое влияние на ситуацию, которая складывается с рынком документ-сканеров, оказывает, по словам эксперта, и состояние государственных программ по внедрению электронного документооборота. Традиционно, в России поставки в госорганы в рамках таких программ составляют заметную долю от общего объёма закупок. В последние же годы ситуация с внедрением электронного документооборота на государственном уровне нестабильна, поскольку всё зависит от выделяемых бюджетов. И всё же Андрей Антонов настроен оптимистично: он отмечает небольшой рост рынка, обусловленный некоторыми крупными тендерами в госсекторе.

Между тем Алексей Родюков, специалист по продукту компании «Xerox Россия», связывает отмечавшуюся в последние годы негативную динамику на отечественном рынке документ-сканеров не только с проблемами государственного сектора. По его словам, она во многом обусловлена снижением закупочной активности корпоративных заказчиков. При этом оптимизм внушает стабильный позитивный тренд на мировом рынке документ-сканеров, который оказывает в итоге влияние и на ситуацию внутри России. «За первое полугодие 2016 г. российский рынок документ-сканеров вырос более чем на 15%», — отмечает Алексей Родюков. На фоне уменьшения количества тендеров естественным образом обостряется конкурентная борьба между основными игроками. В результате те из них, кто не сможет донести до заказчиков преимущества своего предложения по сравнению с конкурентами, безусловно, будут вытеснены из числа лидеров рынка. Так что, похоже, в ближайшее время гонка за лидерство на российском рынке документ-сканеров обещает быть весьма напряженной.

Как отмечают эксперты, Россия по структуре организации документооборота на всех уровнях стоит ближе к развивающимся странам, чем к развитым. На развивающихся же рынках первоначальное внедрение автоматизации документооборота происходит как раз в государственном секторе. За ним по степени смягчения жёсткости нормативных требований к обращению документов следуют банки, учреждения системы здравоохранения, крупнейшие корпорации и такие сектора экономики, как телекоммуникации и промышленность.

В результате даже небольшой рост, который демонстрирует государственный сектор, распространяется, хотя и с определённой задержкой, по всей цепочке и приводит к позитивным сдвигам на отечественном рынке документ-сканеров. Разумеется, вендоры не в состоянии позволить себе пассивно наблюдать за макроэкономической «погодой», дожидаясь, пока ситуация улучшится сама собой. Они проводят решительную политику по укреплению канала, в частности, перестают наращивать число партнёров, старясь при этом активно поддерживать уже существующих. Особенно это касается тех, кто работает с сектором СМБ, наиболее уязвимым перед лицом любых экономических неурядиц.

«Рынок устройств сканирования довольно узок, один крупный заказ на 50–100 сканеров может составить годовую выручку дилера», — говорит Илья Черепов, руководитель группы отдела разработки ПО в компании КРОК. Стабильности поставок не способствует и тот факт, что большие проекты, требующие масштабного сканирования документов, организуются крайне нерегулярно. Как правило, это события уровня оцифровки бухгалтерского архива крупной корпорации или же вовсе уникального масштаба, например Всероссийская перепись населения.

Технологические преимущества

Отмеченные выше сложности в работе поставщиков документ-сканеров на рынке СМБ обусловлены прежде всего тем, что в повседневной деятельности небольшой компании не нужен сканер, способный обрабатывать 150 листов в минуту. Вполне достаточно базовых модификаций, которые по своим характеристикам, строго говоря, не так уж далеки от серийных МФУ с оснащённым автоподатчиком сканирующим модулем. И всё же даже в нынешних экономических условиях спрос на высокопроизводительные специализированные сканеры для документов сохраняется. По мнению Ильи Черепова, рынок документ-сканеров не умрёт по крайней мере до тех пор, пока законодательство требует предоставления бумажных оригиналов. Кроме того, профессиональные решения позволяют бесшовно интегрировать сканирование в бизнес-процессы компании: автоматически проставлять теги и атрибуты документа, отправлять данные в ERP- и прочие корпоративные системы. Например, курьер в течение дня проставляет печати в своём маршрутном листе, а вечером эта информация автоматически сохраняется в соответствующих системах при сканировании.

