ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Оптимизация документоемких процессов и безопасность документов на нефтегазовых предприятиях

Скачать статью в pdf

Современные нефтегазовые компании представляют собой крупные, территориально распределенные структуры, что предопределяет большой объем, сложность и интенсивность движения документов... управленческих, финансовых, технических. Естественным становится внедрение систем электронного документооборота с целью уменьшения, ускорения и упорядочивания многообразных потоков документов. Но ... расходы крупных компаний на бумажный документооборот продолжают расти. Это касается не только нефтегазового сектора, расходы растут практически во всех отраслях и во всех странах. Значительная часть бумажного документооборота до сих пор подкреплена законодательно, часть вызвана, возможно, привычкой «читать с листа», часть традиционно большим доверием «к бумаге с печатями и подписями». С ростом объемов и сложности операций, растут и расходы по поддержанию офисной инфраструктуры вырастая до значительных величин.

Желая оптимизировать инфраструктуру своими силами департамент IT обычно сталкивается с целым рядом нетехнических проблем, первая из которых – сложность в оценке существующей системы и независимое выявление ее недостатков. Кроме того, оптимизация процессов потребует привлечения значительных управленческих и финансовых ресурсов, что автоматически означает отвлечение таковых от основного бизнеса. Крупные мировые компании уже давно для себя решили, что оптимальным решением становится перевод офисной инфраструктуры на внешнее управление. Это позволяет нефтегазовой компании сэкономить в среднем 20-30% от затрат на печать, стандартизировать и упростить управление ресурсами по созданию документов, на порядок повысить информационную безопасность и предотвратить утечку конфиденциальной информации. В целом внедрение аутсорсинга следует рассматривать как весьма разумный и актуальный в условиях экономической рецессии проект по сокращению расходов, жестким требованиям высокого качества и возможностью технологического обновления существующей офисной инфраструктуры.

Алексей Бонев, Владимир Лысенко ООО Ксерокс (СНГ)

Давно уже не секрет, что передача вспомогательных бизнес-процессов на внешнее управление позволяет повысить их качество и сократить затраты, что в конечном счете способствует росту эффективности предприятия в целом. Логика выигрыша проста: то, что является вспомогательным видом деятельности для крупного предприятия, для аутсорсера – основная работа, в которой он активно использует мировой опыт и передовые технологии.

Но, несмотря на очевидные преимущества аутсорсинга, во многих российских компаниях все еще силен стереотип «хочешь делать хорошо, делай все сам». Зачастую руководство компаний не до конца осознает, что не связанные с основной деятельностью бизнес-процессы выполняются не всегда правильно и качественно, к тому же обходятся существенно дороже, по сравнению с отлаженной организацией работ. Очевидно, что для крупных компаний важным представляется эффективное управление офисной инфраструктурой. Это серьезный участок, бесперебойная работа которого влияет на эффективную работу любой организации.

Со стороны виднее

Самой компании бывает крайне сложно объективно оценить текущую эффективность функционирования того или иного вспомогательного бизнес-процесса, определить потенциал его роста и выработать меры для повышения эффективности. В случае с печатной инфраструктурой причина такого положения дел кроется в особенностях организационной структуры компаний. Так, в большой компании зачастую за принтеры отвечает одно подразделение, за копиры – другое, за бумагу – третье. Составляющие затрат настолько разбросаны между различными организационными единицами и бюджетами, что ответить самой организации на вопрос: «сколько стоит страница документа?» практически невозможно.

Поэтому первым шагом на пути оптимизации документооборота крупной компании должно стать обследование офисной инфраструктуры и процессов. Проведение такой работы сторонними консультантами позволяет составить объективную картину документооборота, определить цели, ограничения и бизнес-требования заказчика, произвести расчет параметров функционирования инфраструктуры и реальных затрат на изготовление документов.

Затем на основе анализа текущей ситуации формируются предложения по оптимизации документооборота, которые базируются на проверенных организационных и технологических решениях. Критериями их эффективности выступают ключевые параметры офисной инфраструктуры, которые отслеживаются в процессе расчетов. Границы оптимальных значений этих параметров рекомендуются компанией-аутсорсером на основе специально собранной базы данных проектов. Примером такой базы данных может служить база Xerox Global Services, которая обобщает сотни проектов, реализованных по всему миру практически во всех отраслях экономики.

Максимальная ответственность

После того, как план и финансовая модель оптимизации инфраструктуры согласованы, заключается договор на управление. Следует отметить, что компания Ксерокс берет на себя ответственность за свои рекомендации. Достижение уровня экономии, который мы определяем при проведении анализа инфраструктуры, мы готовы финансово гарантировать в рамках договора на управление.

