Электронные документы. Решения для госорганов
25.03.2015

Электронные документы. Решения для госорганов

Ни развитие межведомственного электронного взаимодействия, ни повсеместное внедрение в работу государственных и муниципальных учреждений систем электронного документооборота не позволяют полностью отказаться от традиционных бумажных документов. Для этого существуют сотни причин, — как технические, так и укоренившаяся десятилетиями привычка работать с бумажными документами. Поэтому выбор оптимальных решений для сканирования всех видов документации остается для госучреждений насущной проблемой.

Задачи, которые решают государственные учреждения с использованием сканеров, можно разделить на две группы. Первая – обеспечение электронного документооборота, развитию которого в государственном и муниципальном управлении сейчас уделяется особое внимание. И дело не только и не столько в обеспечении текущего внутреннего делопроизводства — острее всего в оцифровке «бумаги» нуждаются органы, работающие с обращениями граждан. Даже при форсированном переводе госуслуг на цифровую основу весьма большое число обращений сопровождалось, и будет сопровождаться впредь бумажными документами — уровень компьютеризации нашего населения далеко не столь высок, как может показаться, это очевидно даже оптимистам. Другая, столь же важная причина — юридическая значимость бумажных документов, используемых, например, для отчетности. А значит, потребность государственных учреждений в сканировании документов сохранится еще долгие годы.

Вторая группа задач — перевод в электронную форму документов, находящихся в отделах делопроизводства и архивах. О том, насколько важна эта задача, можно судить хотя бы по недавней трагедии, случившейся с собранием Института научной информации по общественным наукам РАН, архивы которого пострадали от огня и воды, став на ближайшие годы недоступными для использования. При этом речь идет и о текущих задачах государственного управления, а значит, целых комплексах документов, находящихся в ведении учреждений. Массовая оцифровка производится во всех структурах, которым приходится работать с копиями многостраничных документов в нескольких местах одновременно (очевидный пример – делопроизводство арбитражных судов).

Объем документов, которые приходится сканировать в государственных учреждениях, столь велик, что для решения этой задачи многофункциональные устройства применимы лишь в ограниченном числе случаев. И дело не только в их недостаточной производительности при работе с большим объемом бумажных материалов, главное – скорость обработки документов и зачастую отсутствие продвинутых функции для работы с отсканированными изображениями. Для использования цифровых копий в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) необходимо создание качественных копий, которые гарантируют их корректное распознавание в потоковом режиме. Не менее важно качество сканирования и в отношении документов, имеющих нечеткие оттиски печатей и штампов, рукописные пометки, резолюции и другие реквизиты. Учитывая, что сканеры используются в госучреждениях в массовом порядке, одним из основных, если не главным требованием к ним является простота управления. В противном случае затраты на то, чтобы обучить служащих работе со сканирующими устройствами будут слишком велики как на федеральном уровне, так и для каждого отдельного региона.

В модельном ряду компании Xerox есть сразу несколько сканеров, которые, обеспечивая необходимое качество электронных копий, обладают и целым рядом дополнительных функций, облегчающих постоянную работу с устройством, и не требуют от пользователей специальных навыков или подготовки. Наиболее оптимальны для обработки текущей документации в государственном секторе компактные решения формата А4. Их основное достоинство — простота, а в случае с устройствами Xerox – еще и невысокая цена. Так, у планшетного сканера Xerox x7600i и протяжного Xerox DocuMate 3115 оптимальная ежедневная нагрузка невелика, — до 500 страниц, но даже она позволяет удовлетворить потребности небольшой рабочей группы. Xerox x7600i способен оцифровать в черно-белом и цветном режиме до 8 стр./мин., скорость работы Xerox DocuMate 3115 доходит до 15 стр./мин.

Если Xerox x7600i — классический пример настольного сканера, который отлично подходит для оснащения рабочего места в офисе, то Xerox DocuMate 3115 можно использовать и на выезде, что оценили, например, работники социальных служб. Так, сканирующий модуль можно отстегнуть от настольной док-станции и подключить непосредственно к ноутбуку через порт USB. При этом, несмотря на то что сканер этот протяжной, он с успехом работает с документами самых разных форматов, в том числе заламинированными.Еще одно достоинство моделей Xerox – интеграция сразу с несколькими программными решениями, что заметно облегчает работу с документами. Например, для распознавания текста здесь используется Nuance OmniPage Pro – OCR-система, которая с успехом обрабатывает и документы со сложной структурой, в том числе многостраничные. Для облегчения управления служит ПО Visioneer OneTouch: позволяет сканировать, обрабатывать и сохранять документы по заданным сценариям, которые «прописываются» в аппаратной кнопке устройства.