Ещё одно направление, способное привнести некоторое оживление на рынок документ-сканеров, — услуги по аутсорсингу сканирования. Суть в том, что даже не самой мелкой компании сегодня невыгодно держать сотрудника на полной ставке только для того, чтобы он буквально перекладывал с места на место бумажки, загружая подлежащие оцифровке документы в приёмный лоток сканера. Переход на аутсорсинг в такой ситуации позволяет перевести затраты на оцифровку документов в разряд операционных, а заодно исключает расходы на обслуживание техники и прочие не самые необходимые для предприятия операции. Ссылаясь на опыт КРОК в предоставлении таких услуг компании «М.Видео» с сохранением отсканированных копий в облаке КРОК, Илья Черепов констатирует, что это «обеспечивает заказчику двух-, трёхкратную экономию по сравнению со стоимостью владения собственным архивом».

С мнением о том, что документ-сканеры, как специализированные аппараты для максимально эффективной обработки значительных потоков документов выдержат любую конкуренцию с устройствами более общего назначения, солидарен и Андрей Антонов. Он обращает внимание на то, что важную роль в развитии функционала документ-сканеров играет программное обеспечение. Зачастую конечным заказчикам нужно уже не просто устройство для перевода документов в электронный вид — им требуется решение по организации документооборота, которое будет включать и дальнейшую, следующую за собственно сканированием обработку документов. Этому тренду следуют многие вендоры, которые комплектуют свои сканеры дополнительным программным обеспечением с широкими возможностями обработки отсканированных документов.

«В наши дни решение для сканирования всегда представляет собой программно-аппаратный комплекс и может взять на себя те задачи, которые раньше выполнялись вручную», — подтверждает Алексей Родюков. Современные технологические нововведения в аппаратной и программной части документ-сканеров направлены на всесторонний учёт специфики рабочих процессов и структуры документов заказчиков, чего альтернативные решения из более демократичных ценовых диапазонов обеспечить не в состоянии. Как отмечает Алексей Родюков, современные документ-сканеры способны автоматически повышать качество отсканированных изображений, распознавать текст, извлекать из него нужную информацию и сохранять документы в заранее заданных форматах. Они самостоятельно отправляют результаты сканирования (в виде файлов определенного формата, подходящего в том числе и для поиска по тексту) в офисные приложения и на электронную почту, в сетевые папки и облачные хранилища, на сайты SharePoint и FTP-серверы.

Что же касается попыток многих компаний СМБ использовать вместо документ-сканеров более доступные решения, то здесь успех или неудачу определяет точность постановки задачи. Основной параметр, на который в данном случае можно ориентироваться, по мнению Андрея Антонова, — объемы сканирования. Когда они составляют больше 1000 стр. в день, использование соответствующего документ-сканера становится экономически выгодным. Ведь в этом случае необходима как раз профессиональная специализированная машина, которая отвечает выдвигаемым требованиям к производительности и надежности. Алексей Родюков устанавливает ещё более жёсткие рамки, утверждая, что выбирать рабочий инструмент всегда следует в соответствии с задачами, которые тот должен выполнять, и потребностями подразделения. Если задачи сотрудников заключаются в том, чтобы обработать большой объём документов и перевести их в электронный вид, тогда наиболее эффективным решением для них станет документ-сканер. Такой аппарат может стоить недешево, но в данной ситуации его приобретение будет экономически оправданным, поскольку общая стоимость владения им (TCO) будет ниже по сравнению с альтернативными решениями. Если же подразделение в равной степени выполняет задачи печати и сканирования, то оптимальным выбором станет МФУ (такие устройства также могут быть рассчитаны на весьма ощутимую нагрузку и обеспечивать высокую скорость сканирования документов).

