Не являясь основной специализацией компаний, этот процесс привносит значительные накладные расходы, требует капитальных вложений в оборудование и ПО и приводит к непомерному разрастанию штата бухгалтерии. А ручной, неавтоматизированный ввод порождает невысокое качество данных в платежной системе. В результате – конфликты с поставщиками, штрафы за просроченные платежи, невозможность повышения эффективности.
Сократить издержки на обработку первичных бухгалтерских документов, сделать ее более быстрой, повысить достоверность данных можно.Мы предлагаем нашим клиентам комплекс услуг, которые можно использовать как выборочно, так и единым пакетом:
Приёмка почтовой корреспонденции. Штрихкодирование. Сортировка и подготовка к сканированию;
Сканирование и раскладка оригиналов по единицам хранения;
Распознавание, извлечение значимых данных (поставщик, номенклатуры, суммы, налоги и т.п.) и проверкана соответствие нормам и справочникам;
Автоматический поиск в ERP‑системе соответствующих контрактов и иных документов, регламентирующих сделку, и сверка извлеченных данных;
Формирование пакета документов, требующих ручной сверки и связанных с ними контрактов;
Автоматическая конверсия и выгрузка в ERP‑систему, формирование проводок;
Окончательное атрибутирование и сохранение обработанных документов в электронном и/или бумажном архивах.
В случае единого пакета услуг Ксерокс берет на себя приемку всей почтовой корреспонденции, содержащей бухгалтерские документы, и передаёт в финансовые системы вашей организации готовые к проводке данные. При этом все обработанные документы упорядоченно хранятся как в бумажном, так и в оцифрованном виде. Скорость обработки и качество данных гарантируется в договоре.
Услуги Ксерокс по потоковой обработке первичных бухгалтерских документов помогут оптимизировать затраты на этот трудоемкий процесс, обеспечивая при этом следующие выгоды:
Постоянно гарантированные качество и скорость обработки
Независимо от объема нагрузки, включая пиковые периоды, обработка документов всегда происходит в соответствии с контрактными обязательствами, а не возможностями имеющегося штата сотрудников.
Капитальные вложения переносятся в основной бизнес
Воспользовавшись услугой обработки первичной бухгалтерской документации, Вы сможете сократить инвестиции в создание инфраструктуры, сэкономить офисные площади, необходимые для архива бухгалтерии и направить высвободившиеся средства на решение критических задач.
Плановый характер и прозрачность операционных расходов
Вы заранее можете оценить расходы и учитывать их при планировании. Ведь стоимость обработки одной страницы или одного документа заранее прописана в договоре. Суммарное количество документов, которые предстоит обработать, пропорционально количеству инициированных сделок (например, заказов на поставку, порождающих счета‑фактуры и накладные). А благодаря оплате по факту оказанных услуг вы оптимизируете cashflow.
Оптимизация штата сотрудников
Передача на аутсорсинг процесса, характеризующегося неравномерным характером нагрузки, позволяет оптимизировать штатную структуру. Теперь профессиональные специалисты бухгалтерии вашей компании смогут сконцентрироваться на решении сложных задач. Снижается нагрузка на кадровую службу, меньше затраты на обучение.
Для наших клиентов мы установили более 2700 сканеров, ежедневно сканирующих более одного миллиона страниц. Мы эксплуатируем более 100 собственных центров потоковой обработки документов по всему миру, с пропускной способностью порядка 11,5 миллионов страниц в день. Суммарный объем обрабатываемых ежегодно изображений достигает 3,5 миллиардов. Мы предлагаем:
Опыт и экспертиза
Мы проведем анализ существующей ситуации, подготовим для вас стратегию перехода к новому формату обработки документов, разработаем необходимые процедуры, шаблоны и регламенты. Мы знаем, что значит обрабатывать действительно большие объемы документов. Это наш опыт. Мы знаем, какие требования предъявляет законодательство и бизнес. Это наша экспертиза.
Инфраструктура и Технологии
Мы спроектируем масштабируемое аппаратно‑программное решение, отвечающее отраслевым стандартам, учитывающее особенности Вашей организации и интегрированное в ее IT‑инфраструктуру.
Персонал
Квалифицированные операторы Ксерокс, прошедшие необходимое обучение и соответствующие стажировки возьмут на себя рутинную работу. Мы предоставим выделенного менеджера для обеспечения взаимодействия в рамках контракта и оперативной реакции на изменяющиеся требования.
Используя технологии автоматизированной обработки документов, мы добиваемся сокращения времени, в течение которого данные оказываются в Ваших информационных системах. В тех случаях, когда требуется квалифицированный анализ ситуации, система подготовит бухгалтеру всю подходящую по контексту информацию (например, контракты, предыдущие поставки и т.п.) в удобном и простом интерфейсе. Так, например, благодаря услуге обработки первичных бухгалтерских документов, одна из крупнейших международных компаний, управляющая гостиничным бизнесом, успевает обрабатывать 4 раза больше счетов‑фактур, чем раньше.
Снижение затрат до 30%
Передавая процесс обработки документов профессионалам, вам не нужно раздувать штат, поддерживая ресурсный резерв, вкладывать деньги в оборудование и обучение. Благодаря повышению качества и скорости обработки данных, снижается количество конфликтных ситуаций с контрагентами, а значит, и расходы на их разрешение. Так, использование услуг Ксерокс позволило европейскому поставщику автозапчастей сократить на 30% расходы на управление документами.
