ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Как создать электронный архив документов

Государственные ведомства и организации активно переводят в электронный вид как текущие, так и хранящиеся в архивах документы. Как разобраться во всем многообразии предлагаемых технологий и сделать процесс оцифровки и доступа к информации максимально удобным? Внедрение системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) и переход к межведомственному электронному документообороту (МЭДО) являются серьезными стимулами для перевода как архивных, так и текущих документов, хранящихся в органах государственной власти и госучреждениях, в электронный вид.

Государственных заказчиков таких решений можно условно разделить на 2 группы. Представители первой используют цифровые копии документов в процессе взаимодействия между внутренними подразделениями, а также с другими органами госвласти и гражданами. Представители второй заинтересованы в переводе в электронный вид имеющихся у них архивов с целью не только обеспечения к ним удобного доступа, но и сохранения ценных документов. Для оцифровки уже имеющихся документов используются различные виды сканеров. С их помощью можно перевести в электронный вид как отдельные листы, так и сшитые документы (книги, журналы), фотографии и пленки. Одним из главных требований госучреждений к таким устройствам является простота и удобство системы управления. И это понятно – ведь работать с ними придется большому числу различных сотрудников, и их специальное обучение может потребовать значительных временных и материальных затрат.

«По нашему опыту, среди организаций госсектора наибольшей популярностью пользуются персональные планшетные модели формата A4 и мощные потоковые документ-сканеры формата A3, – говорит Алексей Родюков, аналитик по конкуренции компании Xerox Россия. – Кроме того, некоторые ведомства проявляют большой интерес к планшетным сканерам с автоподатчиком Xerox DocuMate 3220 и Xerox DocuMate 3640 – удобным универсальным аппаратам, которые подходят для решения максимально широкого круга задач».

Компактность и легкость

Самые недорогие и наиболее распространенные устройства – компактные планшетные и протяжные сканеры формата A4 – обычно приобретаются для обработки текущей документации. Среди наиболее востребованных подобных решений от Xerox – протяжная модель XeroxDocuMate 3115, которая отлично справляется с большей частью задач сканирования. Это устройство лучше всего подходит для государственных заказчиков, которые основным критерием выбора сканера ставят не скорость обработки оригиналов, а компактность и минимальный вес. Дополнительную ценность этим устройствам придаёт интеграция в сканеры VisioneerAcuity и других программных средств улучшения качества изображения, что существенно упрощает процесс работы с документами.

«Чтобы обеспечить не только необходимый функционал, но и простоту эксплуатации наших сканеров, мы реализовали в них целый комплекс подобных решений, - комментирует Алексей Родюков. – В частности, в их число входит встроенное программное обеспечение Nuance OmniPage Pro, которое быстро и точно распознаёт изображения и извлекает из них текст, и ПО Visioneer OneTouch, которое позволяет одним нажатием кнопки сканировать, обрабатывать и сохранять документы по заранее заданным сценариям».«Специалисты Xerox уделяют большое внимание работе в этой области, регулярно выпуская обновления драйверов и прошивок для обеспечения максимальной совместимости, – рассказывает Алексей Родюков. – Наша компания имеет богатый опыт интеграции сканирующих решений почти во все системы, использующиеся в госучреждениях».

При массовой оцифровке документов промышленные документ-сканеры работают без остановки в течение всего рабочего дня. Среди решений такого класса особой популярностью пользуются модели Xerox DocuMate 4790 и Xerox DocuMate 4799, обрабатывающие более 90 оригиналов в минуту и отличающиеся максимальной нагрузкой 10 000 и 40 000 листов в день соответственно. Они позволяют сканировать с высокой скоростью и эффективностью благодаря сенсорам распознавания многолистового захвата и замятия, а также полному комплексу инструментов улучшения качества изображения.

