ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Технология SafeQ и примеры ее реализация

Скачать статью в pdf

Сегодня в век стремительного развития информационных технологий неотъемлемой частью любого производства являются технологии создания, распространения, хранения и редактирования документов, которые участвуют во всех основных и вспомогательных бизнес-процессах.

Эффективность документооборота определяет такие важные параметры, как :

  • оперативность и точность принятия управленческих решений;
  • уровнень затрат на документооборот;
  • обеспечение информационной безопасности предприятия;
  • эффективность взаимодействия с поставщиками и потребителями продукции.

Управление печатью и копированием на предприятия с помощью технологии SafeQ

Технология SafeQ от компании YSoft включает в себя серверное программное обеспечение, идентификацию пользователей с помощью магнитных карт или ввода PIN-кода, поддерживает функцию Follow me, которая позволяет распечатывать материал на любом многофункциональном устройстве (МФУ), подключенном к системе, ведет учет всех операций, проводит анализ по различным показателям, предоставляя результаты в наглядной форме (гистограмма, круговая диаграмма, сравнительные таблицы, журнал), осуществляет мониторинг загруженности устройств, используемый для дальнейшей оптимизации печатной среды.

Решения компании YSoft могут быть полезны для пользователей, предъявляющих повышенные требования к информационной безопасности, так как SafeQ обеспечивает полный контроль печатных документов.

В период экономического кризиса особенно актуальным становится сокращение расходов и рентабельное использование техники. Нередко складывается ситуация, когда предприятие (организация) имея большой парк печатающих устройств, не может контролировать расходы по репрографии. В этом случае технология SafeQ незаменима. Каждая отпечатанная страница закреплена за конкретным пользователем, а ненужный документ не будет напечатан благодаря функции Follow me, не зависимо от фирмы производителя используемого печатного устройства и его сетевого назначения.

Нередко документы печатаются в цвете, так как установлено устройство цветной печати, а настройка для перехода на черно-белую печать требуют дополнительного времени. В результате компания оплачивает ненужную дорогостоящую работу. Функция «права доступа» позволяет ограничить число сотрудников, имеющих возможность печатать и копировать в цвете. Кроме того, система позволяет настроить принудительную печать в черно-белом режиме, а также принудительную двухстороннюю печать, что значительно сокращает расходы. При этом не требуется дополнительного персонала. На компьютерах пользователей устанавливается единый драйвер печати с интуитивно понятным интерфейсом.

Для того чтобы распечатать материал на конкретном устройстве, достаточно поднести к нему магнитную карту. Решение SafeQ поддерживает широкий набор карт, что позволяет использовать уже действующие на предприятии карты доступа.

Таким образом, с помощью SafeQ обеспечивается: экономичная сетевая репрография; мониторинг печатных процессов, позволяющий краткосрочно или долгосрочно снижать их интенсивность, тем самым управляя расходами на печатные работы; оптимизация печатных и копировальных работ на основе рентабельного использования устройств; распределение затрат по подразделениям, проектам, оборудованию, пользователям.

Все это позволяет: снизить расходы на приобретение оборудования и расходные материалы; оптимизировать нагрузки на сетевую инфраструктуру; осуществлять мониторинг всех пользователей; управлять доступом к печатным устройствам; получать отчеты об использовании устройств.

Функция Direct Print. Прямая печать позволяет организовывать очередность выполнения работ. Задачи «протекают» через сервер SafeQ и сразу отправляются на печать. Сервер анализирует их и регистрирует заданные показатели по процессу (число страниц, цветность, использование двухсторонней печати, пользователя, расход тонера на страницу). Система работает на базе MS Windows и Linux.

Учет печати на сетевых принтерах (рис. 1):

  1. пользователь посылает задание на печать с рабочего места, которое передается на сервер SafeQ;
  2. данные немедленно пересылает на принтер;
  3. материал печатается, одновременно производится учет.

Учет печати может быть как автономным, так и интерактивным.

Автономный учет: анализируется материал и учитывается число страниц после передачи их на принтер. При этом если пользователь отменил операцию почти сразу после начала печати, все страницы будут учтены как напечатанные.

Интерактивный учет: после передачи работы на печать поддерживается связь с принтером и отслеживает точное число напечатанных страниц.

Учет печати на локальных принтерах (рис. 2):

  1. пользователь посылает задание на печать;
  2. материал немедленно отправляется на принтер;
  3. после печати учетная информация пересылается на сервер.

