ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Электронный архив. Формат Xerox

Скачать статью (.pdf)

Более 35 лет корпорация Хеrох продвигает в России продукты в области технологий печати и управления документами, а в последние годы активно реализует проекты в области создания решений для работы с электронными информационными ресурсами. Спецификой и практикой внедрения решений в интервью с издателем «Стандарта» Ириной ГЛУХОВОЙ поделились заместитель начальника Управления архивами Свердловской области Светлана КИЧИГИНА и представители «Хеrох Россия» (ООО «Ксерокс (СНГ)») - менеджер по отраслевому маркетингу Людмила КАЗАРЯН и руководитель сектора центра отраслевых решений и системной интеграции Ольга ЕФИМОВА.

-Специализация корпорации Хеrох - работа с документами. На какие рыночные сегменты ориентированы ваши решения?

Людмила Казарян: Не секрет, что корпорация Хеrох - лидер в области управления информацией и документоемкими процессами. Мы предлагаем широкий спектр технологических решений для коммерческих и государственных предприятий по всему миру. На территории России Хеrох успешно работает уже более 35 лет. Мы сотрудничаем с крупнейшими промышленными, финансовыми, образовательными организациями, а также с государственными структурами. За годы сотрудничества с госсектором мы накопили большой опыт, и это позволяет нам четко понимать цели и задачи участников рынка.

Помимо технологического усовершенствования аппаратных решений мы разрабатываем программные комплексы, которые способствуют повышению эффективности взаимодействия между организациями и гражданами. В частности, компания Хеrох разработала и успешно внедряет в России такие отраслевые решения, как «Электронные архивные фонды», «Электронная библиотека», «Электронный архив», «Система потокового ввода документов».

-Корпорация адаптирует унифицированные решения или разрабатывает новые продукты для регионов присутствия и сегментов, в которых работает?

Светлана Кичигина, заместитель начальника Управления архивами Свердловской области: «Переход государственных архивов к работе с электронными информационными ресурсами является обязательным условием оказания электронных услуг в сфере архивного дела»

Людмила Казарян: Разработка решений, отвечающих требованиям конкретного рынка, - один из основных принципов работы корпорации. Например, в 2011 году для России нами был разработан программный комплекс «Электронные архивные фонды». Это решение представляет собой информационную систему для автоматизации государственного архива. Оно ориентировано на краевые, областные и городские архивы, в том числе с распределенной филиальной сетью. При создании данного решения мы использовали платформу Хеrох DocuShare - программный продукт корпорации Хеrох, и российское представительство компании разрабатывало «Электронные архивные фонды» с учетом тех задач, которые были сформулированы рабочей группой.

В эту группу вошли отраслевые эксперты и сотрудники Центра отраслевых решений и системной интеграции Хеrох, специалисты государственных архивов. Ведь в России существуют правила и требования к порядку функционирования архивов, зафиксированные в том числе на уровне общегосударственных нормативных документов.

-Какие основные задачи решает информационная система, предназначенная для автоматизации государственных архивов?

Ольга Ефимова: Учет хранимых фондов во многих государственных архивах так или иначе автоматизирован. Поэтому при формировании предложения для автоматизации государственных архивов мы ориентировались прежде всего на решение задач по упрощению доступа к единицам хранения, по вводу в информационный оборот особо ценных документов, предоставление подлинников которых строго ограничено, а также по переходу на современные методы поиска, повышающие полноту и достоверность предоставляемых данных.

- Каковы элементы такой информационной системы?

Ольга Ефимова: Создание информационной системы, решающей названные задачи, должно включать две равные по значимости составляющие: внедрение программного комплекса электронного архива как такового и формирование электронного информационного ресурса архивных фондов и научно-справочного аппарата к ним путем перевода в электронный вид архивных материалов на бумажных носителях. Собственно, из понимания этих составляющих и появились наши решения «Электронные архивные фонды» и «Система потокового ввода документов».