В течение срока действия договора Ксерокс управляет согласованными изменениями инфраструктуры, соответствующих процессов и процедур, включая осуществление всех необходимых коммуникаций внутри компании, отвечает за работоспособность всей существующей офисной техники в офисе клиента вне зависимости от марок и производителей. Нет необходимости отвлекать ваших IT специалистов от важных для компании проектов – все операции от ремонта техники до закупки расходных материалов вы сможете передать на обслуживание. Можно предусмотреть в контракте , что вашим сотрудникам офиса не нужно будет отвлекаться даже на загрузку бумаги. Все задачи по печати должны выполняться, а как это будет обеспечиваться ... наша забота и ответственность.

Сегодня большинство игроков российского рынка внешнего управления офисной инфраструктурой это – системные интеграторы. Вместе с тем управление печатью для системных интеграторов не является их основным бизнесом, поэтому нередко у заказчика возникают вопросы об уровне предоставления услуг. Какова скорость реакции на инцидент, какова продолжительность ремонтов, эффективно ли организована поставка расходных материалов?

Без сомнения, наиболее более глубоко архитектуру предлагаемого решения понимают производители оборудования. Это понимание дает возможность компании Ксерокс предоставить заказчику в рамках договора финансовые гарантии достижения уровня экономии, который был заявлен на основании проведенного анализа инфраструктуры. Такой подход следует считать наиболее эффективным с точки зрения взаимодействия компании-аутсорсера и заказчика.

Отдать и не жалеть. Экономика

Передача управления офисной инфраструктурой в ведение компании-аутсорсера дает возможность заказчику сэкономить до 20-30% и более от затрат на печать. Заказчик начинает получать экономию без крупных инвестиций, уже в первый год управления. Такая экономия достигается во многом за счет «покопийной» системы оплаты, принципа «все включено», а так же особой системы контроля затрат. Так, к примеру, предлагаемая компанией Xerox форма ценообразования позволяет выявлять и перераспределять все затраты, включая косвенные, на офисную инфраструктуру и связанные процессы по подразделениям компании с точностью до сотрудника. По окончании месяца клиенту предоставляется отчет о распределении суммы счета по центрам затрат, рассчитываемый в соответствии с согласованным алгоритмом.

Защита документов

Документообороту любого предприятия присуща отраслевая специфика. Коммерческая значимость, крупные проекты, затрагивающие интересы регионов, а порой и государств определяет то, что в документах нефтегазовых компаний традиционно высока доля конфиденциальной информации, утечка которой может поставить под угрозу не только реализацию отдельных проектов, но и интересы бизнеса и репутацию компании в целом.

Закрытая информация в документообороте нефтегазового предприятия обуславливает необходимость внедрения решений, направленных на максимальную защиту информации от утечки, причем не только электронного, но и бумажного документа, который можно скопировать и вынести.

Одним из способов решений данной проблемы может служить специальная система учета копировальных и печатных работ с возможностью просмотра образов копируемых и печатаемых документов и получением информации о том, кто, когда и на каком оборудовании произвел печать или копирование документа. Данное решение включает в себя авторизацию пользователей при помощи бесконтактных электронных карт; учет копировальных и печатных работ; просмотр электронных образов и атрибутов печатаемых и копируемых документов соответствующими сотрудниками; управление доступом пользователей к печатному и копировальному оборудованию; расчет стоимости копировальных и печатных работ.

Более того, в документ, в каждую страницу при печати можно добавить невидимые пользователю метки с информацией о содержимом листа, его авторе, версии, грифе секретности. Именно эти метки и не позволят инсайдеру скопировать или отправить по почте важный документ внутри организации – автоматически работа будет заблокирована, а информация о попытке неавторизованной работы с секретным документом с указанием метаданных о документе, сотруднике, времени инцидента будет отправлена в службу безопасности. Наверное, не стоит долго говорить о своевременности и необходимости такого решения для наших нефтяных компаний и Газпрома.

При этом существует возможность интеграции решения с уже применяемой внутри компании-заказчика системой контроля доступа по бесконтактным электронным картам.

Очевидно, что такой подход способен не только на порядок снизить риски утечки конфиденциальной информации, но и повысить степень контроля над использованием инфраструктуры в компании.

Электронная визуализация

Огромный объем бумажного документооборота в нефтегазовых компаниях нередко выступает фактором, замедляющим принятие решений, а, следовательно – снижающим эффективность всего производственного процесса. Помочь справиться с этой проблемой позволяет электронная визуализация – решение, которое включает в себя следующие услуги: обработка входящей корреспонденции (Mail room), обработка бухгалтерской первичной документации; наполнение корпоративных архивов (хранилищ).

