ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Выбор не очевиден

Скачать pdf

Оптимизируя печатную инфраструктуру офиса, компании следует опираться на анализ своих ключевых потребностей, а не на стереотипы и традиции. «Большие» МФУ сами по себе экономичны, но сотрудники тратят немало времени на хождение за напечатанными документами

Оптимизация инфраструктуры и сокращение затрат всегда являются приоритетным вопросом для любой компании. В условиях нестабильной экономической ситуации эти вопросы становится еще более актуальными. Неизбежными в структуре расходов любой компании являются затраты на печать. Несмотря на распространение в России средств электронного документооборота, бумажные документы продолжают печатать – и печатать все больше. Поэтому оптимизация соответствующей инфраструктуры необходима. При этом взгляды заказчиков на печатную инфраструктуру остаются в большинстве своем консервативными. Это касается как внедрения услуг по комплексному управлению печатью (см. «Культура печати», Computerworld, №12, 2013), так и аппаратной составляющей. Например, в российских офисах по-прежнему превалируют лазерные принтеры и МФУ (в то время как в мире их изрядно потеснили струйные), несмотря на многолетние усилия вендоров по прежнему скромна доля цветных устройств.

Нужен ли в офисе цвет, действительно ли лазерные устройства являются лучшим выбором с точки зрения оптимизации офисной печатной инфраструктуры, и могут ли МФУ стать полноценной заменой отдельным устройствам, Computerworld Россия ответили наиболее заметные игроки на российском рынке печатающих устройств.

Когда нужен цвет

Ходя за напечатанными документами к «большим» МФУ, сотрудники нередко теряют немало рабочего времени. Сегмент цветных печатающих устройств имеет большие перспективы, но говорить о вытеснении ими монохромных принтеров и МФУ пока рано, считают представители отрасли. Ключевой причиной такого положения дел является стоимость владения цветным аппаратом, которая пока существенно выше стоимости владения монохромным устройством, считает специалист по продукту отдела офисной техники и телекоммуникационного оборудования департамента системных товаров Panasonic Дмитрий Иншаков. С ним согласен руководитель подразделения продуктового маркетинга компании Ricoh Олег Панкин, отметивший также, что основным ограничителем является стоимость отпечатка, а не самого устройства. При этом возможности снизить затраты, используя совместимые расходные материалы, у заказчиков практически нет: предложение на этом рынке ограничено, в отличие от монохромного сегмента, к тому же при покупке неоригинальных материалов риск столкнуться с проблемами качества печати гораздо выше.

Ограничивающим фактором в случае цветных устройств является не цена, а отсутствие культуры потребления цветной печатной продукции, считают другие представители отрасли. При печати многих типов деловых бумаг цвет традиционно не используется, поэтому монохромные устройства все еще остаются достаточно востребованными на рынке, утверждает руководитель отдела продуктового маркетинга департамента дистрибуции малой офисной техники Xerox Россия Надежда Попова. С ней согласен и директор по маркетингу Oki Systems Russia Сергей Лебедев. Так, он отмечает, что самым активным потребителем печати в российских компаниях является бухгалтерия, а платежные документы также не предусматривают использования цвета. Основной документооборот в России составляют простейшие управленческие документы, табличные отчеты, и вопрос презентабельности представленной информации отходит на второй план, подтверждает Панкин.

Однако для маркетинговых коммуникаций выбор полноцветной печати имеет большее значение. Цветные документы более выигрышны и воздействуют на получателя информации лучше, чем черно-белые, полагает Попова. Популярность цветной печати в офисах лишь вопрос времени. Когда-то черно-белым было и телевидение, и кинематограф, и полиграфия. В ближайшем будущем цветные отпечатки станут такой же нормой, как и цветной телевизор, уверен менеджер по продукту Kyocera Document Solutions Russia Игорь Козаченко.

Победил ли лазер?

Несмотря на то что в России доля лазерных устройств составляет 70% (в Европе – всего 30%), струйные устройства печати показывают хороший рост продаж, и соотношение лазерной и струйной печати на рынке постепенно будет меняться, прогнозирует Ольга Михиенкова, менеджер категории «Струйные устройства печати для бизнеса» HP России. Однако далеко не все представители индустрии согласны с этим прогнозом.

В обозримом будущем для офисного использования популярность лазерных МФУ будет с каждым годом только укрепляться, уверен Иншаков. Основными причинами этого, по его словам, является готовность к большим нагрузкам, высокая производительность и достаточно низкая себестоимость печатного листа.

Популярность лазерных устройств в офисах объясняется тем, что лазерная технология печати в наибольшей степени удовлетворяет потребности корпоративных пользователей, считает Попова. По ее словам, оборудование этого типа отличается высокой скоростью печати, простотой управления, а также выгодным соотношением производительности и стоимости владения. Кроме того, лазерные аппараты для средних и крупных рабочих групп поставляются в комплекте с инструментами финишной обработки, широко востребованными в корпоративном сегменте. В связи с этими преимуществами лазерных устройств струйные аппараты пока не способны заменить их в офисах, уверена Попова. Похожей точки зрения придерживается и Козаченко, отметивший, что, помимо более высокой функциональности, лазерное оборудование имеет огромное преимущество в объемах картриджей, в отсутствии необходимости частого обслуживания и сроках службы самих аппаратов. Ни один ИТ-менеджер не захочет иметь дело с оборудованием, которое надо обслуживать ежедневно или даже еженедельно, его мечта – «поставил и забыл», и лазерное оборудование позволяет ему осуществить эту мечту в полной мере, подчеркнул Козаченко.

