Значительная часть коммуникаций с контрагентами по‑прежнему происходит на бумаге и передается обычной почтой. Документы же, требующие наличия подписи и печати, без бумаги и вовсе не могут обходиться. Критичность времени доставки таких документов особенно высока, а риск утраты или раскрытия конфиденциальной информации в процессе доставки делает необходимым контроль прохождения корреспонденции внутри организации.
Воспользовавшись услугой по обработке входящей‑исходящей корреспонденции, предлагаемой компанией Ксерокс, можно значительно ускорить прохождение корреспонденции внутри компании, сделать его отслеживаемым в любой момент времени, защитить конфиденциальную информацию и в любой момент найти копию пересылавшихся ранее документов.
Регистрация всей входящей‑исходящей корреспонденции. Штрихкодирование;
Вскрытие, сканирование (опционально – распознавание) и автоматическая пересылка получателю электронной версии письма;
Отправка электронного уведомления и физическая доставка конфиденциальной корреспонденции, которую нельзя вскрывать;
Печать, раскладка по конвертам, передача почтовым службам исходящих сообщений;
Создание электронного архива корреспонденции с возможностью быстрого поиска;
Возможность отслеживания перемещения корреспонденции как внутри компании, так и за ее пределами;
Автоматизация канцелярии: постановка и контроль исполнения, отчетность.
Услуги Ксерокс позволят вашей организации построить отлаженный процесс работы с входящей‑исходящей корреспонденцией и обеспечат следующие выгоды:
Оперативность доставки корреспонденции внутри компании
Независимо от объема нагрузки, включая пиковые периоды, обработка и доставка документов всегда происходит в соответствии с контрактными обязательствами, а не возможностями имеющегося штата сотрудников.
Оперативное принятие управленческих решений
Благодаря быстрой, без задержек и потерь, доставке корреспонденции внутри компании, минимизируются задержки в получении актуальной информации, необходимой для принятия эффективных решений.
Снижение операционных рисков и повышение исполнительской дисциплины
Благодаря постоянному контролю за перемещением документов значительно снижается риск потери документов и утечки конфиденциальной информации. Теперь в любой момент можно выяснить, где и у кого находится корреспонденция, кто отвечает за исполнение, а документы, утраченные получателем, можно восстановить из электронного архива.
Оптимизация штата сотрудников
Передача на аутсорсинг процесса, характеризующегося неравномерностью нагрузки, позволяет оптимизировать штатную структуру. Теперь профессиональные специалисты административной службы смогут сконцентрироваться на решении сложных задач. Снижается нагрузка на кадровую службу, меньше затраты на обучение.
Единая точка входа по всем вопросам, связанным с входящей и исходящей корреспонденцией
В рамках услуги ответственность за маршрутизацию корреспонденции внутри компании, отправку и приемку через почтовые службы сосредоточена в одних руках. Персональный менеджер несет ответственность за все отправления и решает все вопросы, связанные с корреспонденцией и оказанием услуги в рамках контракта.
Мы проведем анализ существующей ситуации, подготовим для вас стратегию перехода к новому формату обработки корреспонденции, разработаем необходимые процедуры, шаблоны и регламенты и проведем обучение сотрудников. Мы знаем, что значит обрабатывать действительно большие объемы документов. Это наш опыт. Мы знаем, какие требования предъявляет законодательство и бизнес. Это наша экспертиза.
Инфраструктура и технологии
Воспользуйтесь нашим опытом. Вы сможете отправлять документы обычной почтой и получать бумажные документы от контрагентов так же легко и быстро, как и через привычную почтовую программу. Мы спроектируем масштабируемое аппаратно‑программное решение, отвечающее отраслевым стандартам, учитывающее особенности вашей организации и интегрированное в ее IT‑инфраструктуру.
Система для отслеживания входящей и исходящей корреспонденции, доступная сотрудникам вашей компании подскажет, где сейчас находится корреспонденция. Электронный архив, реализованный на базе XeroxDocuShare (или другой платформе для хранения документов), предоставит быстрый доступ к актуальной и архивной корреспонденции.
Персонал
Квалифицированные операторы Ксерокс, прошедшие необходимое обучение и стажировки, возьмут на себя рутинную работу по сортировке, приемки и отправлению, а также доставке корреспонденции внутри организации. Мы предоставим выделенного менеджера для обеспечения взаимодействия в рамках контракта и оперативной реакции на изменяющиеся требования.
Время реакции на запросы клиентов сократилось в 7 раз
Сотрудники Ксерокс ежедневно обрабатывают более 10000 единиц корреспонденции (писем, факсов и электронной почты), поступающей в Фонд Финансовой Взаимопомощи в Великобритании. Внедрение этой услуги позволило сократить время рассмотрения страхового случая с семи дней до одного.
Ускорение обработки на 40%
Используя технологии автоматизированной обработки корреспонденции и доставку электронных копий (в тех случаях, когда это возможно), мы добиваемся сокращения времени передачи корреспонденции сотрудникам‑адресатам, а время маршрутизации корреспонденции внутри компании гарантируется контрактом.
Центр обслуживания клиентов SNT Deutschland AG получает более 16000 писем, факсов и электронных сообщений ежедневно. Внедрение услуги Ксерокс позволило ускорить обработку клиентской корреспонденции на 40% усилиями в два раза меньшего количества сотрудников.
Сокращение персонала, выполняющего непрофильные функции, на 33%
В рамках поставляемых нами услуг качество сервиса гарантировано, независимо от объема. Не нужно раздувать штат, поддерживая ресурсный резерв, вкладывать деньги в оборудование и обучение. Благодаря повышению качества и скорости обработки корреспонденции, снижается количество конфликтных ситуаций с контрагентами, повышается лояльность и исполнительская дисциплина сотрудников, а значит, и общая доходность. Так, например нидерландская организация в области социальной защиты смогла сократить количество штатных единиц со 120 до 80 сотрудников, занятых на обработке корреспонденции (порядка 22 000 писем ежедневно).
