В последнее время большинство компаний активно внедряют и эксплуатируют специализированное ПО для автоматизации бизнес-процессов, однако бумажные документы по-прежнему широко используются для обмена информацией между компаниями. В чем заключаются преимущества аутсорсинга документооборота, в интервью R&L рассказал директор службы поддержки бизнеса «Седьмого континента» Александр Першутов.
Александр Першутов, директор службы поддержки бизнеса «Седьмого континента»
R&L: Каковы основные проблемы, связанные с обработкой компанией-ритейлером первичной бухгалтерской документации (БД) своими силами, в отличие от использования аутсорсинговой модели? Какие факторы играют тут определяющую роль: масштабы бизнеса, территориальная разветвленность, иные?
А. Першутов: Я бы выделил две основные проблемы. Во-первых, для обработки документов ритейлеру приходится держать большой штат сотрудников, которых нужно постоянно обучать и контролировать, что особенно проблематично с учетом большой текучки. Таким образом, затраты на персонал входят в число тех расходных статей, которые хотелось бы оптимизировать в первую очередь. В случае применения аутсорсинговой модели расходы на персонал становятся более прогнозируемыми, поскольку из поля зрения ритейлера выводятся проблемы, связанные с отпусками, больничными, собственно подбором персонала и пр.
Во-вторых, иногда возникает ряд затруднений при сверке информации, что обусловлено воздействием человеческого фактора, и, следовательно, приходится улаживать проблемы с поставщиками и пр. (в принципе, эти проблемы типичны не только для ритейла, но и для любого предприятия). В аутсорсинговой модели благодаря повышению качества и скорости обработки данных количество конфликтных ситуаций с контрагентами заметно снижается.
При этом, безусловно, масштабы и количество проблем с обработкой первичной бухгалтерской документации напрямую зависят от масштаба бизнеса: чем крупнее организация и сложнее ее устройство, тем больше документов оборачивается в системе и тем длиннее путь, который они проходят. Географическая удаленность офисов одной компании вносит дополнительные проблемы в движение документов, следовательно, чем крупнее сеть, тем сложнее обеспечить быстрый поиск документов, их надлежащее хранение и архивирование.
В случае применения аутсорсинговой модели расходы на персонал становятся более прогнозируемыми, поскольку из поля зрения ритейлера выводятся проблемы, связанные с отпусками, больничными и т. д.
R&L: Каковы с точки зрения ритейлера ключевые преимущества передачи на аутсорсинг процессов по обработке БД?
А. Першутов: : Принимая решение о передаче обработки первичной бухгалтерской документации на аутсорсинг компании Xerox, мы в первую очередь рассчитывали на значительное сокращение издержек. Очевидно, что, передавая процесс обработки документов профессионалам, ритейлер избавляется от необходимости «раздувать» штат, поддерживая ресурсный резерв, вкладывать деньги в оборудование и обучение. Вторым преимуществом является повышение прозрачности бюджетирования, поскольку ритейлер получает возможность заранее оценить расходы и учитывать их при планировании. Также отдельно стоит выделить улучшение качества обработки документов: через ка кое-то время после передачи обработки БД на аутсорсинг выяснилось, что ранее качество обрабатываемых нами документов оставляло желать лучшего. Наконец, создание электронного архива, к которому мы имеем доступ в онлайн-режиме, позволило в числе прочего ускорить многие процессы, связанные с предоставлением документации контрагентам, госорганам и т. д. Проект«Седьмого континента» по передаче на аутсорсинг процессов обработки первичной бухгалтерской документации стал если не первым в российском ритейле, то по крайней мере самым масштабным
R&L: Какие основные организационные вопросы при передаче процессов обработки БД на аутсорсинг вам пришлось решать?
А. Першутов: :Основной нашей задачей было выстраивание процессов взаимодействия на уровне, исключающем возможность того, что та или иная сторона может не понять, какие действия ей следует предпринять в каждом конкретном случае. В процессе работы не должно возникать вопросов, что необходимо сделать с конкретным документом в случае непредвиденных обстоятельств. Важно было учесть все нюансы: что будет, если запрошенные документы не поступят вовремя заказчику, какова схема действий, если документы неправильно сканируются, каким образом должно осуществляться их хранение, какого рода информация, содержащаяся в этих документах, должна в обязательном порядке предоставляться по запросу и т. д. После того как процесс взаимодействия с аутсорсером был полностью описан во всех деталях, остальное уже представлялось не более чем делом техники.