Все больше пользователей начинают ценить струйные устройства за их экономичность, качество печати, большой ресурс картриджей, возражает Михиенкова. По ее словам, качество документов, напечатанных на струйных устройствах печати НР, уже давно сопоставимо с лазерной печатью, и подтверждением этого является наличие сертификатов стандарта ISO.

Современные струйные устройства не только не уступают лазерным принтерам по качеству печати за счет водостойких пигментных чернил, но и значительно превосходят их по ресурсу стартового комплекта расходных материалов и себестоимости отпечатка, утверждает продакт-менеджер по струйным устройствам московского представительства компании Epson Europe B.V. Илья Хохлов. По его мнению, превосходство лазерных принтеров над струйными в области печати документов — это ошибочный стереотип, выработавшийся за долгое время у пользователей, и он будет постепенно преодолен, в том числе благодаря активным демонстрациям преимуществ современных струйных аппаратов и дополнения их опциями, на которые был принят запрос непосредственно от конечных потребителей.

Проблема струйных отпечатков не в качестве печати, а в их устойчивости, способности противостоять влаге, и в этом плане у струйной технологии остается существенный недостаток, считает Лебедев. Пигментные же чернила, призванные решить эту проблему, по его словам, не удается лишить неприятного запаха, в связи с чем устройства, их использующие, так и не стали желанным рабочим инструментом обычного офиса.

Использование струйных устройств в условиях офиса может быть оправданным в том случае, если заказчик ищет некий компромисс между возможностями использования цветной печати и ее стоимостью, полагает Панкин. По его мнению, струйные принтеры и МФУ в их нынешнем виде со временем исчезнут с рынка и трансформируются в некие гибридные технологии, вроде гелевых устройств, которые сейчас выпускает Ricoh. Гелевым отпечаткам не требуется время для высыхания, возможна высокая скорость печати, в том числе двусторонней, – до 29 страниц в минуту. Кроме того, эти отпечатки отличаются не только высоким качеством, но и долговечностью — чернила не выгорают на солнце и не растворяются в воде. Единственным минусом технологии, по словам Панкина, является регулярная прочистка головок, на это затрачиваются чернила. Но, в отличие от струйных устройств, гелевые принтеры и МФУ делают такую процедуру автоматически, поэтому риска засыхания головок и выхода техники из строя нет.

Объединяя или разделяя

Целесообразным в большинстве случаев является использование в офисе МФУ, а не нескольких моноустройств с аналогичными функциями. Большинство компаний, работающих в сегменте малого и среднего бизнеса, а также государственных организаций, имеют дело с огромными объемами печати и копирования документов. При этом требования энергоэффективности и экономии расходных материалов в сочетании с потребностью в высокой производительности делают МФУ наиболее практичным решением, считает руководитель направления печатной техники Samsung Electronics в России Олег Епишин. На сегодня МФУ уже практически не уступают по разрешению планшетным сканерам и копирам, кроме того, они печатают с очень высокой скоростью, поэтому используемые в средних и малых офисах многофункциональные устройства могут справляться со всеми необходимыми задачами, подтвердил Хохлов.

В большинстве случаев офисные сотрудники не только печатают, но также сканируют и копируют документы, что делает установку отдельных принтеров, сканеров и копиров неоправданной с точки зрения временных и финансовых затрат, удобства работы и размещения устройств, уверена Попова. По ее мнению, целесообразнее приобретать МФУ, это поможет оптимизировать работу с документами и защитить информацию. Следует к тому же учесть, что персоналу значительно проще и быстрее освоить работу с одним устройством, чем с несколькими, отметил Иншаков.

В былые времена при покупке трех разных устройств основным преимуществом была возможность выполнять все функции одновременно, в то время как на МФУ можно было делать что-то одно – либо печатать, либо сканировать. Но технологии давно шагнули вперед, и устройства нового поколения могут сканировать и печатать одновременно, подчеркнул Панкин.

Вместе с тем принтеры, копиры и сканеры пока не стоит списывать со счетов, полагают представители отрасли. Так, выбор в пользу отдельных устройств будет целесообразным в узкоспециализированных сферах деятельности. Перед тем остановить свой выбор на МФУ, заказчику следует четко уяснить, в каких целях будет использоваться устройства. В некоторых случаях нет смысла переплачивать за дополнительный ненужный функционал. Например, специалистам, которые занимаются подготовкой финансовых отчетов, зачастую требуются только принтеры, отметил Панкин. Использовать профессиональный высокоскоростной документ-сканер для перевода в электронный вид архива документов будет более уместным, чем МФУ, добавил Иншаков. Отдельные устройства также целесообразно использовать при выполнении более узких задач, таких как сканирование документов вдали от офиса, полагает Попова.