  • Услуга Mail room обеспечивает перевод входящей документации в электронный вид с пересылкой документа сотруднику по электронной почте. Это позволит упорядочить и ускорить работу с документами, повысить эффективность их поиска. До сих пор по нашему опыту работы в некоторых крупных коммерческих организациях остается проблема неразберихи и потери корреспонденции в канцелярии. В рамках предлагаемой услуги все документы регистрируются и доставляются сотрудникам максимально быстро, потеря важных документов становится просто невозможной. Финансовый отдел получает копии финансовых документов для осуществления проводок четко и оперативно. Все оригиналы передаются в архив или в соответствии с бизнес-процессами заказчика. Безусловно, часть корреспонденции не подлежит вскрытию и после регистрации доставляется получателю, однако по практике крупных мировых компаний таких случаев насчитывается до 10%. А 90% корреспонденции – типовые документы, годные для автоматической оцифровки и маршрутизации;
  • Услуга по оцифровке первичной бухгалтерской документации включает сортировку «первички», извлечение данных, сравнение с данными ERP, выделение «исключений» и передача документов на оплату и в архив. А значит ликвидирует задержки и ошибки в оплате, штрафы, неправильное признание НДС . Появляется шанс разгрузить дорогостоящих профессиональных бухгалтеров от рутинных операций, которые сегодня выполняются вручную (по оценке различных консультантов затраты в среднем до 200 руб. на документ), предоставив эту работу аутсорсеру. При этом стоимость услуги будет дешевле, а предоставляемое качество выше. Оцифровка первичных документов и загрузка в информационную систему дает возможность доступа к документам из территориально удаленных офисов, что важно для компаний с многочисленными региональными подразделениями;
  • Обработка архивов (хранилищ) обеспечивает оперативный доступ сотрудников компании к образам документов бухгалтерской, кадровой, управленческой документация. Отдельно следует упомянуть инженерно-конструкторскую, ремонтную документацию, методическую или журнальную. От внешне простого процесса оцифровки листовых документов до оцифровки сшитых изданий, справочников, книг, чертежей и кальки, состояние которых требует особых мер предосторожности. И весь этот бумажный архив, содержащий важные сведения об объектах (и потому не утилизируемый) продолжает лежать мертвым грузом и приходить в состояние, когда работать с ним сможет только реставратор. Конверсия этого, обычно впечатляющего объема бумажных документов в цифру, атрибутирование, организация и первичное наполнение электронного архива – вот еще одна из услуг, предлагаемых Ксерокс нефтегазовому сектору сегодня.

Перспективы рынка услуг в отрасли

Такое преимущество, как возможность экономии средств при передаче документоемких процессов на внешнее управление, следует еще раз подчеркнуть, поскольку понятие аутсорсинга в России всегда ассоциировалось с достаточно дорогими проектами. Этот стереотип, к сожалению, до сих пор силен и выступает одним из факторов, ограничивающих рост объемов услуг внешнего управления. Другим фактором, очевидно, следует считать низкую осведомленность заказчиков об услуге такого рода. Даже те компании, которые придерживаются инновационного подхода в бизнесе, далеко не всегда обладают предметными знаниями в вопросах сегодняшнего аутсорсинга.

Несмотря на все это, мы ожиданием, что аутсорс-услуги в нефтегазовых компаниях в обозримом будущем будут развиваться достаточно быстрыми темпами. Оснований для подобных ожиданий как минимум два: растущие потребности заказчика и рост внимания компаний к экономии финансовых ресурсов.

Сегодня заказчики все чаще ждут от поставщиков комплексного предоставления услуг, а не поставок оборудования «в коробках». Спрос же, как известно, рождает предложение.

Кроме того, если раньше перед компаниями не стояло жесткой задачи сокращать расходы на отдельные бизнес-процессы (во главу угла прибыльности был поставлен рост доходов), то текущая экономическая ситуация заставляет руководство компаний обращать пристальное внимание на любые возможности экономии финансовых ресурсов.

В международном масштабе опыт компании Ксерокс в этом бизнесе подтверждается компанией Gartner – ведущей мировой компании по аналитическим исследованиям и консалтингу в области информационных технологий. Согласно отчету в декабре 2008г «Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide», в 2007 году на долю компании Xerox и Fuji Xerox пришлось 53% мирового рынка управления офисной печатью. В настоящее время Ксерокс, в дополнение к оборудованию собственной марки, управляет примерно одним миллионом устройств других производителей в офисах заказчиков по всему миру, включая Россию.

В России компания уже реализовала десятки проектов, связанных с управлением печатной офисной инфраструктуры, управлением документоемкими бизнес-процессами и производством массовой документации.

Сегодня можно с уверенностью говорить о перспективах развития российского рынка услуг. Этот рынок в России сегодня находится в самом начале своего пути, и впереди еще много работы, новых потребностей и новых способов их осуществления.

Все публикации