R&L: Какие именно функции были переданы на аутсорсинг, а какие остались в ведении компании?
А. Першутов: В первую очередь на аутсорсинг была передана обработка первичных документов, поступающих в магазины от поставщиков: накладные, счета-фактуры и пр. Часть внутренних документов - те, которые не поддаются формальной обработке, - осталась внутри «Седьмого континента», но отмечу, что их количество не слишком велико.
R&L: Были ли какие-либо «подводные камни» при передаче обработки бухгалтерской документации на аутсорсинг?
А. Першутов: Безусловно, таковые были, что неудивительно, учитывая значительный объем работ. Основная проблема была связана с неравномерностью поступления самих документов, а также с нарушениями в скорости их обработки. Тем не менее достаточно быстро эти проблемы были решены, а мы со своей стороны научились более точно прогнозировать поток документов.
R&L: Потребовалось ли изменение внутренних бизнес-процессов компании в результате передачи процессов обработки бухгалтерской документации на аутсорсинг?
А. Першутов: Разумеется, потребовалось. Фактически мы радикально изменили ответственную за обработку документов структуру: раньше документы обрабатывались силами сотрудников и отправлялись на хранение в один из региональных офисов, теперь же все бумажные документы стекаются в специальное хранилище. Соответственно, пришлось произвести сокращение персонала, функции которого были переданы Xerox.При этом следует отметить, что после запуска проекта вероятность утечки информации или пропажи документов значительно снизилась, что обусловлено, во-первых, наличием строгих требований к процессу получения и обработки документов, во-вторых, возможностью контроля за сотрудниками аутсорсера, которые находятся в одном месте, а не рассредоточены по разным офисам, как это было у нас ранее.Еще одним важным изменением стала возможность атрибутирования и сохранения обработанных документов в электронном и/или бумажном архивах: документы стали более оперативно попадать в систему, а в ней появился признак подтверждения совершения операции. Теперь у нас есть почти стопроцентная уверенность в том, что каждый документ, занесенный в систему, надлежащим образом проверен, а значит, корректен.Кроме того, теперь мы в любой момент можем получить электронную копию бумажного документа из системы, что до нововведений было в принципе невозможно.
R&L: Какими техническими средствами обеспечивается оперативный доступ сотрудников компании к необходимым документам?
А. Першутов: Совместно с компанией-аутсорсером нами было разработано приложение «Рабочее место бухгалтера», благодаря которому сотрудник бухгалтерии может видеть все находящиеся в обработке документы, а также пользоваться электронным архивом и оперативно получать доступ к любому интересующему его документу. Кроме того, в нашей ЕРР-системе имеются ссылки на все документы из других информационных систем.
R&L: Каковы сегодняшние результаты от передачи процессов обработки БД на аутсорсинг? Планирует ли ваша компания в дальнейшем развивать это направление и каким образом?
А. Першутов: Могу с уверенностью сказать, что наши ожидания относительно выгоды передачи на аутсорсинг обработки первичной БД полностью оправдались: нам удалось сократить расходы примерно на 20%. Кроме того, заметно улучшилось качество нашей работы с контрагентами - во-первых, за счет повышения скорости обработки документации, во-вторых, за счет повышения прозрачности документооборота. Кроме того, у нас появилась возможность более оперативно решать все возникающие проблемы.
Безусловно, данный положительный опыт позволяет нам перейти к следующему этапу, когда мы сможем поручить нашему аутсорсеру обработку не только структурированной информации, но также и обработку тех документов, которые требуют обязательного участия человека. Речь идет о нестандартных документах от некоторых поставщиков,которые пока еще не научились составлять документацию, соответствующую нашим требованиям, о документах на нестандартных носителях (например, на перфорированной бумаге), а также о внутренних документах компании, которые изначально не были включены в список, подготовленный в рамках аутсорсингового проекта.
В заключение отмечу, что проект «Седьмого континента» по передаче на аутсорсинг процессов обработки первичной бухгалтерской документации стал если не первым в российском ритейле, то, по крайней мере, самым масштабным - как по количеству охваченных точек, так и по составу самого пакета документов. При этом нам удалось уложиться в запланированные сроки (от начала подготовки до запуска проекта прошло 9 месяцев) и получить желаемый результат. В настоящее время проект запущен в Москве и Московской области, которые обеспечивают примерно 70% документооборота сети. Полагаю, что дальнейшее масштабирование нашего сотрудничества с аутсорсером не за горами.