Для систематизации хранимых информационных ресурсов в решении «Электронные архивные фонды» используется классификатор фондов государственного архива. Отдельное пространство выделено для работы с электронным научно-справочным аппаратом - описями дел. При этом электронные описи дел предоставляются посетителям читального зала в свободном доступе, а работа пользователей с архивными делами в электронном виде возможна только после авторизации в системе и создания личного кабинета. Полный же доступ к электронным архивным фондам имеют только уполномоченные сотрудники архива, прежде всего хранители.

-Каким образом государственный архив может создать информационный ресурс?

Ольга Ефимова: Создание электронного информационного ресурса может осуществляться как путем приобретения государственным архивом услуги у компаний, специализирующихся на такой деятельности, так и силами сотрудников самого государственного архива. У каждого из этих способов есть положительные и отрицательные моменты. Очевидным минусом приобретения услуги являются заметные бюджетные затраты, которые, как правило, необходимо производить из года в год.

В условиях когда необходимо получить высококачественный электронный информационный ресурс небольшими силами сотрудников архива, да еще в условиях ограниченности выделяемых на эти цели средств, максимально важно предоставить им удобный инструмент наделения отсканированных материалов набором поисковых данных - атрибутов. Такие данные в дальнейшем позволят обеспечить точный поиск архивной информации и осуществлять автоматическую систематизацию, то есть размещать описи и дела в электронном хранилище без вмешательства сотрудника государственного архива. Решение «Система потокового ввода документов» позволяет не только использовать для ввода данных распознанный текст, но и автоматически заполнять ряд атрибутов, в том числе с применением электронных справочников.

-Какие предпосылки существуют для создания электронных информационных ресурсов в государственных архивах?

Светлана Кичигина: Государственным архивам принадлежит особая роль в формировании информационного общества и сохранении историко-культурного наследия Российской Федерации. При этом одной из важнейших задач архивов является обеспечение сохранности документов при возможности предоставления максимально полного и оперативного доступа к архивной информации. Этот важный вопрос неоднократно поднимался на правительственном уровне и отражен в положениях программных стратегических документов.

Бесспорно, что в современных условиях, работая с документами на традиционных бумажных носителях, приходится сталкиваться с очевидными проблемами, такими как существенные временные затраты на поиск и выдачу документов из архивохранилища, риски повреждения или потери оригиналов. Это нередко приводит к вынужденному изъятию ветхих документов из информационного оборота. Для преодоления этой проблемы органы управления архивным делом субъектов РФ реализуют проекты по автоматизации архивов и переводу архивных фондов в электронный вид.

В их число входит и проект нашего управления. В его рамках в государственных архивах Свердловской области создана и внедряется информационная система, базирующаяся на решениях «Электронные архивные фонды» и «Системы потокового ввода документов» компании Хеrох, которая выиграла конкурс на реализацию этого проекта.

-Как бы вы обозначили практическую пользу от подобных внедрений?

Светлана Кичигина: Одна из самых актуальных задач, стоящих сегодня перед органами государственной власти и государственными организациями, - предоставление услуг в электронном виде. Переход государственных архивов к работе с электронными информационными ресурсами является обязательным условием эффективного оказания электронных услуг в сфере архивного дела физическим и юридическим лицам. Мы ведем системную работу в этом направлении, приходится решать сложные задачи по разработке универсальных для всех областных государственных архивов карт административных процедур и их интеграции с автоматизированной информационно-поисковой системой.

Как я уже отмечала, создание электронных информационных ресурсов архивных фондов позволяет повышать сохранность этих фондов и способствует развитию системы научно-справочного аппарата к архивным документам. Можно указать и еще один аспект: повышение привлекательности работы в архивах для молодых специалистов.

Людмила Казарян: В России активно развивается информационное общество. В этом процессе участвуют и игроки рынка ИТ, адаптируя лучшую мировую практику и решения для нужд российского рынка. Это позволяет повышать эффективность процессов работы с информацией и документами и способствует более активному проникновению новейших технологий в различные отрасли и сферы жизни общества.

Все публикации