Сегодня сложно представить себе современный офис без печатающего устройства — принтера. Сориентироваться в предлагаемом многообразии технологий и моделей, суметь различить важные и второстепенные характеристики не всегда просто. В данном разделе мы попробуем сформулировать наиболее значимые критерии, по которым можно подобрать подходящий цветной или черно-белый принтер. При правильном подходе к оценке условий работы оборудования оно будет куплено удачно.
Перед началом поиска лучшей для вас модели цветного или черно-белого принтера для офиса, следует понять, под выполнение каких задач его требуется купить. Например, основная разница между использованием дома или в офисе – это объемы печати, себестоимость одного отпечатка, а также наличие дополнительных функций. Так, в офисе ежемесячная нагрузка на принтер может превышать 100 000 листов. При этом рядовой пользователь, даже при большом (по домашним меркам) объеме печати, обычно расходует не более 500 страниц каждый месяц. Кроме того, по статистике, в большинстве случаев дома на принтере распечатываются в основном цветные документы, реже – черно-белые.
Сегодня Xerox создает как экономичные принтеры для небольших офисов, так и выгодные комплексы для значительных объемов печати. Определив потребности в печати для конкретного отдела, можно сравнить предложенные варианты принтеров, чтобы понять, какое оборудование будет лучше именно для вашего офиса.
Такие принтеры работают по принципу ксерографической печати. Могут быть цветными и черно-белыми. Изображение в этом случае формируется за счет непосредственного сканирования фоточувствительных элементов лазерным лучом. В таких принтерах используются специальные картриджи с тонером. Лазерная технология позволяет получать высококачественные отпечатки, устойчивые к воздействию влаги и выцветанию.
По сути, это параллельная ветвь развития лазерных принтеров для офиса. В основе светодиодной технологии печати – перенос цветного или черно-белого текстово-графического изображения на бумагу с цифрового носителя. По скорости работы такие принтеры сравнимы с лазерными аппаратами.
В струйных принтерах формирование изображения на носителе осуществляется точечным способом. Рабочим элементом является жидкий краситель. Струйная технология цветной и черно-белой печати позволяет передавать полутона с высокой четкостью. Такой аппарат прост в эксплуатации и обслуживании, обладает невысокой скоростью печати и может стать оптимальным вариантом экономичного принтера для офиса.
Печать в таких принтерах осуществляется за счет использования брикетов с твердыми цветными чернилами, соответствующими CMYK: Cyan (голубой), Magenta (пурпурный), Yellow (желтый), blacK / Key color (черный / ключевой цвет). Поскольку загружаемые в принтер брикеты разных цветов различаются по форме, вероятность ошибиться и перепутать чернила при загрузке исключается. Заправлять аппарат можно непосредственно во время печати, без необходимости прерывания рабочего процесса.
Качество печати — это комплексный параметр принтера, включающий разрешение, цветопередачу, битность цвета. Следует также учитывать и субъективное восприятие отпечатка, то есть по принципу «нравится / не нравится».
Число минимальных элементов изображения (точек, пикселей) на дюйм. На сегодняшний день в офисном сегменте стандартным для принтера считается разрешение 600, 1200, 2400 точек на дюйм. Заметить разницу между ними невооруженным глазом довольно сложно. Большее (или меньшее) заявленное разрешение не всегда очевидно и не связано напрямую с визуально воспринимаемым качеством печати.
Обычно цветные принтеры имеют 4 вида базовых красителей/тонеров – CMYK, для передачи других цветов они смешиваются в определенной пропорции. В лазерных и LED-принтерах точки разных цветов ставятся рядом. Для лучшей передачи оттенка используются технологии изменения яркости отдельной точки (битность цвета). Это позволяет существенно улучшить цветопередачу и смягчить градиенты.
Чтобы обеспечить решение некоторых специфических задач, принтер должен «уметь» работать с плотной бумагой. Обычно для офиса используется бумага плотностью 60-100 г/м2. Однако для печати диплома или проспекта (листовки) могут понадобиться листы 150-180 г/м2. Для создания визитных карточек необходима бумага 200 или даже 300 г/м2. При этом важно иметь в виду, что определенные модели принтеров нормально работают только с той бумагой, для печати на которой они предназначены. Перед тем, как подобрать и купить для офиса принтер, обязательно обратите внимание на эти ограничения. Если превысить допустимые пределы плотности, то бумага, вероятнее всего, начнет чаще застревать, а ресурс отдельных деталей заметно снизится.
