ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Способы оптимизации документоемких процессов в нефтегазовой отрасли Е.А. Фролова (компания Xerox)

Повышение эффективности бизнеса - это уже не просто «модное» слово для современных компаний, а насущная необходимость в текущих макроэкономических условиях. Одним из основных способов повышения эффективности является оптимизация бизнес-процессов за счет внедрения новых технологий. Нефтегазовые компании не являются исключением: в настоящее время можно констатировать значительное ускорение темпов внедрения современных технологий в самых разных областях их деятельности. Использование услуг и разработок профильных компаний позволяет компаниям ТЭК оптимизировать рабочие процессы и снизить издержки.

Организация и управление офисной печатной инфраструктурой

Операционная деятельность компаний нефтегазовой отрасли предполагает значительный объем бумажного документооборота, что является причиной высоких издержек на печать и поддержку необходимого оборудования. Комплексный подход к созданию печатной инфраструктуры позволяет:

  • - повысить эффективность ее использования;
  • - снизить затраты на печать;
  • - обеспечить контроль и планирование;
  • - организовать процессы не только офисной печати, но и подготовки инженерной документации и оперативной полиграфии непосредственно в офисах компаний, исключая таким образом зависимость от внешних подрядчиков.

При решении указанных задач необходимы программные решения и оборудование для оцифровки и печати широкоформатной документации, а также выпуска малых тиражей полиграфической продукции, в том числе брошюр, презентаций, учебных материалов и др. Организация собственной простой, но в то же время производительной цифровой типографии позволит сократить сроки и снизить стоимость изготовления продукции, а также соблюсти требования по защите информации.

Защита конфиденциальных данных, а также снижение издержек на печать за счет исключения нецелевого использования печатного оборудования является одним из важных аспектов оптимизации печатных процессов. Решить данную задачу можно с помощью внедрения системы авторизации доступа и учета использования печатной и копировальной техники. Кроме перечисленных преимуществ, внедрение подобной системы дает возможность снизить затраты на печать за счет управления доступом к различным функциям, а также учитывать и анализировать выполненные работы, их стоимость, оптимизировать парк офисного оборудования на основе полученных статистических данных.

Одной из особенностей организаций, работающих в нефтегазовой отрасли, является территориально-распределенная структура офисов. В таких условиях управление парком печатного оборудования становится сложной и ресурсоемкой задачей, решить которую можно, передав управление печатными процессами на аутсорсинг. Аутсорсинг печати выходит за рамки технического обслуживания парка оборудования: при таком подходе специалисты сервис-провайдера нацелены на совместную работу с заказчиком для оптимизации печатной инфраструктуры в точном соответствии с его потребностями, автоматизации процессов работы с документами и устранения причин неэффективности и высоких затрат. В рамках услуги внедряются и поддерживаются решения, которые позволяют проводить полный аудит всех офисных печатных работ, реализуется возможность печати с мобильных устройств.

Существует множество исследований независимых экспертов, посвященных оценке экономии, достигаемой за счет аутсорсинга печатных процессов. Например, по данным аналитического агентства Gartner, этот показатель может достигать 30 %. При этом, естественно, результат напрямую зависит от глубины экспертизы и опыта сервис-провайдера.

Инновации для оптимизации документоемких бизнес-процессов

Рассматривая наиболее востребованные в настоящее время технологии повышения эффективности, нельзя не упомянуть электронный документооборот. При его внедрении неизбежно возникает вопрос о создании электронных хранилищ и архивов. Подобные информационные системы, предназначенные для оперативного хранения и архивирования управленческой, бухгалтерской, кадровой или технической документации, позволяют преодолеть основные сложности, возникающие при работе с архивами документов в привычном бумажном формате:

  • - значительные временные затраты на поиск информации и извлечение документов;
  • - потери и физическое повреждение документов;
  • - невозможность дистанционного обращения к документам;
  • - трудоемкость составления и поддержания в актуальном состоянии учетно-поисковых средств.

Несмотря на растущую популярность систем электронного документооборота, бумажные документы по-прежнему широко используются для обмена информацией между компаниями. Существуют процессы, где использование бумажных документов закреплено на законодательном уровне. В подобных случаях работа с такими документами может замедлять процессы обработки информации, приводить к ошибкам, а также значительным издержкам и необходимости решения дополнительных управленческих задач. В таких условиях требуется создание центров поточной обработки документов, в которых будут осуществляться извлечение данных и помещение их в контекст информационных систем предприятий. Подобные решения позволяют оптимизировать документооборот, обеспечить высокую эффективность извлечения и обработки данных, а также гарантировать оперативный доступ к необходимой информации (даже если физически документы находятся в разных офисах предприятия).

Таким образом, с помощью профильных сервис-провайдеров компании ТЭК могут более эффективно управлять расходами и оптимизировать документоемкие рабочие процессы. При выборе сервис-провайдера компаниям нефтегазовой отрасли следует обращать внимание на две важные составляющие:

1) глубокая отраслевая экспертиза и портфолио инноваций, что позволяет кастомизировать решения под нужды конкретного заказчика;

2) развитая партнерская сеть, которая является гарантией высокого уровня сервиса в любом российском регионе, что имеет особое значение для компаний с многочисленными офисами, распределенными по всей территории страны.

Все публикации