Пять советов по выбору МФУ

Что такое многофункциональное устройство?

Многофункциональное устройство (МФУ) – устройство, сочетающее в себе функции принтера, копира, сканера и/или факса. МФУ обеспечивают оперативную и высококачественную печать, электронную и послепечатную обработку документов, при небольших затратах.

Для того, чтобы купленный аппарат радовал Вас долгое время своей исправной работой, выполняя все поставленные задачи, необходимо продумать, какое именно устройство Вам нужно. Принять взвешенное решение о том, какое многофункциональное устройство наиболее соответствует вашим потребностям, помогут правильные вопросы. Отвечая на них, Вы сможете определиться с функциональными возможностями, которые нужно учитывать при выборе и покупке МФУ.

1. Определение требований

Необходимо понять, для выполнения каких задач вы планируете использовать МФУ, помимо печати и копирования. Постарайтесь ответить на вопросы:

• Нужна ли вам полноцветная печать или достаточно монохромной?
• Нужен ли факс?
• Сколько человек будет работать с устройством?
• На бумаге какого формата Вы будете печатать? Достаточно ли Вам, чтобы аппарат печатал на бумаге формата А4 (210 х 297 мм), либо еще нужна поддержка формата А3 (297 х 420 мм)? Будете ли вы работать с формами и бланками?
• Какой ежемесячный – хотя бы приблизительный – расход страниц в месяц Вы планируете? 100 страниц, 1000 или, может быть, более 50 000?
• Нужно ли будет делать брошюры?
• Необходима ли послепечатная обработка документов (степлирование, вальцовка, брошюровка и пр.)?

2. Суммарная стоимость использования устройства и оптимальное соотношение «цена – качество»

При подборе многофункционального устройства необходимо не только обращать внимание на начальную стоимость самого оборудования, но и постараться оценить «стоимость владения» - то есть размер дополнительных затрат, связанных с использованием аппарата. Например, стоимость расходных материалов, емкость картриджей, периодичность обслуживания и пр. В случае со струйными МФУ, использование изначально недорогих аппаратов в конце концов приводит к намного большим суммарным затратам, по сравнению с лазерными устройствами, если учитывать стоимость картриджей и их небольшой ресурс.

Издержки также возрастут, если использовать ненадежные, сложные в эксплуатации и обслуживании устройства, которые к тому же могут не обладать всем необходимым для Вас функционалом.

Новые технологии, на базе которых делаются современные печатные машины, также призваны минимизировать стоимость владения за счет низкой стоимости отпечатка.

3. Цвет или монохром?

Очевидно, что цветные документы и презентационные материалы при общении с заказчиками, клиентами и партнерами являются неоспоримым преимуществом. В последние годы подобный формат представления материалов стал стандартом де-факто. Однако мало кто задумывается, что, благодаря использованию цветной печати и копирования во внутреннем офисном документообороте, значительно улучшается восприятие информации, читабельность, ускоряется поиск и сортировка документов, снижается количество ошибок и улучшается обучаемость. Выгода при этом очевидна – экономия времени и ресурсов. Однако оборотной стороной такого двойного преимущества станет повышение стоимости печати. Поэтому Вы подумайте, что для вас эффективней – экономия на расходных материалах или на затратах времени. Для средних и крупных компаний есть решение и этой дилеммы – благодаря твердочернильной технологии, разработанной Xerox, стоимость цветного отпечатка практически сравнялась со стоимостью лазерной монохромной печати. Такая технология сейчас применяется в Phaser 8860MFP.

Твердочернильная технология (solid ink technology) – уникальная разработка Xerox, позволяющая сделать стоимость цветной печати очень низкой и сократить на 90% отходы от картриджей. Вместо порошкового тонера в устройствах используются твердые чернила, похожие по консистенции на нечто среднее между пластилином и воском обычной свечи. В принтере они плавятся и в расплавленном состоянии содержатся в специальном резервуаре. При печати чернила попадают в печатающую головку, по принципу действия похожую на применяемые в струйных принтерах, но неподвижную и по ширине соответствующую листу, и наносятся на нагретый барабан, а с него – на бумагу и тут же застывают. Чернила сделаны в виде брусков разной формы (своя для каждого цвета), чтобы пользователю было удобно устанавливать их в соответствующие отсеки. Поместить их не на свое место может только физически одаренный человек. Легкость замены брусков является одним из несомненных преимуществ технологии.