Директор по маркетингу продуктов PFU Imaging Solutions в регионе EMEA Клаус Шульц предлагает запомнить простое правило, помогающее определить, когда следует отдать предпочтение настольным устройствам: если требования к сканированию достаточно высоки (требуется поддержка различных форматов, последовательное сканирование и высокое качество сканов) и если сканы документов интегрируются в цифровые рабочие потоки или загружаются в облачные сервисы, то лучше установить отдельный сканер, а не МФУ.

Персональный подход

При построении офисной инфраструктуры зачастую требуется решить, что выбрать — персональные устройства или высокопроизводительные аппараты, предназначенные для групп сотрудников. Универсального ответа нет и тут, считают представители отрасли. Нельзя однозначно утверждать, что использование нескольких дорогих производительных устройств всегда выгоднее, чем использование персональных, полагает Лебедев. В этом случае не учитываются неудобства работы сотрудников, которым приходится совершать постоянные визиты к большим устройствам, находящимся далеко от них. По мнению Лебедева, оптимальнее всего будет комбинирование устройств различных классов и производительности и установка их в удобных для эксплуатации местах, возможно даже включая и персональные устройства на тех местах, где их работа оправданна в связи с крайне низкой загрузкой.

С тем, что «хождения до МФУ» нерационально тратят время сотрудника, а значит, и деньги компании, согласен и Шульц. По его мнению, принимать решение о выделении персонального устройства сотруднику следует после анализа его рабочих процессов; опыт показывает, что если сотрудник сканирует в день более пяти документов, то приобретение для него отдельного настольного сканера уже окупается.

Важно также то, что персональное устройство пользователь может настроить под «свой», нужный ему функционал. При использовании же централизованных многопользовательских устройств такое не всегда удается сделать, подчеркнул Панкин. Впрочем, эта проблема, по его словам, решаема путем расширения функционала устройств и возможностей персонализации их интерфейса для каждого сотрудника.

Персональные принтеры и МФУ по-прежнему востребованы там, где пространство ограниченно – например, в точках продаж, кассах, пунктах выдачи документов и т. д., отмечает Михиенкова. Использовать централизованные МФУ не очень удобно и при классической кабинетной планировке, добавил Панкин. Похожей точки зрения придерживается и Хохлов: по его мнению, в определенных условиях без персонального устройства не обойтись; например, на столе в кабинете учителя физически невозможно разместить большое устройство. Если же оно установлено на удалении (в подсобном помещении) и соединено по сети с несколькими кабинетами, то печать и сканирование становятся крайне неудобными из-за необходимости постоянно покидать кабинет.

МФУ и принтеры начального уровня широко востребованы не только у персональных пользователей, но и в небольших офисах, полагает Попова. Это во многом объясняется низким уровнем первоначальных вложений, что до сих пор остается ключевым фактором при покупке принтеров и МФУ многими российскими заказчиками, считает Панкин.

Еще одной категорией пользователей, активно использующей персональную печать, были, есть и будут государственные компании, добавил Лебедев. По его словам, существующая на сегодня система тендерных закупок исходит из цены, а значит, побеждают самые дешевые устройства. С другой стороны, эксплуатационные расходы на печать в госкомпаниях никак не регламентированы, и что такое стоимость эксплуатации, там никто не задумывается. Пока тендерная система госзакупок не изменится, персональные принтеры будут массово востребованы, уверен Лебедев.

Зачем нужен факс

Даже сейчас, в эпоху повсеместного распространения Интернета и доступности электронной почты, производители продолжают встраивать факсимильные функции в МФУ. Но можно ли назвать факс бесполезным рудиментом, оставшимся от «безынтернетных» времен?

На самом деле функция факса в частных компаниях становится все менее востребованной – его заменяет электронная почта, согласен Хохлов. Однако в целом ряде организаций он будет востребован еще довольно долгое время в силу существующего регламента. До сих пор есть сферы деятельности, связанные с удаленной передачей документов, содержание которых должно быть гарантированно неизменным в процессе передачи, подтверждает Панкин. Эта функция востребована в банковской, страховой сфере, в визовых центрах. Существует также множество государственных организаций, в первую очередь силовых структур, которые для обеспечения необходимого уровня безопасности не используют в массовом порядке подключения к Интернету, добавил Лебедев. Для таких компаний факс, естественно, необходим. С учетом большого количества организаций такого типа и значительного документооборота в них функция факса в России пока остается востребованной, считает Лебедев.

К тому же сама по себе функция факса становится более универсальной: уже давно используется IP-факс, интернет-факс, LAN-факс, получают распространение полноцветные факсы. Все это делает опцию конкурентоспособной в сравнении с передачей документов по электронной почте, уверен Панкин. Оснащение МФУ функцией PC-факса оправданно с точки зрения оптимизации затрат, полагает Иншаков, ведь последняя позволяет отправлять и получать факсимильные сообщения с помощью ПК, что экономит бумагу и тонер.

Все публикации