ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Говорим об автоматизации, подразумеваем печать

О постепенном переходе от бумажного документооборота к электронному эксперты заговорили не один год назад, однако в последнее время даже простые граждане могут заметить, что все большее распространение получают электронные госуслуги, а в стране начинают действовать законы об электронной подписи. С вопросом, каким же образом эти тенденции будут воздействовать на корпоративную печать и что ждет нас в будущем, журнал Intelligent Enterprise обратился к ведущим производителям устройств печати — Ricoh и Xerox.

За последние годы в России было предпринято немало проектов по переходу на электронный документооборот. Например, уже запущен электронный сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц», в настоящее время Федеральная налоговая служба предоставляет 32 услуги через Интернет и в дальнейшем планирует расширять их спектр. На сегодняшний день более 30 млн человек по всей стране могут оплатить через Сеть коммунальные услуги и даже записаться на прием к врачу. Всё это существенно сокращает бумажную волокиту и принципиально меняет культуру работы с документами.

Подобные трансформации, разумеется, затрагивают все сферы общественной жизни. Если коснуться корпоративного сектора, то там о переходе на системы электронного документооборота с гордостью рапортуют многие компании. С другой стороны, сегодня печать, как известно, — одно из направлений развития все тех же компьютерных технологий. И любой тренд в бизнесе, заставляющий компании обращаться к автоматизации документооборота (будь то более заметный акцент на регуляторные функции со стороны государства или серьезное внимание к проблемам управления рисками), автоматически пробуждает интерес бизнеса и к вопросам корпоративной печати.

Данные тенденции, по мнению Юлии Козыревой, руководителя отдела маркетинга компании Ricoh Rus, тем не менее вряд ли означают смерть бумажного документооборота. «Мы можем говорить о том, что с дальнейшим распространением СЭД доля бумажных документов в общем объеме корпоративного документооборота будет пропорционально снижаться. Но в связи с продолжающимся экспоненциальным ростом объема информации, используемой в ежедневной деятельности компаний, объем печати в абсолютных цифрах едва ли уменьшится в обозримом будущем», — отметила она.

Со своей стороны также подчеркнем, что переход от бумажного документооборота к электронному определяется не только уровнем автоматизации и «цифровизации» компании, но и культурой работы сотрудников. К примеру, некоторым служащим (обычно это люди за сорок лет) иметь дело с бумажными документами удобнее в принципе. Разумеется, впоследствии все материалы они переводят в электронный вид (либо сканированием, либо просто вбивая необходимую информацию на клавиатуре), однако изначально работают с бумажными листами. Здесь можно вспомнить и о различных совещаниях и летучках: несмотря на широкое распространение планшетных компьютеров, на появление легчайших ноутбуков и нетбуков, нередко проще бывает распечатать по три-четыре листа на человека, чем отправлять по нескольку файлов (возможно, записанных на разных машинах) целому ряду адресатов, а затем собирать в один файл их пояснения и уточнения. И хотя современные инструменты совместной работы (в частности, форумы и социальные сети) позволяют упростить эту задачу, многие пока еще не готовы отказаться от бумаги.

Верность наших суждений (хотя бы частично) подтверждает и Юлия Козырева: «По данным аналитиков из Ricoh, при том, что сейчас ведётся активная работа по оцифровке данных, 95% бизнес-информации хранится на бумаге. И по-прежнему источником документов в электронной форме, являющихся базовым элементом любой СЭД, зачастую служит документ бумажный».

Невзирая на разговоры об уходе от бумажного документооборота, мы все же хотели прояснить ситуацию в области цельной концепции корпоративной печати. Интуитивно понятно, что существует два принципиально различных подхода — хаотичная установка принтеров, сканеров и МФУ по принципу «срочно необходимо устройство печати, так как имеющихся мощностей недостаточно» либо системная проработка и планирование установки каждого аппарата. Очевидно и то, что ни в какой компании мы не найдем реализацию этих подходов в чистом виде. На практике же, как отметила Юлия Козырева, ИТ-специалисты в России редко используют термин «архитектура корпоративной печати». «Дело в том, что печать долгое время воспринималась как незначительная часть ИТ-инфраструктуры компаний и её построению никогда не уделялось должное внимание: парк техники чаще всего формируется весьма хаотично, прирастая новыми устройствами без учета реальных потребностей бизнеса», — сказала представитель Ricoh. И всё же некоторые позитивные тенденции (то есть попытки систематизации) в отечественных компаниях наблюдаются. «В среде крупных российских корпоративных заказчиков набирает популярность формирование эффективной инфраструктуры печати», — отметила г-жа Козырева. Как подчеркивает руководитель отдела отраслевого маркетинга «Xerox России» Андрей Богданов: «[Для грамотного выстраивания архитектуры] необходимо получить всестороннюю картину системы технического обеспечения документооборота», — что, скажем прямо, очень и очень не просто.

Тем не менее у компаний явно наблюдается потребность в систематизации инфраструктуры и эффективной эксплуатации имеющихся устройств. За пару прошедших десятилетий для многих классов корпоративных устройств, первоначально применявшихся бессистемно, были выработаны цельные архитектуры и лучшие практики. Сначала речь шла об архитектуре корпоративных сетей и серверных вычислительных комплексов, затем очередь дошла до хранилищ данных и клиентских устройств. Понятно, что потребность в подобной систематизации складывается тогда, когда рынок начинает предлагать достаточное разнообразие устройств того или иного класса и, как следствие, появляется возможность в широком диапазоне «играть» многими параметрами. В случае корпоративной печати это может быть скорость, качество, размерный формат, удельная стоимость, цветность или, скажем, возможность печати на обеих сторонах листа.

Среди побудительных мотивов систематизации Андрей Богданов отмечает экономию на офисной печати. «В ряде случаев сокращения затрат можно достичь путём создания сбалансированной и контролируемой структуры офисной техники и использования расходных материалов. Высокую эффективность способна обеспечить единая и последовательная стратегия использования оборудования и расходных материалов, которая даст определенные преимущества благодаря экономии на масштабах технического обслуживания и поддерж­ки», — поясняет эксперт, при этом подчеркивая, что подобные изменения не должны внедряться моментально и процессы в компании необходимо заблаговременно подготовить к переходу. В заключение отметим, что на данном этапе бросаются в глаза две тенденции: переход на электронный документооборот (связанный с уменьшением бумажного) и экономия материалов (рациональное использование ресурсов). Пока сложно понять, с чем связаны эти тенденции — с желанием компаний более эффективно использовать свои ресурсы, с экономическими проблемами или с глобальным переходом на электронный документооборот.

Все публикации