Впрочем, нередко выбор подходящего для той или иной работы инструмента производится не из соображений оптимального соответствия ожидаемой нагрузке, а из каких-либо иных, более приземлённых. Так, по мнению Ильи Черепова, особенно заметно рынок документ-сканеров для СМБ подкосило повсеместное распространение смартфонов, планшетов и иных персональных гаджетов, которые полностью закрыли поле мелких задач по оперативной оцифровке единичных документов и фото. Алексей Родюков, напротив, не склонен драматизировать ситуацию с интегрированными в мобильные терминалы камерами: «Портативный сканер должен не просто отвечать требованиям к мобильности, а гарантированно создавать чёткую и качественную электронную версию оригинала. Для смартфонов и планшетов оцифровка документов не является прямым предназначением, поэтому на сегодняшний день камеры этих устройств из-за своих конструктивных особенностей не могут в полной мере соответствовать ожиданиям потребителей. Качественных результатов мобильного сканирования пока можно добиться только с помощью специализированных решений, которые широко применяются в розничной торговле, грузоперевозках, сферах страхования и услуг».

Навстречу росту

В современном высокотехнологичном бизнесе (по крайней мере, во многих его направлениях) наблюдается всё более очевидная стратификация рынка. К примеру, из сжимающегося который уже квартал подряд сегмента настольных х86-компьютеров особенно активно вымывается средняя страта, покупатели которой и прежде частенько не очень хорошо понимали, зачем им вообще нужен ПК в доме. Корпоративные и государственные заказчики продолжают приобретать для рядовых сотрудников стационарные компьютеры начального уровня, завзятые геймеры упорно копят деньги на дорогие игровые ПК высокого класса. Прежние же покупатели настольных систем категории «ну, не знаю; что-то среднее, просто чтобы было» для веб-сёрфинга, общения в соцсетях, несложных игр и просмотра фильмов переориентировались на планшеты и прекрасно себя чувствуют.

Теперь и при выборе документ-сканера или иного средства оцифровки бумажных носителей данных многие эксперты наблюдают более взвешенный, осознанный подход. Так, Александр Александров, менеджер по развитию категории корпоративных устройств печати «HP в России», свидетельствует, что сейчас в его компании идет переосмысление концепции сканеров: «Мы уходим из сегмента дешевых устройств в сегмент машин для офиса, обеспечивающих документооборот совершенно нового уровня». В целом весь рынок сегодня движется именно в этом направлении: домашние сканеры, конечно, продолжат существовать, но доля их будет незначительной. Для дома люди покупают в основном МФУ, а оцифровка изображений сегодня возможна даже со смартфонов, для бытовых целей этого более чем достаточно. Напротив, в среде деловых заказчиков спрос очевидно мигрирует в сторону высокоскоростных устройств, которые позволяют быстро отсканировать большое количество документов, распознать их и выложить куда-либо. Говоря о возможных точках роста в сегменте документ-сканеров, Алексей Родюков в первую очередь обращает внимание на инновации, которые принесут заказчикам выгоду: «Например, выгода может заключаться в сокращении издержек на сервисное обслуживание или в экономии времени благодаря применению качественных программных решений».

По мнению Андрея Антонова, наибольший потенциал для роста данного рынка раскрывают государственные программы по переходу на электронный документооборот: «Сегмент госсектора в нашей стране просто огромный, и потенциал роста тут соответственно велик». Конечно, вряд ли в ближайшей и среднесрочной перспективе российский рынок документ-сканеров утратит свою специфику. Однако общемировые тенденции в этой области продолжат оказывать на бизнес весьма серьёзное влияние — как минимум, потому, что аппаратно-программная основа для потокового сканирования документов в отечественных реалиях продолжит оставаться такой же, как в США, Малайзии или Перу. В этой связи небезынтересно обратить внимание на глобальные тренды в области виртуализации документооборота.