Безопасная печать (рис. 3):

  1. пользователь посылает задание на печать с рабочего места, задание передается на сервер SafeQ;
  2. пользователь подходит к принтеру и идентифицируется с помощью магнитной карты;
  3. задание на выполнение работы передается только на этот принтер, пользователь контролирует печать материала;
  4. данные по операции сохраняются на сервере учета.

Функция Follow me. При режиме безопасной печати пользователь может забрать материал с любого принтера, система проверяет совместимость параметров работы с возможностями принтера, что повышает надежность, так как не возникает проблем, если принтер вышел из строя.

Порядок копирования (рис. 4):

  1. копир заблокирован;
  2. идентификация пользователя;
  3. снятие блокировки, выполнение работы;
  4. учет выполненной работы.

Кластерное решение (рис. 5) обеспечивает стопроцентный доступ серверов печати. Выход сервера из строя не влияет на процесс печати, так как постоянно поддерживается распределение загрузки между серверами.

Централизованный сбор данных. При централизованном управлении учетом в глобальных сетях возможна поддержка сотен филиалов и подключение любой версии SafeQ. Работа осуществляется даже на очень медленных каналах связи. При копировании сбор данных возможен без использования терминалов.

Мониторинг. Системой предусмотрен мониторинг по следующим показателям: число страниц, использование двухсторонней печати, цветность, заполняемость страниц (расход тонера). При этом осуществляется поддержка устройств: принтеров, копиров, МФУ, широкоформатных принтеров, локальных принтеров (включая USB-принтеры).

Учет может выполняться по пользователям, проектам, устройствам, подразделениям. Часть сотрудников, которым по роду деятельности необходима такая информация, могут получать данные о затратах подразделений на печать по электронной почте.

Отчеты. Возможны различные варианты настройки фильтров: отчет за определенный период времени, по устройствам (рис. 6), подразделениям, проектам, пользователям (рис. 7), по дням недели (рис. 8). Отчеты могут иметь различные представления: графики, сравнительные таблицы, диаграммы (см. рис. 6–8), журнал (рис. 9). Доступ к отчетам осуществляется через WEB-интерфейс из любой точки в сети.

Примеры успешной реализации SafeQ

Университет Западной Богемии входит в число крупнейших вузов Чехии и известен своими исследовательскими работами в области информационных технологий. В учебном процессе немаловажную роль играет доступность информации и удобство ее получения. При этом нельзя забывать об экономии средств. Ранее студенты пользовались обычной локальной системой, не дающую возможность осуществлять полный контроль процессов печати и копирования. Поэтому решение руководства университета по использованию последних достижений в репрографии, предоставляющих возможность не только быстрого и качественного обслуживания пользователей, но и осуществления контроля над этими процессами, стало правильным и своевременным.

Университет Западной Богемии занимает значительные площади, к тому же каждый из семи его факультетов решает свои задачи, поэтому важным фактором при выборе решений слала возможность централизации и унификации процессов репрографии.

Университет Западной Богемии – первое высшее учебное заведение, где с 1996 г. используются устройства считывания карт RFID 125 kHz. Однако, начиная с 2003 г. в Пльзени в библиотеках и на транспорте используются бесконтактные карты Mifare не совместимые с университетской системой. Возникла необходимость в унификации системы считывания и создания карт единого формата, что было успешно решено.

Технология SafeQ позволяет обслуживать порядка 17 000 пользователей и значительно сокращает численность обслуживающего персонала. Имеющиеся в университете принтеры и копировальные устройства были объединены в Центре информатизации и информационных технологий, в дальнейшем их число было увеличено. При этом обслуживание принтеров и копировальных устройств осталось тем же. Следующий этап по внедрению технологии SafeQ коснулся университетской библиотеки, в настоящее время продолжаются работы на факультетах, оборудуются специализированные рабочие места. Управление системой целиком и полностью выполняется сотрудникам университета.

Управление кредитными счетами студентов сегодня осуществляется интегрированным кредитным модулем SafeQ. Для пополнения счетов в университете установили девять терминалов, оснащенных приложением Win32, обеспечивающим бесконтактное пополнение счета с кредитной карты.

Таким образом, технология SafeQ предоставляет возможность всем преподавателям и студентам распечатывать и копировать необходимые для работы материалы. При этом осуществляется полный контроль над процессами, что позволяет перераспределять загрузку оборудования. С помощью кредитного модуля SafeQ и специальных терминалов поддерживается удобная система предоплаты. Бесперебойная работа системы поддерживается качественным техническим обслуживанием оборудования.

