ГлавнаяПресс-ЦентрПубликации

Эволюция офисной печати

Рынок офисной печати стабильно развивается. Компаниям предлагаются новые инструменты, помогающие не только упростить процессы печати, но и сделать их более эффективными, а также сократить расходы. О тенденциях и последних разработках рынка офисной печати рассказала Надежда Попова, руководитель отдела продуктового маркетинга департамента дистрибуции малой офисной техники и бумаги Xerox Россия.

В нынешних экономических условиях компании стараются максимально сократить расходы. С чего следует начать кампанию по экономии на офисной печати? На какие организационные моменты надо обратить внимание?

Издержки на ИТ-инфраструктуру часто становятся для современных компаний чувствительной статьёй расходов, а значит, и перспективным направлением экономии. Особенно, в условиях кризиса. Разумеется, в такие периоды растёт интерес к инструментам, помогающим оптимизировать документоём-кие процессы. Например, к аутсорсингу печатной инфраструктуры, который может сократить до 25-40% расходов на печать.

Как правило, оплата услуг сервис-провайдера в этом случае обходится компаниям дешевле оптимизации своими силами и к тому же позволяет внутренним ИТ-специалистам и другим сотрудникам сфокусироваться на решении более важных задач. Услуги аутсорсинга печатной инфраструктуры не только обеспечивают экономию, но и повышают прозрачность расходов и точность их планирования. При этом используемый сервис-провайдером набор инструментов может масштабироваться на пути от уменьшения стоимости печати к сокращению потребности в бумажном документообороте.

Ещё одно эффективное средство сокращения издержек - система контроля печати, которая учитывает объём работ, выполненных каждым пользователем, и разграничивает права доступа сотрудников к офисной технике. Например, этим функционалом обладает программное обеспечение SafeQ чешской компании YSoft, которое предлагает Xerox. Такие решения эффективно предотвращают печать в личных целях и развивают в работниках ответственное отношение к использованию принтеров и МФУ.

Какие существуют решения, помогающие упростить процессы печати и при этом повысить их эффективность?

Сейчас высоким спросом пользуются решения, которые помогают сократить расходы и повысить производительность труда с помощью автоматизации стандартных действий, упростить процессы обработки документов, использовать преимущества мобильных технологий и при этом обеспечить надёжную защиту информации. Добиться этого помогают интеграционные программные продукты, например, платформа Xerox ConnectKey, на которой работают новые офисные МФУ Xerox. Эта платформа позволяет унифицировать работу со всеми печатными аппаратами на этой платформе в корпоративной сети и обеспечивает высокий уровень защиты информации благодаря интегрированным системам безопасности, ранее недоступным для печатной техники офисного уровня.

Упростить процессы печати и повысить их эффективность также помогают персонализированные приложения для МФУ, обладающие специально подобранным набором функций. Пользуясь конструктором Xerox App Studio, сотрудники могут создавать для себя такие приложения без дополнительного обучения или ИТ-подготовки, а потом устанавливать их на все совместимые МФУ в корпоративной сети. Для этого достаточно лишь доступа в интернет и МФУ на базе платформы Xerox ConnectKey.

Чем рискуют компании, покупая поддельные расходные материалы? Что им может грозить с технологической точки зрения?

Не секрет, что поддельные тонер-картриджи часто производятся без соблюдения стандартов качества производителей печатной техники. Это значит, что их применение может не только снизить качество печати, но и нанести вред важным узлам принтера или МФУ и привести к его поломке. Тем не менее многие потребители предпочитают не покупать оригинальные расходные материалы.

Для того, чтобы как можно больше владельцев принтеров и МФУ смогли получить отличное качество печати при более выгодной стоимости расходных материалов, наша компания запустила в России линейку картриджей Xerox Replacement Cartridges для малой и средней офисной техники HP. Такие расходные материалы отличаются низкой ценой и увеличенным ресурсом. Однако, в отличие от поддельных расходных материалов, тонер-картриджи Xerox Replacement Cartridges производятся с использованием технологий и стандартов качества Xerox. Для этого расходные материалы Xerox Replacement Cartridges проходят трёхступенчатый контроль качества: в лаборатории, перед упаковкой и на этапе выборочной проверки. Мы считаем производство тонер-картриджей для печатной техники других производителей перспективным и планируем продолжать развитие этого направления.

Как правильно подходить к выбору бумаги для печати? На что в первую очередь следует обращать внимание?

Высокое содержание пыли и влаги, неровные края и разная толщина листов -вот основные признаки бумаги низкого качества, из-за которых ухудшается качество отпечатков. Однако, чтобы избежать репутационных потерь и снизить количество брака на производстве, совсем не обязательно приобретать самые дорогие материалы. Главное, чтобы бумага отвечала основным требованиям к технологиям производства и условиям хранения.

Например, признанный стандарт качества в сегменте офисной бумаги -Xerox Premier и Xerox Business отличаются высоким показателем однородности бумажной массы и оптимальными показателями жёсткости, влажности и электропроводности. В линейке Ксерокс также есть бюджетный вариант -надежная и экономичная офисная бумага Xerox Performer, произведенная в соответствии с международными требованиями Xerox, обеспечивает достойное качество при работе на основных видах офисного оборудования и является прекрасным материалом для повседневных работ.Высоким индустриальным стандартам полностью соответствует и бумага Xerox Recycled, которая на 100% состоит из материалов вторичной переработки.

Какие существуют решения по сокращению объемов печати в рамках развития экологической ответственности компаний?

В наши дни множество производителей разрабатывают решения, позволяющие сократить объём печати и повысить экологическую ответственность сотрудников. Это не только отвечает принципам корпоративной социальной ответственности и рационального природопользования, но и несёт в себе дополнительные возможности экономии. Так, в Европейском исследовательском центре Xerox был создан инструмент Xerox Print Awareness Tool. Привнося в работу элемент игры и соревнования, он отображает статистику печати в режиме реального времени и подсказывает пользователям, как изменить процесс работы, чтобы сократить объём печати. Таким образом, сотрудники могут сами отслеживать, как их усилия способствуют оптимизации печатных процессов в масштабах компании.

Кроме того, сократить объём печати и повысить экологическую ответственность сотрудников позволяют сервисы, нацеленные на формирование цифровой безбумажной рабочей среды. Например, с помощью программных инструментов Xerox Digital Alternatives пользователи могут работать с электронными документами из единого интерфейса. При этом отсутствие необходимости печатать документы, конвертировать файлы и переключаться между различными программами позволяет сэкономить много времени. Кроме того, Xerox Digital Alternatives автоматически синхронизируют документы с большинством мобильных устройств, что позволяет работать с документами удалённо.

Все публикации