Внедрение электронного документооборота уже давно стало одним из основных трендов, влияющих на развитие госсектора. В наши дни с этой задачей, так или иначе, сталкиваются все российские государственные учреждения. Какие потребности испытывают заказчики и что необходимо для решения их задач по оцифровке? Комментирует Алексей Родюков, аналитик по конкуренции компании Xerox Евразия.
– Какие задачи приходится решать государственным учреждениям при оцифровке документов?
– Начнем с того, что с точки зрения потребностей в решениях для сканирования заказчиков из госсектора можно условно разделить на две большие группы. Первая группа нуждается в оцифровке текущей документации для сохранения электронных копий и их пересылки в другие подразделения. Прежде всего, это актуально для тех учреждений, которые работают с обращениями граждан. Вторая категория – отделы делопроизводства и архивы, нуждающиеся в сканировании большого объема документов. Массовая оцифровка входит в число важных задач для учреждений самого разного профиля: от университетов и библиотек до арбитражных судов и других государственных структур.
Обе группы заказчиков объединяет общая потребность в простой и удобной системе управления. Это не случайно, ведь сканерами пользуется большой штат сотрудников, дополнительное обучение которых было бы экономически невыгодным.
– Какие существуют особенности реализации проектов в госсекторе?
– Госучреждения нуждаются в самых современных сканирующих устройствах и предъявляют жесткие требования к условиям поставки, характеристикам оборудования и ПО, экономической обоснованности проектов и срокам выполнения работ. Вместе с тем государственные структуры часто закупают оборудование централизованно для филиалов по всей России. В этих условиях важную роль играет качественное сервисное обслуживание в разных регионах, которое мы можем предложить заказчикам благодаря развитой партнерской сети, работающей во всех субъектах федерации.
Компания Xerox работает на территории России с 1974 года и обладает богатым опытом сотрудничества со многими российскими ведомствами. Мы с большой ответственностью относимся к выбору инструментов для решения задач этих требовательных заказчиков, непрерывно совершенствуя программные и аппаратные решения с учетом отраслевых трендов и специфики госсектора.
Мы предлагаем госструктурам самый широкий спектр оборудования, программ и услуг в области работы с информацией и документами. При этом речь идет не только об офисной технике, бумаге и расходных материалах. Среди государственных учреждений широко востребованы наши решения для атрибутирования, хранения и поиска электронных документов, разработанные специально для российских заказчиков. В их число входят: «Ксерокс: Система потокового ввода документов», «Ксерокс: Архив» и «Полнотекстовая электронная библиотека Xerox». Хотя все наши решения выполняют разные задачи, их объединяет одна общая цель – сделать работу заказчиков более эффективной.
– Какие решения рынок предлагает государственным организациям для оцифровки текущей документации?
– Для выполнения этих задач заказчики из госсектора обычно используют недорогие компактные сканеры формата A4. Одни из самых востребованных аппаратов такого типа в нашей линейке – планшетный сканер Xerox x7600i и протяжная модель Xerox DocuMate 3115, которые отлично справляются с оцифровкой почти всех основных видов документов. Кроме того, некоторые ведомства проявляют большой интерес к планшетным сканерам с автоподатчиком Xerox DocuMate 3220 и Xerox DocuMate 3640 – универсальным аппаратам, которые подходят для решения максимально широкого круга задач. А чтобы сделать обработку документов еще более быстрой и эффективной, мы интегрируем в сканеры ПО Kofax VRS и другие мощные средства улучшения качества изображения.
– Как госструктуры решают задачи сканирования большого объема документов?
– При закупке аппаратов для массовой оцифровки документов госучреждения обращают внимание в первую очередь на скорость сканирования и максимальную дневную нагрузку. Промышленные документ-сканеры часто работают в госучреждениях без остановки в течение всего рабочего дня, поэтому к ним предъявляются повышенные требования. Среди решений такого класса в нашей линейке особой популярностью пользуются модели Xerox DocuMate 4790 и Xerox DocuMate 4799, которые обрабатывают более 90 оригиналов в минуту.
Специалисты Xerox активно работают не только над повышением производительности документ-сканеров, но и над регулярным обновлением драйверов и прошивок. Это помогает нам обеспечить полную совместимость устройств с ИТ-инфраструктурой заказчиков и ведомственными системами электронного документооборота