На всех 52 специализированных рабочих мест поддерживается функция Follow me. Студенты могут распечатать документы на любом имеющемся в университете принтере. А руководство университета теперь имеет полное представление о затратах на печатные услуги.

Компания Visteon–Autopal – производитель автомобильных компонентов, входит в состав корпорации Visteon (American Visteon Corporation), которая имеет более 170 филиалов в 24-х странах и производит запасные части для 19-и компаний по производству автомобилей. В год товарооборот корпорации Visteon составляет 17 млр долларов США, а штат ее сотрудников насчитывает 50 000 чел. Компания Visteon–Autopal производит автомобильные фары и другие запасные части, к выпускаемой продукции обязательно прилагается сопроводительная документация. Для этого ежемесячно печатается 550 000 страниц формата A4, при этом 10 % печатается в цвете. Для контроля над документооборотом компания имеет собственную систему управления документами, обработки и архивирования материалов. Кроме того, в Visteon–Autopal ежемесячно печатается около 900 000 страниц административных и иных документов. Для этих целей в компании использовалось 16 многофункциональных принтеров HP Mopier 240, на которых за последние три года было напечатано более 18 млн страниц без должного контроля, что обусловило необоснованные затраты на печать. Кроме того, процесс подготовки документации на отдельные виды продукции был недостаточно гибким, а расширение номенклатуры и объемов выпускаемой продукции потребовало закупку нового печатного оборудования, что предполагает значительные инвестиции и дополнительные затраты на его техническое обслуживание и ремонт.

Анализ сложившейся ситуации позволил сформулировать следующие задачи, требующие принятия неотложных мер:

  • использование большого числа (более 300 шт.) принтеров различных марок и моделей без должного управления процессом;
  • трудности в систематизации печатной документации из-за большого объема (1,5 млн страниц в месяц);
  • отсутствие должного контроля по расходу бумаги и вспомогательных материалов (тонеры, картриджи);
  • неудобства, возникающие при пересылке документов во внутреннюю систему для администрирования;
  • ограниченные скорости обработки и печати документов.

Для устранения выявленных недостатков было предложено следующее:

  • аутсорсинг процессов печати, копирования и сканирования на основе технологии SafeQ;
  • закупка нескольких многофункциональных печатных устройств;
  • введение системы мониторинга и администрирования печати SafeQ.

Сегодня все печатные работы выполняются по аутсорсингу. Технология SafeQ позволяет определять и изменять статус пользователей и контролировать печатные операции, т. е. каждому пользователю устанавливается статус, определяющий тип документов, которые он может печатать (черно-белая или цветная печать) и используемое для этого оборудование. Теперь чтобы воспользоваться принтером, необходима авторизация, которая осуществляется сканированием карточки, имеющейся у каждого сотрудника. Если данное оборудование занято, программа переадресует работу на другой принтер.

Такой контроль печатных операций позволил сократить затраты на 30 %. Отслеживается работа и локальных принтеров, не используемых напрямую для печати документации на выпускаемую продукцию. Технология SafeQ поддерживает функцию регистрационного журнала, что предотвращает несанкционированное использование оборудования. Используемая система позволяет регламентировать расходы по каждому проекту, а также приходящиеся на каждого пользователя, ведя строгий учет по установленному лимиту. Результатом внедрения технологии SafeQ стало значительное сокращение расходов на печать, четкое администрирование и мониторинг процессов, существенное увеличение скорости обработки документов.

Аутсорсинг многофункциональных печатных устройств позволил сократить расходы, повысить эффективность использования оборудования благодаря выполнению своевременного и высококвалифицированного сервисного обслуживания и постоянного обновления программных продуктов.

Японская компания Daikin – крупнейший производитель кондиционеров, была основана в 1924 г. В настоящее время Daikin представляет собой международную корпорацию с товарооборотом в 5 млр евро, поставляющую продукцию на все рынки мира. В Чехии торговую марку Daikin с 2004 г. представляет компания Daikin Industries.

Становление нового промышленного предприятия в Пльзени потребовало создания функциональной сетевой среды, удовлетворяющей офисные потребности в репрографии. Технологии SafeQ полностью соответствует требованиям руководства компании Daikin Industries, предоставляя полную отчетность на печатные услуги и обеспечивая бесперебойное и безопасное функционирование системы. Поэтому было принято решение использовать технологию SafeQ с полной заменой IT-инфраструктуры.