Прежде чем выбрать принтер для офиса, проверьте его совместимость с используемой компьютерной техникой. Так, бюджетные модели печатают только из ОС Windows. Возможность печати из DOS или Linux указаны в спецификации.
Выясните, с какими интерфейсами работает принтер. Он может быть сетевым или несетевым. В современных моделях имеются последовательные порты USB, для совместимости с устаревшими компьютерами – LPT. Наличие сетевого подключения обеспечивает работу неограниченного числа пользователей с доступом ко всем функциям принтера.
Отдельные решения для бизнеса предусматривают наличие специальных мощных программных продуктов, которые могут модернизироваться в соответствие с запросами клиента. Кроме удобства эксплуатации и обслуживания такое ПО позволяет снизить расходы на печать. В комплект поставки цветного принтера может входить программа для обработки и пакетной печати изображений, менеджер шаблонов для создания визиток и т. д.
Необходимо определить требуемый ресурс принтера. Самый простой способ – подсчитать. Для этого не обязательно опрашивать сотрудников или следить за печатью в течение какого-то срока, например, за месяц, и составлять прогнозы. Достаточно уточнить у офис-менеджера, сколько бумаги обычно расходуется за определенный период. Потом оценить скорость роста вашей компании, учесть возможность принятия на работу новых сотрудников, после чего прибавить еще 10-20 % от количества используемых расходных материалов. Имея приблизительные цифры, решите, сколько принтеров будут в индивидуальном пользовании, сколько — в общем. Оптимальный вариант: один аппарат на комнату. Однако все зависит от специфики компании. Чаще всего используется сочетание разных по техническим характеристикам и функциональным возможностям моделей. Определив для себя необходимое число принтеров, подумайте также об экономии рабочего времени, которое тратится на печать документов.
В компании работают 12-15 рядовых сотрудников, бухгалтерия и дизайнерский отдел. Можно приобрести один производительный принтер, поддерживающий печать на формате А3, с большой месячной нагрузкой и высокой скоростью работы. Для бухгалтерии – отдельный черно-белый аппарат или несколько более бюджетных моделей, что позволит обеспечить конфиденциальность печатаемой информации. Также приобрести один принтер для руководителя и еще один, цветной, – для дизайнерского отдела.
Абсолютная скорость печати принтера измеряется в страницах в минуту. Соответственно, чем выше эта цифра, тем лучше. При различии в используемых технологиях (однопроходной или многопроходной) для одного и того же аппарата разница в скорости может быть 4-5-кратной. В большей степени данный показатель важен для цветной печати, чем для черно-белой. Это могут быть поздравительные открытки, пригласительные билеты или визитные карточки небольшой тиражности (100-300 экземпляров). Так, в одной ценовой категории можно найти лазерные цветные принтеры для офиса с большим разбросом скоростей печати.
Следует учитывать, что разница в скорости 2-3 страницы в минуту заметна только на многостраничных документах. По статистике, большинство задач, которые решают используемые в офисах принтеры, сводятся к печати 1-3 страниц. В этом случае приоритетным будет такой параметр, как время выхода первой страницы. На него зачастую не обращают внимания при покупке, хотя эта характеристика является не менее важным, чем скорость печати. Решая, какой принтер для офиса лучше приобрести именно в вашем случае, учитывайте задачи, которые он должен будет выполнять. В любом случае, даже если ваша работа не связана с обслуживанием большой очереди из клиентов, все же приятнее, когда принтер реагирует мгновенно.
Кроме базовой, лазерный или другой принтер может иметь еще массу дополнительных опций. Например, двусторонняя печать позволяет не переворачивать документ вручную каждый раз, когда необходимо отпечатать текст/изображение с обеих сторон листа. Такая опция принтера особенно полезна при создании рекламных листовок и многостраничных документов, что обеспечивает более экономичное использование бумаги. Вы также можете приобрести дополнительные лотки и «заряжать» аппарат бумагой сразу на несколько месяцев вперед. Существуют модели принтеров, поддерживающие опцию печати с мобильных устройств (смартфонов и планшетов) и отличающиеся компактным размером и бесшумной работой.