4. Простота в эксплуатации

Очевидно, что очень важна простота работы с МФУ. Выбирайте аппарат с интуитивно понятным пользовательским интерфейсом, с возможностью доступа к онлайн-справке и документации. Многие офисные МФУ обладают цветными сенсорными ЖК экранами с простым графическим управлением, что также помогает начинающим пользователям быстрее освоить все функции современного МФУ.

Если вы приобретаете МФУ в компанию для решения бизнес-задач, необходимо оценить, насколько легко новая система вписывается в рабочее пространство вашей организации. Легко ли оно устанавливается? Достаточно ли минимального курса обучения для его освоения? Поставляется ли в комплекте необходимое программное обеспечение или мастер по установке, устранению неисправностей и обновлению?

5. Дополнительные возможности устройства

МФУ может не только копировать, печатать, сканировать, отправлять/принимать факсы. Есть модели, возможности которых гораздо шире:

• Хотите напрямую отправить коллегам отсканированные документы? – Выбирайте аппараты с функцией Scan to Email.
• Нужна возможность работы с внешними устройствами? – Можно выбрать МФУ с USB-разъемом, позволяющим печатать и сканировать на USB-Flash.
• Необходимо подключить устройство без использования проводов? - Пожалуйста, wi-fi модуль обеспечит надежное беспроводное подключение вашего МФУ к сети или напрямую к таким устройствам, как: ПК, ноутбуки и КПК с поддержкой технологии WI-Fi.

  Модели с wi-fi модулем:
  Phaser 3250DN
  Модели с опциональным Wi-Fi модулем:
  Phaser 3100MFP
  Phaser 6180MFP
  Phaser 8860MFP

• Хотите получать готовые презентации? – К вашим услугам финишные устройства с брошюровщиками.

  Модели, позволяющие изготавливать брошюры:
  WorkCentre 7335

• Требуется печать брошюры или листовки? – Опциональная фальцовка справится с этой задачей.

  Посмотреть модели, поддерживающие эти функции:
  WorkCentre 5230

• Некогда разбирать отпечатанные документы по копиям и степлировать их? – Интегрированный сортировщик и функция степлирования сделают эту работу еще до того, как вы подойдете к МФУ, чтобы забрать готовые материалы.

  Посмотреть модели, поддерживающие эти функции:
  WorkCentre 5222

• Хотите освежить атмосферу дома или в офисе? – Опциональные ароматизаторы воздуха включаются в работу каждый раз, когда вы распечатываете документ.

  Посмотреть модели с ароматизатором:
  Phaser 3100MFP

Все это и многое другое призвано сделать работу с Вашим МФУ еще комфортнее.

Если в МФУ не предусмотрена точная и своевременная передача пользователям и администраторам информации о состоянии самого аппарата, заданиях и очереди на печать, Вам и персоналу придется довольно часто вмешиваться в работу устройства, чтобы решать возникающие или предотвращать возможные проблемы. Предупредить эту проблему поможет функция автоматического оповещения по электронной почте о неисправностях или заканчивающихся ресурсах.

На заметку бизнес-пользователям

Многофункциональное устройство может стать незаменимым помощником в управлении и контроле над производственными расходами, снизить объем потребления расходных материалов в рамках организации и увеличить эффективность бизнес-процессов. МФУ помогают рационализировать копирование и обработку больших объемов документов, выполнять электронную организацию, редактирование и архивирование бумажной документации. Используя МФУ и несложное ПО, вы можете преобразовать ваши документы в электронный вид и далее выполнять с ними различные действия: отсылать по электронной почте, сохранять в нужном месте на компьютере, в сетевых папках и даже отправлять на удаленный принтер – достаточно только отсканировать материал.

6. Многофункциональность или многозадачность?

У вас много пользователей и много важных и срочных дел? Вам необходимо многофункциональное устройство, которое способно одновременно справляться с массой задач? Смогут ли пользователи получить доступ к какой-либо функции МФУ, если другая уже используется?

Имейте в виду, что не все устройства, сочетающие в себе одновременно множество функций, могут работать в многозадачном режиме. Некоторые не способны выполнять несколько действий одновременно, создавая таким образом риск потери времени ввиду своей однозадачности.

Надеемся, что воспользовавшись нашими советами, вы сможете выбрать оптимальное МФУ, которое послужит успешному решению ваших задач.