При реализации данного проекта было выполнено следующее:

  • объединение принтеров в единую систему;
  • использование функции Follow me, повышающей производительность процесса;
  • введение комплексной идентификации пользователей с помощью единой карты;
  • организация единой системы администрирования через WWW-интерфейс, используемый также и для управления обслуживанием;
  • интегрирование системы со средой Windows и ERP (SAP R/3);
  • сокращение расходов.

Университет им. Масарика (г. Брно) является вторым по числу студентов высших учебных заведений в Чехии, где на девяти факультетах обучается почти 30 тыс. студентов. Была поставлена задача – создать сеть услуг репрографии, охватывающую все факультеты и лаборатории вуза.

Анализ используемого оборудования выявил следующие проблемы:

  • сложности в использовании многофункциональных устройств;
  • неудобная система оплаты печатных и копировальных услуг;
  • плохой контроль по операциям;
  • повышенные затраты на цветную печать;
  • использование в основном настольных принтеров;
  • невозможность четкого определения расходов на печать.

Таким образом, были определены задачи и пути их решения:

  • объединение всех печатных и копировальных устройств в единую систему;
  • введение функции ограничения по печати для конкретных пользователей;
  • повышение скорости и гибкости печатных операций и копирования;
  • обеспечение возможности оплаты печатных услуг с помощью магнитных карт, используемых также для расчета в студенческой столовой;
  • установка терминалов платежных систем;
  • обеспечение возможности печати материалов больших объемов;
  • осуществление доступа к печатному устройству независимо от его расположения;
  • учет загрузки и расходов по каждому устройству.

Бизнес-колледж и экономический лицей (г. Свитави). Бизнес-колледж – средняя школа с углубленным изучением дисциплин, связанных с предпринимательской деятельностью, и экономический лицей, выпускающий специалистов для малого и среднего бизнеса, объединенные в единый учебный комплекс являются примером использования новейших технологий в средней школе.

В передовых учебных заведениях широко используются информационные технологии, в частности системы печати и копирования, которые должны быть доступны, надежны и отвечать требованиям пользователей. Поэтому руководством учебных заведений в Свитави было принято решение о модернизации существующей системы репрографии, детальное изучение которой выявил следующие недостатки:

  • использование устаревших и дорогостоящих аналоговых устройств;
  • возможность печати только в некоторых аудиториях на настольных принтерах;
  • сложность системы оплаты печатных услуг;
  • отсутствие учета расходов на печать и обслуживание устройств.

Таким образом, основным требованием к новой системе стало обеспечение печати и копирования с помощью центрального многофункционального устройства с удобной системой учета платежей.

Для реализации проекта было предложено следующее:

  • замена устаревшего аналогового оборудования современными цифровыми многофункциональными устройствами;
  • замена действующей платежной системы (монетных автоматов) электронной системой, использующей магнитные карты;
  • установка системы SafeQ, обеспечивающей контроль расходов и идентификацию пользователей;
  • поддержка функции заданных ограничений по печатным и копировальным услугам;
  • обеспечение печати с любого устройства системы не зависимо от его расположения;
  • обеспечение учета затрат по каждому устройству системы;
  • предоставление сервисного технического обслуживания.

Была предложена эксплуатация системы, включая обеспечение расходными материалами, на основе аутсорсинга. Все затраты на техническое обслуживание включаются в стоимость печатного листа, что значительно упрощает задачу администрации учебного заведения по эксплуатации системы репрографии и учету ее работы.

Компания Telefónica O2 – телекоммуникационная компания, образованная в 2006 г. в результате слияния двух крупных операторов связи, в настоящее время обслуживает почти миллион мобильных и стационарных линий связи. Приоритетом в работе данной компании, обеспечивающим ее лидерство на рынке телекоммуникационных услуг, является использование новейших технологий.

Для снижения расходов компании на репрографию было принято решение о создании интегрированной системы печати. Ранее применяемые для этих целей локальные принтеры различных марок усложняли обеспечение подразделений расходными материалами и увеличивали затраты на техническое обслуживание оборудования. К тому же имело место использование различных типов драйверов, а конфигурация печатной системы была далека от совершенства. В требования заказчика входило обеспечение сканирования и отправки документа по электронной почте одним нажатием кнопки.

Технология SafeQ отвечает всем необходимым требованиям, обеспечивая качественную работу системы, полный контроль с учета всех печатных операций. В результате внедрения технологии SafeQ расходы компании на печать сократились на 20 %, а благодаря современным технологиям появилась возможность централизованного управления.

Примеры реализации технологии SafeQ показывают ее эффективность и надежность. Все поставленные заказчиками требования выполняются. Системы успешной функционируют, подтверждая свою рентабельность.

Все публикации