А тренды эти однозначно указывают на облака. По крайней мере, недавнее (сентябрьское) исследование ITCloud свидетельствует о том, что 62% организаций в США намерены к 2020 г. все свои ИТ-нужды (включая обработку входящих документов) целиком и полностью удовлетворять за счёт облачных сервисов. Аналитики Forrester ожидают, что в мировом масштабе выручка за счёт реализации SaaS-решений в 2016 г. достигнет 106 млрд. долл. — это на 21% больше, чем в 2015-м. Безусловно, в настоящее время большая часть документ-сканеров закупается компаниями-клиентами для использования в собственных офисах, а не поставщиками аутсорсинговых услуг оцифровки. Однако услуги по облачной виртуализации документооборота год от года становятся всё более востребованными по мере того, как их конечные потребители входят во вкус безбумажных транзакций как с внешними контрагентами, так и внутри своих офисов.

Один из наиболее существенных плюсов цифрового документа по сравнению с бумажным с точки зрения бизнеса — баланс между защищённостью содержащихся в этом документе данных и его доступностью. Да, важную бумагу можно хранить в сейфе и демонстрировать только тому, кому следует, под неусыпным присмотром. Но цифровой документ при наличии соответствующей информационной среды обеспечивает наиболее простой доступ к его содержимому (по известному пользователю паролю или же просто по самому факту аутентификации авторизованного пользователя в системе). При этом каждый акт открытия документа на любом компьютере или мобильном терминале в организации можно с лёгкостью запротоколировать с привязкой к конкретному лицу, получившему в данном случае доступ к данным.

Передача оцифровки бизнес-документации на аутсорсинг в среднем не снижает, а повышает уровень защищённости данных. В организации, специализирующейся на предоставлении таких услуг, заведомо будут налажены все необходимые процедуры соблюдения конфиденциальности (вплоть до автоматической переправки отсканированных документов в шредер). Найти подход к сотруднику такой организации промышленному шпиону также будет сложнее, чем к какой-нибудь секретарше, сканирующей в офисе важные бумаги с использованием обыкновенного МФУ.

В настоящее время целые системы управления корпоративным контентом (Enterprise content management, ECM) перебираются в облака и темпы виртуализации документооборота в компаниях в дальнейшем будут только нарастать. Так, согласно результатам исследования, проведенного недавно Ассоциацией по управлению информацией и образами (Association for Information and Image Management, AIIM), 75% опрошенных компаний либо уже работают с облачными ECM (26%), либо планируют вскоре в той или иной мере перевести свои ЕСМ-системы в облака. Перемещение документ-сканеров, а заодно и принтеров из офисов в специализированные аутсорсинговые компании совершено естественным путём ведёт если не к полному отказу от работы с бумажными документами, то к значительному сокращению такой работы. Особенно это заметно для небольших предприятий, практикующих BYOD и допускающих в том числе дистанционную работу своих сотрудников.

Повседневный обмен документами между коллегами, находящимися в разных помещениях или офисах, сам собой переходит в цифровой формат. В результате значительно снижаются расходы на ненужную печать, по оценкам экспертов The Paperless Project, до половины (45%) всех отправляемых в современном офисе на печать документов к концу того же самого рабочего дня оказываются в корзине для бумаг. Тем не менее входящая документация в значительной мере остаётся до сих пор бумажной, и вот здесь-то на фоне очевидной выгоды от виртуализации внутреннего документооборота руководство предприятия наверняка захочет и оцифровку деловых документов передоверить профессионалам. А те, разумеется, будут делать ставку на специализированные документ-сканеры в сочетании с соответствующим ПО, которые позволяют обеспечить в потоке максимальную эффективность.

Связаться с нами

Горячая линия

Москва

+7 (495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882Обратная связь
После установки ЦПМ Xerox Versant 180 Press компания «Полиграфика» стала получать на 20% больше заказов

Благодаря установке ЦПМ Xerox Versant 180 Press компания «Полиграфика» расширила ассортимент…

Подробнее
Xerox подписал соглашение о партнёрстве с Московским издательско-полиграфическим колледжем им. И. Фёдорова

Xerox стал партнёром Московского издательско-полиграфического колледжа имени Ивана Фёдорова (МИПК им. И. Фёдорова). Компания будет проводить в учреждении…

Подробнее

Горячая линия

Москва

+7(495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882 Подробнее
Подписаться на рассылку

Скачать PDF

Демо/Видео