ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Документы под контролем

Скачать статью в pdf

Положительным следствием текущей экономической ситуации стало то, что все больше и больше компаний стали внимательно относиться к управлению затратами, причем особое внимание уделяется непроизводственным, косвенным затратам. С ущественную долю непроизводственных затрат составляют административные затраты, затраты на организацию документооборота. К счастью, за последние годы разработано множество методов оптимизации документооборота, ведущие производители предлагают разнообразные технические и программные средства для построения эффективной системы работы с документами в компании. К разряду таких производителей относится международная компания Xerox, специализирующаяся в области технологий печати и управления документами. 21 апреля 2009 года на пресс-конференции в отеле Ritz-Carlton руководство Xerox поделилось результатами своей деятельности и рассказало о планах на будущее.

Основной целью пресс-конференции стало подведение итогов 3-летней стратегии развития аутсорсинговых услуг по управлению документоемкими процессами в России. Рассказывали и отвечали на вопросы Игорь Богачев, заместитель генерального директора, директор департамента корпоративных проектов Xerox Россия и Игорь Силицкий, директор департамента консалтинга Xerox Россия.

Как известно, документооборот играет значительную роль как в жизни отдельных людей, так и в деятельности организаций. Документы пронизывают все сферы деятельности компании. Таким образом, нельзя не учитывать тот факт, что производство документов является неизбежным и дорогостоящим процессом. Особенно когда речь идет о тысячах документах, напечатанных в день.

Вопрос об оптимизации расходов на производство и обработку документов уже давно интересует всех дальновидных руководителей компаний. Встает вопрос об экономии. Сокращение затрат за счет экономии на расходных материалах – вот традиционный путь многих организаций. Но проблема в том, что доля этих затрат в общих расходах составляет лишь 20%.

Компания Xerox вот уже более 30 лет предлагает комплексные решения по сокращению издержек на документоемкие бизнес-процессы. В России компания Xerox предоставляет услуги аутсорсинга с 1999 г., активно развивая данное направление последние три года. На данный момент пользователями услуг Xerox по управлению документооборотом являются более 100 тысяч сотрудников компаний, представляющих 8 разных отраслей. За три года ими был создан 1 млрд. документов, обошедшийся в среднем на 25-30% дешевле благодаря применению решений Xerox.

Игорь Богачев отметил, что за три года оборот компании вырос более чем в 3 раза. «Методология работы, подход и способность реализации позволяют Xerox лидировать на рынке, что подтверждается оценками ведущих аналитических компаний: Gartner в своем последнем отчете Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide отнесла Xerox к сектору лидеров рынка в области управления печатью», - рассказывает Игорь Богачев.

Xerox предполагают работу как с электронными, так и с бумажными документами, консалтинг, внедрение и аутсорсинг документоемких бизнес-процессов клиентов. Таким образом, портфель услуг компании Xerox состоит из 3 основных компонентов, а именно:

  • управление документоемкими бизнес-процессами;
  • управление офисной печатной инфраструктурой;
  • аутсорсинг производства массовой документации.

Все услуги оказываются по методологии Lean Six Sigma. Методология включает концепцию «Бережливое производство» (Lean manufacturing), сфокусированную на устранение потерь и непроизводительных затрат, и концепцию «Шесть сигм» (Six Sigma), нацеленную на снижение вариабельности процессов и стабилизацию характеристик продукции.

Одними из ключевых факторов успеха компании Xerox, которые подчеркнул Игорь Силицкий, являются локализация услуги с учетом потребностей различных отраслей и, конечно, фокус на качество.

На пресс-конференции также были расставлены приоритеты на 2009-2011 год. Несмотря на некоторый спад в продажах по известным причинам, Xerox планирует рост бизнеса в 2 раза, в большей степени за счет расширения географии и развития новых направлений услуг. А первоосновной приоритет это, несомненно, инвестиции в качество услуг.

(Рылева Екатерина, Transportweekly Russia)

Все публикации