Для учреждений в целом и отдельных подразделений, объемы сканирования в которых велики, у Xerox есть специальные решения. Так, для организаций с ежедневной нагрузкой до 1000 страниц подойдет планшетный сканер Xerox DocuMate 4700, способный обработать одну страницу А3 за 2,5 секунды, или более сложный Xerox DocuMate 3920, оснащенный устройством для автоподачи оригиналов и способный просканировать до 20 стр./мин. при одностороннем режиме и до 14 — в дуплексе.

К слову, «собратья» последней модели по серии DocuMate 3ххх все имеют автоподатчик оригиналов и могут быть использованы, в зависимости от нагрузки, в структурных подразделениях, где имеется потребность в потоковом сканировании бумажных документов. Скорость работы таких сканеров весьма высока, а наличие устройства автоматической подачи и возможность запрограммировать аппаратные органы управления на автоматическое сохранение результатов сканирования делают их пригодными для отделов делопроизводства даже крупных учреждений. Так, Xerox DocuMate 3220 обрабатывает до 13 стр./мин. в цветном и до 23 стр./мин. в черно-белом режиме, а Xerox DocuMate 3640 – до 80 стр./мин. При этом оптимальная нагрузка последнего – 5 тыс. страниц в день – позволяет обрабатывать весьма внушительные массивы документов, сравнимые с теми объемами, которые образуются в работе крупных организаций.

Там, где помимо производительности требуется еще и компактность, могут использоваться протяжные устройства. Таких среди производительных сканеров Xerox три: Xerox DocuMate 3125 (до 25 стр./мин.), Xerox DocuMate 4760 (до 60 стр./мин в цвете и до 80 стр./мин. в черно-белом режиме.) и оснащенный автоподатчиком Xerox DocuMate 4440i (до 80 стр./мин. в дуплексном режиме).

Возникают в деятельности государственных учреждений и специфические задачи, связанные с потоковой обработкой крупных массивов документов. Особенно часто с ними сталкиваются организации, непосредственно работающие с населением: учреждения здравоохранения, социальной защиты, ЖКХ и т.д. Актуальны такие решения и для тех учреждений, которые обрабатывают большие объемы отчетной документации, в том числе и для статистических органов. В портфеле Xerox на такие ресурсоемкие задачи ориентированы протяжные Xerox DocuMate 4790 и 4799 – с ними можно обрабатывать 10–40 тыс. листов ежедневно. Причем помимо высокой производительности они предлагают завидный ряд дополнительных функций, таких, к примеру, как распознавание листов, скрепленных степлером (при обнаружении такой «пачки» сканирование автоматически приостанавливается), защиту от подачи двух и более листов одновременно, а также «зажевывания» листа при застревании бумаги и др. Есть даже система защиты стекла сканера от пыли, обеспечивающая стабильно высокое качество сканирования. А вместительные лотки устройств автоподачи – на 200 и 250 листов – позволяют подавать на обработку документы большими пачками, одновременно вводить, к примеру, целые комплексы отчетных документов, поступивших от организации. При этом программно можно организовать и сортировку готовых сканов: по папкам в соответствии с происхождением или адресацией комплексов документов.

Требования к закупкам оборудования для нужд госорганов сформулированы в соответствии с действующим законодательством и регулируются ФЗ №44. Помимо собственно технических характеристик, которым сканеры Xerox соответствуют в большинстве случаев даже с избытком, они предполагают наличие четких логистических схем доставки оборудования, а также прозрачного процесса осуществления сервисной поддержки. Жесткие условия поставок соблюдаются благодаря выделению работы с государственными структурами в особенное направление бизнеса Xerox в России и четкому контролю всех логистических и сервисных цепочек. Кроме того, в случае необходимости вендор готов доработать программное обеспечение в соответствии со специфическими потребностями заказчика.

И наконец, возможности Xerox позволяют организовать качественное сервисное обслуживание в любом регионе России, без которого эффективная эксплуатация парка сканеров, тем более, решающих объемные ответственные задачи, критически важные для обеспечения работы государственных и муниципальных органов, просто невозможна.

Связаться с нами

Горячая линия

Москва

+7 (495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882Обратная связь
Типография «Лого-Знак» вышла на рынок продукции из синтетических материалов благодаря установке ЦПМ Xerox Versant 180 Press

Благодаря возможностям нового оборудования «Лого-Знак» стал самостоятельно запечатывать меню и маркировку из синтетических материалов разной плотности,…

Подробнее
Компания «Высокие технологии печати» выпустила календари в винтажном стиле, используя возможности ЦПМ Xerox Color 800

Чтобы точно передать даже самые сложные элементы дизайна, «Высокие технологии печати» заказали печать на полноцветной ЦПМ Xerox Color 800, которая оснащена…

Подробнее

Горячая линия

Москва

+7(495) 956-3712

Бесплатный телефон по России:

8 (800) 700-8882 Подробнее
Подписаться на рассылку

Скачать PDF

Демо/Видео