Быстрые и простые способы организовать электронный документооборот в вашем печатном окружении
Документы можно назвать жизненной силой бизнеса. Если вдуматься, то это действительно так: более трети бизнес-процессов ориентированы на документацию [1].
Проблема в том, что компании тратят слишком много времени и денег на работу с документами. В среднем на печать и обработку документов уходит 10% выручки [2]. С работой печатных устройств связаны 40–60% обращений в службу техподдержки.
Но есть и хорошие новости. Если вы бегло изучите вашу печатную инфраструктуру, то заметите множество способов использовать её с максимальной эффективностью.
Если вы ответственны за принтеры и другие печатные устройства, вот несколько советов, как правильно организовать документооборот.
В большинстве случаев печать документов и работа с ними включает в себя повторяющиеся действия: это сохранение документов, обработка претензий, сохранение файлов в нужные папки. Сегодня сотрудники вашей компании делают все это вручную. Но если вы задокументируете эти процессы и поймёте, чего в них не хватает, то сможете автоматизировать рутинные действия с помощью многофункциональных принтеров (МФУ).
Всё что вам нужно сделать — это настроить на МФУ приложение, которое будет направлять документы в нужные папки и репозитории. Вуаля! Вы превратили скучный многоступенчатый процесс в одно быстрое действие.И вот что важно: если ваша компания перешла на Dropbox или Microsoft 365, то сотрудникам не обязательно скачивать большие файлы перед печатью. В идеале открывать и печатать такие файлы можно без скачивания, электронной почты или использования флешек.
Настройте ваше МФУ так, чтобы оно напрямую работало с Dropbox (или другим аналогичным хранилищем): отправляло туда отсканированные документы и печатало файлы из облака. Так вы сделаете весь процесс проще, а также освободите ценное пространство на вашем почтовом сервере.
Когда у ваших сотрудников возникают проблемы с документооборотом, они обращаются к вам за помощью, и это нормально. Но это не значит, что вы должны бежать через весь офис каждый раз, когда у кого-то барахлит принтер. Хорошая новость: современные МФУ позволяют устранять неполадки в удалённом режиме.
Используйте интерфейс удалённого администрирования, чтобы получить доступ к настройкам МФУ и всё наладить, не выходя из своего кабинета.
Настройте на принтерах автоматическую отправку e-mail-уведомлений о низком уровне тонера. Тогда вы сможете контролировать расход и своевременно формировать заказ новых тонеров.
Цветная печать обходится дороже, чем чёрно-белая. В то же время некоторые документы необходимо печатать в цвете.
Применяйте разрешения и контроль доступа, чтобы цветную печать можно было запускать для определённых подразделений и видов документов. Можно даже задать временной промежуток.
Благодаря настройкам доступа на цветном принтере вы можете быть уверены, что цветной печатью будет пользоваться именно тот отдел, которому она нужна.
Двусторонняя печать (дуплекс) — это лёгкий способ заметно сократить расходы. Выбирайте принтеры, которые по умолчанию печатают на обеих сторонах бумаги.
Вы сможете уменьшить расходы на бумагу вдвое. Это разумно.
90% компаний сталкивались с проблемами безопасности из-за незащищённых печатных устройств [3]. И причиной утечек слишком часто становятся конфиденциальные документы, оставленные кем-то в лотке принтера.
Страдает не только безопасность, но и финансы (из-за лишних расходов на бумагу и тонер). Примерно половина всех распечатанных страниц оказывается в мусорной корзине, а 20% никто даже не забирает из лотка принтера [4]. Функция «Печать по запросу» гарантирует, что МФУ начнёт работу только после валидации задачи с помощью ПИН-кода или магнитной карты. Таким образом вы закроете брешь в безопасности и уменьшите расходы.
Когда вы организовываете документооборот в компании, вы улучшаете движение информации внутри неё. Это очень важно.
Правильно настроенный документооборот делает жизнь проще, экономит деньги компании и помогает сотрудникам работать лучше. В этом вам помогут наши простые лайфхаки.
Применение этих советов для документооборота — хорошее начало. Но вы сможете получить от них максимальную пользу, если проведёте детальную оценку печатного окружения.
Изучите Аутсорсинг документоёмких процессов и узнайте больше о том, как сэкономить деньги, увеличить производительность труда работников и облегчить свою жизнь.
Мы — это Xerox. И мы считаем, что оптимизация документооборота играет ключевую роль в улучшении рабочего процесса в целом.
Свяжитесь с нами.
[1] Poor document processes lead to significant business risk, IDC
[2] I know what you’re thinking, Angele Boyd, Industry Analyst, IDC
[3] The biggest mistakes companies make with data security, Digital Guardian, May, 2015
[4] Nuance Print Management, 2016
