Процесс взаимодействия с клиентом сопровождается большим числом бумажных документов: заявления, анкеты, договора, копии документов. Чем быстрее данные, указанные клиентом в таком документе, окажутся в информационной системе (CRM, ERP), тем быстрее стартует бизнес‑процесс обслуживания, а отсутствие ошибок при вводе напрямую влияет на качество услуги.
Сократить издержки на обработку клиентских документов, сделать ее более быстрой и повысить достоверность данных можно. Мы предлагаем нашим клиентам комплекс услуг, которые можно использовать как выборочно, так и единым пакетом.
Приёмка почтовой корреспонденции. Штрихкодирование. Сортировка и подготовка к сканированию;
Сканирование и раскладка оригиналов по единицам хранения;
Распознавание, извлечение значимых данных (клиент, номер контракта, вид услуги, и т.п.);
Верификация и корректировка (для соответствия данным, уже хранящимся в CRM и нормам бизнес‑процессов);
Формирование пакета документов, требующих ручной сверки и связанных с ними контрактов;
Автоматическая конверсия и выгрузка в CRM‑систему;
Окончательное атрибутирование и сохранение обработанных документов в электронном и/или бумажном архивах.
Передавая в управление Ксерокс процесс обработки клиентских заявлений, анкет и договоров, вы высвобождаете значительные ресурсы, которые могут быть задействованы для развития Вашего основного бизнеса. При этом Вы решаете целый ряд задач:
Повышение лояльности клиентов
В результате ускорения обработки клиентских документов данные из заявлений, анкет, форм и других документов быстрее оказываются в информационной системе, а значит, быстрее начинаются бизнес‑процессы, связанные с обслуживанием клиента. Мы так же предложим оптимальный дизайн стандартных форм документов, чтобы сделать процесс заполнения менее затратным по времени, понятным и удобным. Скорость и удобство обслуживания – залог лояльности клиента.
Ускорение и оптимизация коммуникаций с клиентом
Благодаря интеллектуальной сверке и коррекции извлеченных данных, обеспечивающих их непротиворечивость c уже существующими в CRM данными о клиентах, значительно снижается необходимость в дополнительных, уточняющих контактах с клиентом, которые отнимают время у обеих сторон. Это так же позволяет обеспечить качество и актуальность данных о клиенте и быстрее принимать решения.
Быстрая реакция на изменения рынка и законодательства
Централизованный характер реализации сервиса позволяет одномоментно вводить изменения в процессах коммуникации с клиентами, а высокий профессионализм аналитиков, консультантов и менеджеров компании Ксерокс гарантирует, что анализ изменений среды, выработка рекомендаций и реализация изменений будут проведены максимально быстро и в соответствии с договором.
Капитальные вложения переносятся в основной бизнес
Воспользовавшись услугой по обработке клиентских документов, Вы сможете сократить инвестиции в создание и развитие сопутствующей инфраструктуры, сэкономить офисные площади, необходимые для архива клиентских документов и направить высвобожденные средства на реализацию критических задач.
Плановый характер и прозрачность операционных расходов
Вы заранее можете оценить расходы и учитывать их при планировании. Ведь стоимость обработки одной страницы заранее прописана в договоре с компанией Ксерокс. Общее же количество документов можно оценить, исходя из целевых значений ваших маркетинговых программ и сезонных трендов. А благодаря оплате по факту оказанных услуг, вы оптимизируете cashflow.
Для наших клиентов мы установили более 2700 сканеров, ежедневно сканирующих более одного миллиона страниц. Мы эксплуатируем более 100 собственных центров потоковой обработки документов по всему миру, с пропускной способностью порядка 11,5 миллионов страниц в день. Суммарный объем обрабатываемых ежегодно изображений достигает 3,5 миллиардов.
Мы предлагаем:
Опыт и экспертиза
Мы проведем анализ существующей ситуации, подготовим для вас стратегию перехода к новому формату обработки документов, разработаем необходимые процедуры, шаблоны и регламенты. Мы знаем, что значит обрабатывать действительно большие объемы документов. Это наш опыт. Мы знаем, какие требования предъявляет законодательство и бизнес. Это наша экспертиза.
Инфраструктура и Технологии
Воспользуйтесь нашим опытом. Мы спроектируем масштабируемое аппаратно‑программное решение, отвечающее отраслевым стандартам, учитывающее особенности вашей организации и интегрированное в ее IT‑инфраструктуру.
Персонал
Квалифицированные операторы Ксерокс, прошедшие необходимое обучение и стажировки возьмут на себя рутинную работу. Мы предоставим выделенного менеджера для обеспечения взаимодействия в рамках контракта и оперативной реакции на изменяющиеся требования.
Используя технологии автоматизированной обработки документов, мы добиваемся сокращения времени, в течение которого данные оказываются в ваших информационных системах. В тех случаяx, когда требуется квалифицированный анализ ситуации, система подготовит аналитику всю подходящую по контексту информацию (например, контракты, предыдущие заявки и т.п.) в удобном и простом интерфейсе. Так, например, благодаря сервису обработки клиентских заявлений, французской кредитной организации удалось на 40% ускорить обработку клиентских заявлений.
Снижение затрат на 20%
Передавая процесс обработки документов профессионалам, вам не нужно раздувать штат, поддерживая ресурсный резерв, вкладывать деньги в оборудование и обучение. Благодаря повышению качества и скорости обработки данных, снижается количество конфликтных ситуаций с клиентами, а значит, и расходы на их разрешение. Так, например, французская кредитная организация, воспользовавшись услугой по обработке клиентских заявлений, снизила расходы на 20%, а заявления теперь обрабатываются на 40% быстрее.
Повышение качества данных в 5 и более раз
Благодаря использованию современных технологий по извлечению данных и эффективным процессам последующей сверки и корректировки мы поддерживаем высокое качество данных, передаваемых в ERP и CRM системы наших заказчиков. Это ценно как для оперативной финансовой деятельности организации, так и для долгосрочного планирования. Так, например международная инвестиционная компания, благодаря услуге по обработке клиентских заявлений и договоров, снизила количество ошибочных данных с двухзначных значений до 2-0.5% и получает экономию до $500 000 в год.