Цифровые архивы и библиотеки – удобно и надежно

Заказчики сегодня ожидают комплексного решения их задач с учётом индивидуальных особенностей процессов организации. Сканирование – первый шаг на пути создания электронного документа, далее оцифрованные документы необходимо не только где-то хранить, но и организовать к ним удобный доступ. Для этого разработаны специальные технологии атрибутирования, хранения и поиска. Например, программный продукт «Ксерокс: Система потокового ввода документов» («Ксерокс: СПВД») позволяет подготавливать ресурсы с неструктурированным контентом к загрузке в систему хранения. А решение «Ксерокс: Архив» формирует единое информационное пространство для совместной работы сотрудников архивных и других подразделений ведомства.

В последнее время все большую актуальность приобретает задача создания не только электронных архивов, но и электронных библиотек. Для наполнения библиотеки предназначены специальные книжные и планетарные сканеры, которые способны аккуратно оцифровывать даже редкие и ветхие книги, папки, журналы или подшивки газет. Так, поставляемые Xerox на российский рынок промышленные модели семейства Kirtas обрабатывают до 3000 страниц в час в автоматическом режиме с минимальным риском повреждения и без необходимости расшивать документы.При оцифровке большого объёма библиотечных фондов используются роботизированные сканеры Kirtas, способные благодаря специальной вакуумной технологии автоматически перелистывать до 3000 страниц в час без риска повреждения оригинала. Разработанная Xerox инновационная система поддержки SmartCradle позволяет получать чёткие снимки разворота книги, раскрывая её всего на 110° (угол, при котором изданию наносится наименьший вред).

Для управления оцифрованными фондами библиотек предназначен комплекс «Полнотекстовая электронная библиотека Xerox» («ПЭБ Xerox»). Он успешно справляется с задачами загрузки и атрибутирования электронных копий печатных изданий, их хранения и предоставления доступа с возможностью полнотекстового поиска по изданиям. При этом контент надёжно защищён от несанкционированного копирования.

Государство – заказчик особенный

Государственные ведомства и организации – один из самых крупных, но одновременно и самых сложных заказчиков на российском ИТ-рынке. Госучреждения нуждаются в самых современных сканирующих устройствах и предъявляют жёсткие требования к условиям поставки, характеристикам оборудования и ПО, экономической обоснованности проектов и срокам выполнения работ. Одновременно все решения для госсектора должны соответствовать самым высоким стандартам безопасности, которые несложно выполнить при поставке сканеров, поскольку конструктивные особенности этих устройств не позволяют использовать их для кибератаки. Часто в техническое задание входит и адаптация ПО, осуществляемая производителем.

При установке сканеров в организациях госсектора нельзя не учитывать ещё один важный фактор. Государственные структуры часто закупают оборудование централизованно для всей территориально распределённой сети филиалов. В этих условиях существенную роль играет качественное сервисное обслуживание в разных регионах, без которого сложно представить бесперебойное функционирование установленного парка сканеров.«Наша компания работает на территории России с 1974 года и обладает богатым опытом сотрудничества со многими российскими ведомствами, – говорит Алексей Родюков. – Работа с государственными структурами является одной из ключевых составляющих бизнеса Xerox. Мы с большой ответственностью относимся к выбору инструментов для решения задач этих требовательных заказчиков, непрерывно совершенствуя программные и аппаратные решения с учётом актуальных отраслевых трендов и специфики госсектора».

Сегодня Xerox предлагает своим клиентам огромный выбор высокотехнологичных решений для офисного и промышленного применения. В него входит самый широкий спектр оборудования, программ и услуг в области работы с информацией и документами. При этом речь идёт как об офисной технике, бумаге и расходных материалах, так и о системах управления контентом, аутсорсинге бизнес-процессов и множестве других предложений. Благодаря партнерам и региональным представительствам, работающим по всей России, Xerox может предложить заказчикам полное сервисное покрытие и высокую скорость реакции на запросы во всех субъектах федерации.

Все публикации